Документированная информация: определение
Коротко
Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законом случаях её материальный носитель. Так это понятие определяет пункт 11 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Из чего состоит определение
В определении три части, и каждая что-то решает. Первая — информация зафиксирована, то есть у неё есть носитель: бумага, файл, диск, плёнка. Невысказанная мысль и устный разговор документированной информацией не становятся, пока их не записали.
Вторая — носитель материальный. Для бумажного документа это лист, для электронного — файл на диске или в информационной системе. Действующий закон об информации прямо говорит о фиксации путём документирования и допускает, что реквизиты определяют не только саму информацию, но и её материальный носитель, если так установлено законодательством.
Третья — реквизиты, позволяющие идентифицировать информацию. Это то, что отличает документ от просто записи: дата, номер, подпись, наименование организации, адресат. Без них нельзя доказать, что перед вами именно этот документ, а не похожий на него.
Какие бывают реквизиты
- Наименование документа — договор, акт, приказ, счёт. По названию понятно, о чём документ.
- Дата и регистрационный номер — по ним документ находят в архиве и на них ссылаются в других документах.
- Наименование организации и подпись уполномоченного лица — кто документ составил и кто за него отвечает.
- Адресат и основание — кому документ адресован и на основании чего составлен.
- Для электронного документа — электронная подпись или иной способ, позволяющий достоверно установить сторону и неизменность документа: подпись применяют там, где её требует закон или договор.
Документированная информация и документооборот
Определение из закона об информации — отправная точка, но работа с документами в компании строится на других правилах. Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов задаёт Налоговый кодекс: данные учёта и документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, хранят пять лет, если кодекс не устанавливает иной срок (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).
Для кадровых документов свои сроки: приказы об ежегодных и учебных отпусках обычно хранят пять лет, а приказы об отпусках работников с вредными или опасными условиями труда — 50 или 75 лет в зависимости от даты делопроизводства; личные карточки работников — 75 лет при делопроизводстве до 2003 года и 50 лет после этой даты. Сроки живут в перечнях Росархива, а не в определении, и проверять их нужно по виду конкретного документа.
В системах менеджмента качества то же понятие работает иначе. По ISO 9001 документированная информация — это сведения, которыми организация обязана управлять и которые должна поддерживать в рабочем состоянии, в любом формате и на любом носителе. Внутри неё различают документы-правила («как делать») и записи-свидетельства («сделано ли»): инструкция задаёт порядок, а журнал или акт подтверждает, что порядок соблюдали.
Дубликат документа: что это
Дубликат — это второй экземпляр документа, выданный взамен утраченного или испорченного и имеющий ту же силу, что и первый. Его выдают организации и ведомства по заявлению: например, дубликат трудовой книжки, диплома, свидетельства, исполнительного листа.
Дубликат не равен копии. Копия воспроизводит содержание уже существующего документа и подтверждает, что документ есть; дубликат занимает место утраченного оригинала. Поэтому у дубликата своя отметка о том, что это дубликат, и свой порядок выдачи, установленный правилами для конкретного вида документа.
Дубликат, копия и повторная выдача
| Дубликат | Копия | |
|---|---|---|
| Что это | Второй экземпляр взамен утраченного или испорченного | Воспроизведение содержания существующего документа |
| Сила | Та же, что у оригинала | Подтверждает содержание, но не заменяет оригинал |
| Кто выдаёт | Орган или организация, выдавшие оригинал, по заявлению | Любой, у кого есть документ, — с заверением или без |
| Когда нужен | Оригинал потерян, испорчен или уничтожен | Нужно предъявить содержание, не отдавая оригинал |
Частые вопросы
Документированная информация и документ — это одно и то же?
Действующее определение даёт пункт 11 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ, и слов «(документ)» в нём нет: закон говорит о документированной информации и не отождествляет её с документом. Прежний закон об информации от 20.02.1995 № 24-ФЗ, где в скобках стояло «документ», утратил силу с 09.08.2006.
Электронный документ — это документированная информация?
Да: электронный документ — это документированная информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая в электронной форме. Юридическую силу ему придаёт электронная подпись либо иной способ, позволяющий достоверно установить сторону и неизменность документа, — по соглашению сторон или когда этого требует закон. Реквизиты электронного документа не сводятся к подписи: у него есть дата, номер, наименование и формат.
Зачем в определении реквизиты?
Реквизиты отделяют подлинный документ от похожего на него. По дате, номеру, подписи и наименованию организации можно доказать, что перед вами именно этот акт или договор, а не его черновик и не чужая бумага с тем же текстом.
Чем дубликат отличается от копии?
Дубликат выдаётся взамен утраченного или испорченного оригинала и имеет ту же силу, что оригинал. Копия воспроизводит содержание уже существующего документа и оригинал не заменяет. Порядок выдачи дубликата для каждого вида документа свой.
Сколько хранить документы компании?
Срок зависит от вида документа. Налоговые документы хранят по срокам Налогового кодекса. Для первичных бухгалтерских документов, регистров и отчётности срок устанавливают по правилам архивного дела, но он не может быть меньше пяти лет после отчётного года. Кадровые документы живут по перечням Росархива: приказы об ежегодных и учебных отпусках обычно хранят пять лет, а для отпусков работников с вредными или опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребёнком и без сохранения зарплаты срок составляет 50 или 75 лет в зависимости от даты делопроизводства; личные карточки — 50 или 75 лет в зависимости от даты делопроизводства. Срок смотрят по конкретному документу, а не по общему правилу.
Что такое документированная информация в ISO 9001?
Это сведения, которыми организация обязана управлять и которые должна поддерживать в рабочем состоянии, в любом формате и на любом носителе. Внутри различают документы-правила и записи-свидетельства: первые задают порядок работы, вторые доказывают, что его соблюдали.
Когда документы нужны для решений, а не для архива
Понять, что происходит в бизнесе, по его цифрам
Определение документа помогает навести порядок в бумагах, но собственнику чаще нужно другое: увидеть за документами и отчётами, как бизнес зарабатывает и где теряет деньги.
Я собираю цифры компании в одну картину: выручку, заявки, маржу и деньги по каналам и клиентам, чтобы решения принимались по данным, а не по ощущениям.