Что такое опись дел

Опись — это документ, по которому дела передают из делопроизводства в архив и дальше на государственное хранение. Пока дела лежат в шкафу отдела, их считают по номенклатуре дел; когда их сдают в архив, считать начинают по описи.

Опись закрепляет порядок дел внутри фонда: по ней видно, что за годы накопилось, чего не хватает и что можно выделить к уничтожению. Без описи архив не примет дела, а при проверке нечем подтвердить, что документы на месте.

Составляют описи, как правило, в делопроизводстве учреждений и в архивах организаций в четырёх экземплярах, три из которых передают в государственный или муниципальный архив. В государственных и муниципальных архивах описи составляют на неописанные документы и при переработке некачественных описей — в трёх экземплярах.

Описательная статья — основной элемент описи. В неё входят порядковый номер дела по описи, индекс дела по номенклатуре дел, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения и количество листов в деле, а также графа для примечаний.

В описи дел постоянного хранения графу «Срок хранения» не заполняют: постоянный срок подразумевается самим видом описи. Каждое дело вносят под самостоятельным порядковым номером, и каждый том или часть многотомного дела — тоже под отдельным номером. Нумерация в описи валового порядка: сквозная, без пропусков и повторов.

Графы заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. Если подряд идут дела с одинаковыми заголовками, полностью пишут заголовок первого, а остальные обозначают словами «то же», при этом другие сведения вносят полностью; на каждом новом листе описи заголовок воспроизводят целиком.

Графа «Примечания» нужна для отметок о приёме и передаче дел со ссылкой на акт, об особенностях физического состояния дел, о наличии копий. Когда дела временного хранения уничтожают, в примечании ставят отметку со ссылкой на акт об уничтожении.

Итоговую запись делают в конце описи, сразу за последней описательной статьёй. В ней цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел, а также оговаривают особенности нумерации — литерные и пропущенные номера.

Лист-заверитель закрывает саму опись: в нём фиксируют количество её листов. Без итоговой записи и листа-заверителя опись не считается оформленной, даже если все дела в неё внесены.

Описи составляют отдельно на дела постоянного хранения, на дела временного хранения свыше 10 лет и на дела по личному составу. На дела временного хранения до 10 лет включительно описи не составляют: их учитывают по номенклатуре дел.

На дела одного фонда может быть одна или несколько описей — это зависит от схемы систематизации фонда, его объёма и завершённости комплектования. Отдельную опись составляют, например, на дела всех лет одной структурной части, на дела за один год или несколько лет, на дела одной предметно-тематической или функциональной части фонда, на дела одной разновидности документов.

Перед внесением заголовков в опись проверяют качество формирования и оформления дел и сверяют, столько ли дел вносят в опись, сколько заведено по номенклатуре дел организации.

Опись дел структурного подразделения подписывает составитель с указанием должности, согласовывают с ответственным за архив и утверждает руководитель подразделения. Составляют её в двух экземплярах: один уходит вместе с делами в архив, второй остаётся контрольным в подразделении.

Опись дел постоянного хранения проходит экспертизу ценности: её рассматривает экспертная комиссия организации. Если организация передаёт документы в государственный или муниципальный архив как источник его комплектования, опись затем утверждает экспертно-проверочная комиссия архива, а после неё — руководитель организации. В организации, которая не является источником комплектования, руководитель утверждает опись после согласования с экспертной комиссией организации. Только после этого дела передают на государственное хранение. Дела временного хранения включают в акт о выделении к уничтожению только после того, как описи дел постоянного хранения за тот же период составлены и утверждены.

Сроки передачи описей в архив различаются. В судах описи дел структурных подразделений представляют в архив не позднее чем через шесть месяцев после завершения дел в делопроизводстве, а дела постоянного хранения сдают в центральный архив не позднее чем через три года. В организациях описи дел структурных подразделений представляют работнику архива не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве. Свой срок для вашей организации смотрите в инструкции по делопроизводству и в правилах работы архива, которому вы сдаёте дела.