Что такое табель

Табель — первичный документ кадрового и бухгалтерского учёта. В нём по каждому сотруднику за каждый день месяца стоит отметка: явился на работу, был в отпуске, болел, прогулял. Табель подтверждает факт работы и периоды отсутствия. Зарплату за отработанное время и доплаты за работу в выходные и ночные часы считают по табелю; отпускные — по среднему заработку за 12 месяцев; больничные — из дохода за два предшествующих года (в пределах предельной базы) с процентом по стажу; пособие назначает СФР, работодатель платит первые 3 дня.

Обязанность учитывать рабочее время закреплена в части 4 статьи 91 Трудового кодекса: работодатель ведёт учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Форму и порядок заполнения компания выбирает сама и закрепляет в локальном акте.

Табель нужен не только бухгалтерии. При проверке соблюдения трудового права инспектор труда запрашивает его в первую очередь: по табелю видно, соблюдались ли режим труда и отдыха, оплачивались ли переработки и праздничные дни.

Унифицированные формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 2013 года они не обязательны для коммерческих организаций, но и не запрещены: большинство компаний продолжают работать с ними, потому что бланки привычны, содержат все обязательные реквизиты и встроены в учётные программы.

Форма Т-12 совмещает учёт рабочего времени и расчёт оплаты труда, её удобно заполнять вручную. Форма Т-13 предназначена только для учёта времени и подходит при автоматизированной обработке данных — её чаще всего предлагают бухгалтерские программы по умолчанию.

Компания вправе разработать свой бланк или доработать унифицированный: убрать лишние графы, добавить нужные коды. Главное — включить все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные статьёй 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, и утвердить форму в учётной политике или отдельным приказом руководителя.

Бюджетные организации ведут учёт по форме 0504421, утверждённой приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Коммерческие компании могут применять её добровольно, например частные детские сады и школы.

Табель ведёт назначенный приказом сотрудник — кадровик, бухгалтер или руководитель подразделения. Заполняют его за период, за который выплачивают зарплату: в бюджетных организациях — два раза в месяц, при выплате за первую половину и окончательный расчёт за месяц. Компания может выбрать другой порядок и закрепить его в локальном акте.

Есть два способа заполнения. Сплошной — отмечают все явки и неявки каждого сотрудника. Метод регистрации отклонений — отмечают только отклонения от обычного режима: выходные, отпуска, больничные. Второй способ быстрее, но требует, чтобы в компании был установлен нормальный режим работы для всех.

Каждый день в табеле обозначают буквенным или цифровым кодом. Каким именно — компания закрепляет в локальном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка или отдельным приказом. Унифицированные формы содержат стандартный набор кодов; если нужного нет, его можно ввести своим приказом.

Если после сдачи табеля выяснилось, что какой-то период не отражён или отражён неверно, составляют корректирующий табель. На его основании пересчитывают зарплату за прошлые месяцы.

Табель — основание для начисления зарплаты. Бухгалтер смотрит, сколько дней и часов сотрудник отработал, были ли у него отпуск, больничный, командировка, и считает выплаты по этим данным. Если в табеле ошибка, зарплата тоже будет неверной.

Для сотрудников на окладе важно количество отработанных дней: если месяц отработан не полностью, оклад считают пропорционально. Для работников с почасовой оплатой табель показывает отработанные часы. При сдельной оплате выработку дополнительно подтверждают документами об изготовленной продукции или выполненных работах. Отпускные и больничные считают по среднему заработку, но сам факт отсутствия подтверждают табелем.

Поэтому табель подписывают ответственный за ведение, руководитель подразделения и сотрудник кадровой службы, после чего передают в бухгалтерию.