Что такое табельный номер
Коротко
Табельный номер — это уникальный код, под которым работодатель учитывает сотрудника во внутренних документах: табеле учёта рабочего времени, расчётных ведомостях, личной карточке. Трудовое законодательство такого понятия не содержит, порядок присвоения номеров работодатель устанавливает сам.
Что значит табельный номер и зачем он нужен
В законе определения нет: ни Трудовой кодекс, ни другие акты трудового права не вводят понятие табельного номера и не регулируют порядок его присвоения. Это удобство учёта, которое работодатель заводит для себя.
Номер нужен, чтобы не путать людей с одинаковыми фамилиями и не переписывать вручную длинные данные. В табеле, ведомости на зарплату и личном деле сотрудник значится под коротким кодом — по нему кадры и бухгалтерия находят нужную запись. Как правило, номер состоит из цифр и присваивается работнику на весь период работы у этого работодателя.
Табельный номер сотрудника и работника — это одно и то же
Слова «сотрудник» и «работник» в трудовом праве означают одно лицо — человека, с которым заключён трудовой договор. Поэтому табельный номер сотрудника и табельный номер работника — один и тот же код, разницы между ними нет.
Внутренние совместители — отдельный случай. Обязанности присваивать им отдельный номер нет, закон этот вопрос не регулирует. На практике поступают так: если работа по совместительству и основная идут в одном подразделении, номер оставляют один; если подразделения разные — заводят второй.
Табельный номер в приказе о приёме на работу
Если работодатель применяет унифицированные формы, табельный номер стоит в приказе о приёме на работу по форме № Т-1 в блоке сведений о работнике — после строк «Принять на работу с … по …», перед фамилией, именем и отчеством. В шапке этого бланка другое: наименование организации, коды ОКУД и ОКПО, дата и номер приказа. Там же номер попадает в личную карточку по форме № Т-2.
Унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 1 января 2013 года они не обязательны к применению. Компания вправе разработать свой бланк приказа. Тогда место для табельного номера определяет сама: часто его оставляют в том же блоке сведений о работнике, чтобы кадры и бухгалтерия находили код в привычном месте.
Отсутствие номера в приказе не нарушение: обязанности присваивать табельные номера закон не устанавливает, и ответственности за их отсутствие нет.
Частые вопросы
Обязан ли работодатель присваивать табельные номера?
Нет. Трудовое законодательство не содержит понятия табельного номера и не регулирует порядок его присвоения. Работодатель решает сам, вести такую нумерацию или нет.
Что делать, если сотрудник не знает свой табельный номер?
Спросить в кадровой службе или бухгалтерии: номер есть в личной карточке, табеле и расчётных документах. Для самого работника это внутренний код, знать его наизусть не обязательно.
Можно ли изменить табельный номер?
Закон это не регулирует, поэтому всё решает внутренний порядок работодателя. Обычно номер закрепляют за человеком на весь период работы, но при переводе в другое подразделение или смене учётной системы компания может присвоить новый — это её решение, а не требование закона.
Что происходит с номером при увольнении?
Личная карточка закрывается, но хранится у работодателя с тем же номером. Присваивать ли этот номер новому сотруднику — вопрос внутреннего порядка: закон этого не запрещает и не предписывает.
Нужен ли отдельный табельный номер совместителю?
Обязанности нет. Если совместительство и основная работа в одном подразделении, обычно оставляют один номер, если в разных — заводят второй.
Когда учёт сотрудников держится на ручных таблицах
Чтобы рутина по кадрам и документам перестала съедать часы
Табельные номера, карточки, ведомости и сверки — та самая повторяющаяся работа, на которую уходят часы менеджеров и бухгалтерии. Её видно, только если посчитать, сколько времени она забирает.
Я нахожу в отделах такую рутину, подключаю к ней программы и каждую неделю показываю, сколько часов и денег она освободила.