Что такое учёт рабочего времени
Коротко
Учёт рабочего времени — это фиксация времени, которое каждый работник фактически отработал. Вести его обязан работодатель: так требует часть третья статьи 91 Трудового кодекса. На этих записях держится зарплата, оплата переработки, ночных и праздничных часов, а также расчёт отпускных и больничных.
Зачем работодатель ведёт учёт
Учёт рабочего времени — не отчётность для налоговой и не добрая воля кадровика. Это обязанность из статьи 91 Трудового кодекса: работодатель ведёт учёт времени, фактически отработанного каждым работником.
Из записей складывается зарплата. По ним видно, сколько человек отработал в месяце, были ли у него ночные смены, работа в праздники, сверхурочные и неявки. Без учёта нельзя ни начислить зарплату, ни доказать, что переработки не было.
Учёт рабочего времени и учёт кадров — разные вещи. Кадровый учёт отвечает за приём, переводы и увольнения, учёт времени — за часы. Ведут его обычно в табеле.
Табель: что это за документ
Табель учёта рабочего времени — поименный список работников с отметками об использовании времени за месяц. В нём по каждому человеку видно, сколько дней и часов он работал, когда болел, был в отпуске или отсутствовал по другой причине.
Форму первичного документа частные организации определяют сами — так следует из части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Можно взять готовую форму или разработать свою, но в ней должны быть обязательные реквизиты первичного документа.
Готовые формы — Т-12 и Т-13 — утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С тех пор они необязательны, но многие работодатели пользуются ими без изменений: Т-12 удобна при ручном заполнении, Т-13 — при электронном, и большинство бухгалтерских программ предлагают её по умолчанию.
Как заполняют табель
- Табель составляют в одном экземпляре уполномоченное лицо, подписывает руководитель подразделения и работник кадровой службы, после чего документ уходит в бухгалтерию.
- Форма рассчитана на календарный месяц. Нормы не запрещают составлять табель чаще, если это нужно для своевременного расчёта зарплаты; периодичность и сроки сдачи в бухгалтерию закрепляют в учётной политике.
- Время учитывают двумя способами: сплошной регистрацией всех явок и неявок либо отметкой только отклонений — неявок, опозданий, сверхурочных часов.
- Отметки об отклонениях ставят на основании оформленных документов: больничного, приказа об отпуске, приказа о командировке.
- К табелю утверждают перечень условных обозначений — буквенных или цифровых кодов. Привычные коды берут из готовых форм, новые вводят приказом.
Суммированный учёт рабочего времени
Обычная норма — не больше 40 часов в неделю (статья 91 Трудового кодекса). Когда её нельзя соблюсти каждый день или каждую неделю, вводят суммированный учёт: норму считают не за день, а за более длительный период — месяц, квартал или год, но не больше года (статья 104 Трудового кодекса).
Так бывает при сменной работе, вахтовом методе, гибком графике и у водителей: в одну неделю человек перерабатывает, в другую недорабатывает, а по итогам учётного периода выходит на норму. Суммированный учёт — не отдельный режим работы, а способ контроля времени.
Порядок введения суммированного учёта закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка и знакомят с ними работников под подпись. Для работников с вредными или опасными условиями труда учётный период обычно не превышает трёх месяцев; по сезонным или технологическим причинам отраслевое соглашение и коллективный договор могут увеличить его до года. Для водителей период составляет месяц, но работодатель может увеличить его до трёх месяцев с учётом мнения представительного органа работников.
Учётный период выбирает работодатель, но так, чтобы отработанное время не выходило за нормальное количество часов. Изменить его можно: через изменение правил внутреннего трудового распорядка либо по статье 74 Трудового кодекса, предупредив работников не позднее чем за два месяца. Обратную силу изменению не придают и уже закрытый период не пересчитывают.
