Что такое отдел кадров
Коротко
Отдел кадров — это подразделение компании, которое оформляет трудовые отношения с сотрудниками и ведёт документы о них: приказы о приёме, переводах и увольнениях, трудовые договоры, штатное расписание, график отпусков. В зависимости от размера бизнеса к нему же относят подбор людей, охрану труда и обучение. Закон создавать такой отдел не обязывает.
Что такое отдел кадров простыми словами
Это место, где хранится история отношений компании с каждым сотрудником. Здесь ведут документы о приёме, отпусках и увольнении, а также воинский учёт. Приём на работу оформляют трудовым договором; приказ о приёме работодатель может издать на его основании. И кто-то в компании должен за это отвечать.
Отвечать может не отдельное подразделение. Если в бизнесе два-три сотрудника и кадровыми вопросами занимается сам предприниматель, отдела кадров может не быть. По мере роста объём кадровых операций становится таким, что его отдают отдельному человеку или подразделению.
Чем занимается отдел кадров
- Кадровый учёт: личные дела, приказы, трудовые договоры, штатное расписание, график отпусков, дисциплинарные взыскания, воинский учёт.
- Охрана труда: специальная оценка условий труда, расследование несчастных случаев на рабочем месте.
- Подбор: размещение вакансий, отбор кандидатов, собеседования — полностью или отдельными этапами.
- Обучение и развитие: курсы, тренинги, повышение квалификации.
- Мотивация: системы премий и поощрений для отделов и сотрудников.
- Отношения в коллективе: помощь в разрешении споров, корпоративная культура, образ компании для соискателей.
Кто отвечает за кадровые документы в небольшой компании
Границу между кадровой службой и бухгалтерией закрепляют внутри компании: в положении об отделе, должностных инструкциях или приказе о распределении обязанностей. Без такого документа при проверке трудно доказать, кто отвечает за конкретную бумагу.
В небольших организациях функции кадровика и бухгалтера нередко совмещает один работник. И в этом случае зоны ответственности стоит расписать письменно: кто готовит приказ, кто считает выплаты, кто хранит документы.
Сколько людей нужно в отделе, зависит от объёма работы: списочной численности и её движения за год, числа кадровых операций в месяц, наличия филиалов и удалённых рабочих мест, военнообязанных сотрудников и иностранных работников. Штат в сорок человек и штат в четыреста — это разный режим работы подразделения, а не «чуть больше бумаг».
Как организовать отдел кадров с нуля
Сначала считают объём работы: численность и её динамику за последние 12 месяцев, количество приёмов, переводов, увольнений, отпусков и больничных в месяц, есть ли обособленные подразделения и иностранные работники.
Потом решают, нужен ли отдельный человек или задачи распределяют между существующими сотрудниками, и закрепляют это в положении об отделе и должностных инструкциях.
Дальше выстраивают сам учёт: какие документы ведутся, где хранятся, кто и в какой срок их готовит. Всё это опирается на Трудовой кодекс и подзаконные акты о трудовых книжках и сведениях о трудовой деятельности.
Частые вопросы
Обязательно ли компании иметь отдел кадров?
Нет. Закон не требует, чтобы работодатели создавали отделы кадров. При двух-трёх сотрудниках кадровыми вопросами может заниматься сам предприниматель.
Чем отдел кадров отличается от HR-службы?
Строгой границы нет. Исторически отдел кадров — это прежде всего документы и соблюдение трудового законодательства, а HR-служба чаще отвечает за подбор, адаптацию, обучение и удержание людей. В небольшой компании обе роли нередко совмещает один человек.
Кто отвечает за кадровые документы, если отдела нет?
Тот, на кого это возложено внутри компании. Обязанности закрепляют в должностной инструкции или приказе о распределении обязанностей, а границу с бухгалтерией — в положении об отделе.
Что будет, если кадровый учёт не вести?
Работодатель обязан оформлять трудовые отношения и вести предусмотренные законом документы. Например, отсутствие трудового договора или графика отпусков может быть нарушением; приказ о приёме работодатель вправе не издавать. Чем именно оно грозит, зависит от конкретного нарушения и проверяется по Трудовому кодексу и Кодексу об административных правонарушениях.
С какого размера штата нужен отдельный кадровик?
Готового порога нет: он зависит от числа кадровых операций в месяц, филиалов, воинского учёта и иностранных работников. Считают объём работы, а не только численность.
Когда кадровые документы съедают время собственника
Отдать рутину программам, а не нанимать ещё одного человека
Приказы, заявления, карточки и одни и те же ответы сотрудникам повторяются каждый месяц. Часть этой работы можно передать программам, и тогда кадровые вопросы перестают занимать время руководителя.
Я нахожу в отделах такую рутину, подключаю ИИ к вашим системам и каждую неделю показываю, сколько часов она освободила.