Что такое документооборот
Коротко
Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или сдачи в архив. В него входят все документы: входящие, исходящие и внутренние, на бумаге и в электронном виде.
Документооборот простыми словами
Представьте, что в компанию пришёл счёт от поставщика. Его получил менеджер, передал в бухгалтерию, главный бухгалтер проверил и подписал, счёт ушёл на оплату, а после оплаты лёг в папку. Весь этот путь от получения до архива и есть документооборот.
Так движется любой документ: договор, приказ, акт, служебная записка. Документооборот описывает не содержание бумаг, а их маршрут: кто получил, кому передал, кто согласовал, где хранится и сколько времени занял каждый шаг.
Что значит документооборот в организации
В организации документооборот охватывает все подразделения и всех сотрудников, у которых появляются документы. У каждого документа есть свой маршрут, и часто он не описан: сотрудники передают бумаги и файлы так, как привыкли. Из-за этого договор может неделю лежать в почте у юриста, а счёт — в мессенджере у бухгалтера.
Чтобы движение документов было управляемым, компании описывают маршруты согласования и назначают ответственных. Тогда понятно, на каком шаге документ, кто его задержал и когда ждать результата.
Какие бывают потоки документов
- Входящие — документы, которые приходят извне: счета, акты, письма, договоры от контрагентов.
- Исходящие — документы, которые компания отправляет наружу: счета на оплату, ответы на запросы, договоры для подписания.
- Внутренние — документы, которые ходят внутри компании: приказы, служебные записки, заявления, акты внутренних проверок.
Что такое документооборот в делопроизводстве
Делопроизводство — это работа с документами: их оформление, регистрация, контроль исполнения и хранение. Документооборот — часть делопроизводства, а именно движение документов между сотрудниками и подразделениями.
Проще говоря, делопроизводство отвечает на вопрос «как правильно оформить и учесть документ», а документооборот — «как документ проходит через организацию». Эти понятия часто путают, но они не заменяют друг друга.
Чем документооборот отличается от СЭД и ЭДО
| Документооборот | СЭД | ЭДО | |
|---|---|---|---|
| Что это | Движение документов в организации | Программа, которая управляет этим движением | Обмен юридически значимыми документами с контрагентами через оператора |
| С кем | Внутри компании | Внутри компании, может быть связана с внешними системами | С внешними сторонами: поставщиками, покупателями, налоговой |
| Пример | Счёт идёт от менеджера в бухгалтерию | В системе видно, у кого счёт и сколько дней он там лежит | Компания отправила контрагенту УПД через оператора ЭДО |
Зачем компании порядок в документообороте
Когда маршруты документов не описаны, компания теряет время и деньги. Счёт на оплату задерживается, потому что его не заметили в почте. Договор подписывают позже, чем нужно, и сделка срывается. Акт не доходит до бухгалтерии, и расходы не попадают в учёт вовремя.
Порядок в документообороте помогает видеть, на каком шаге застрял документ, кто за него отвечает и сколько времени занимает согласование. Это особенно важно, когда компания растёт и документов становится больше, а сотрудники работают в разных офисах.
Частые вопросы
Чем документооборот отличается от делопроизводства?
Делопроизводство — это работа с документами: оформление, регистрация, контроль, хранение. Документооборот — движение документов внутри этой работы. Делопроизводство шире, документооборот — его часть.
Обязателен ли электронный документооборот?
По общему правилу компания может вести документы на бумаге, но в отдельных сферах ЭДО обязателен: участники оборота маркированных товаров передают сведения об отгрузке и приёмке через ЭДО, а для отдельных видов перевозок обязательны электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД. Проверьте свой вид деятельности.
Что такое СЭД простыми словами?
СЭД — система электронного документооборота. Это программа, в которой документы создают, согласуют, подписывают, регистрируют и хранят. Она показывает, у кого документ, кто его согласовал и где лежит актуальная версия.
Можно ли навести порядок в документообороте без программы?
Да, если описать маршруты и назначить ответственных. Но когда документов много и сотрудников больше десяти, без системы сложно отследить, на каком шаге застрял документ и кто его задержал.
Когда документы теряются и тормозят работу
Понять, где застревают документы и деньги
Если счёт неделю лежит в почте, а договор ждёт подписи директора, компания теряет время и деньги. Это видно, когда документы связаны с продажами и оплатами, а не лежат отдельно от бизнеса.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю обновление каждый день, чтобы вы видели, где застревают деньги и документы. Это помогает навести порядок в процессах, включая документооборот.