Что из учёта следует для зарплаты
Часы сверх нормы за учётный период — это сверхурочная работа. С 1 сентября 2026 года закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ ограничил её четырьмя часами в день и 120 часами в год; коллективным договором или отраслевым соглашением годовой предел можно поднять до 240 часов.
Оплата сверхурочных при суммированном учёте: первые два часа в каждом дне или смене — минимум в полуторном размере, последующие — в двойном. Начиная со 121-го часа за год каждый час оплачивают минимум вдвойне (статья 152 Трудового кодекса).
Работа в выходные и нерабочие праздники оплачивается отдельно и в повышенном размере — по статье 153 Трудового кодекса. Часы, уже оплаченные как праздничные или компенсированные другим днём отдыха, повторно в сверхурочные не засчитывают.
Ночные часы оплачивают с надбавкой: по статье 154 Трудового кодекса её размер устанавливает Правительство, а работодатель может поднять её своим локальным актом.
По данным табеля считают и средний заработок, но по-разному. Отпускные: заработок за 12 месяцев делят на 29,3 за каждый полный месяц плюс дни неполных месяцев. Больничный: доход за два года в пределах баз делят на 730 дней. Командировка: при обычном учёте рассчитывают средний дневной заработок, при суммированном — средний часовой: учитываемый заработок делят на фактически отработанные часы расчётного периода и умножают на оплачиваемые часы по графику работника.
Частые вопросы
Обязателен ли табель по форме Т-13?
Нет. С 2013 года унифицированные формы необязательны: частная организация вправе разработать свою форму табеля и утвердить её приказом. Обязанность вести учёт времени при этом остаётся — она установлена статьёй 91 Трудового кодекса, а в собственной форме должны быть обязательные реквизиты первичного документа по статье 9 закона № 402-ФЗ.
Чем суммированный учёт отличается от обычного?
При обычном учёте норму проверяют за день и неделю: не больше 40 часов в неделю. При суммированном её считают за учётный период — месяц, квартал или год, не больше года. Внутри периода нагрузка может быть неравномерной, но к концу человек должен отработать норму.
Можно ли ввести суммированный учёт задним числом?
Порядок введения закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка и знакомят с ними работников под подпись. Изменить учётный период можно через новые правила внутреннего трудового распорядка либо по статье 74 Трудового кодекса с предупреждением не позднее чем за два месяца. Задним числом изменение не действует: уже закрытый период не пересчитывают.
Как учитывать время при гибком графике?
При гибком графике начало и продолжительность рабочего дня стороны определяют соглашением, а работник должен отработать установленное количество времени за период, например за месяц (статья 102 Трудового кодекса). Трудовой кодекс не требует при этом вводить суммированный учёт, но на практике без него не обойтись: иначе нечем проверить норму за период.
Что делать, если учётный период закончился с недоработкой?
После окончания учётного периода недоработку не переносят для отработки в следующий. Устанавливают причину и рассчитывают оплату: при вине работодателя — не ниже среднего заработка пропорционально фактически отработанному времени; при вине работника нормируемую часть зарплаты оплачивают по выполненному объёму. График следующих периодов корректируют заранее.
Кто отвечает за ведение табеля в компании?
Табель составляет уполномоченное лицо, подписывает руководитель подразделения и работник кадровой службы. Обязанность вести учёт в целом лежит на работодателе, поэтому порядок — кто заполняет, когда и куда сдаёт — закрепляют приказом и учётной политикой.
Когда часы и зарплата живут в разных таблицах
Чтобы по табелю было видно, во что обходится каждая смена
Табель фиксирует часы, но не показывает, сколько стоит каждая смена, переработка и ночная надбавка. Из-за этого решение о графике принимают вслепую: кажется, что смена дешёвая, а вместе с доплатами она съедает маржу.
Я собираю панель собственника, где часы, фонд оплаты труда и выручка смены стоят рядом и обновляются каждый день. Видно, какой график окупается, а какой держится только на переработках.