Что такое оцифровка бизнеса
Коротко
Оцифровка бизнеса — это перенос сведений и операций компании из бумаги, таблиц и головы сотрудника в цифровой вид: заказы, склад, документы, звонки, оплаты. После оцифровки у каждого события есть запись в системе, и по ней можно посчитать, что происходит в бизнесе.
Что именно оцифровывают
Оцифровка начинается не с программы, а с перечня того, что сейчас живёт вне системы. Обычно это заявки из мессенджеров и звонков, склад в тетради кладовщика, счета и акты в папках, договоры в шкафу, график смен на доске. Пока эти сведения не записаны в одном месте, компания не может ответить даже на простые вопросы: сколько заявок пришло вчера, что есть на складе, кто из клиентов не заплатил.
Оцифрованный процесс устроен так: событие фиксируется в системе в момент, когда произошло, у записи есть автор, дата и дальше она не меняется задним числом. Из таких записей складываются отчёты, которые раньше кто-то собирал руками полдня.
Чем оцифровка отличается от цифровой трансформации
| Оцифровка | Цифровая трансформация | |
|---|---|---|
| Что меняется | Форма хранения: бумага и таблицы становятся записями в системе | Сами правила работы: как принимают решения, кто за что отвечает |
| Что получает собственник | Данные, по которым можно считать | Другую модель управления, построенную на этих данных |
| Пример | Заказы из мессенджеров попадают в CRM, а не в блокнот менеджера | Заявки распределяются по менеджерам по правилу из данных, а не по настроению руководителя |
| Без чего не работает | Без дисциплины: запись должна появиться в момент события | Без оцифрованных данных: управлять по цифрам нечем |
С чего начать оцифровку
- Выписать, где сейчас лежат ключевые сведения: заявки, продажи, склад, деньги, документы. Обычно половина в системе, половина в переписке и таблицах.
- Выбрать одно место для каждого вида данных. Заявки и сделки — в CRM, деньги и документы — в учёте, склад — в товароучёте. Два места для одного вида данных означают, что верного нет.
- Договориться о правиле: событие фиксируют в системе в тот же день, когда оно произошло. Без этого через месяц данные снова разойдутся с реальностью.
- Настроить выгрузку: из систем данные должны выгружаться в отчёт или панель без ручного сбора.
- Проверить на одном участке: месяц работы по новому правилу и сверка с тем, что было раньше. Если цифры сошлись с кассой и складом, участок можно расширять.
Какие данные нужны, чтобы оцифровка дала результат
Для решений собственнику хватает нескольких наборов данных: заявки и их источник, сделки и суммы, деньги на счёте и обязательства, склад и себестоимость, расходы по каналам. Каждый набор должен быть полным за период: если часть заявок приходит мимо системы, доля потерянных неизвестна, и считать по такой выборке нельзя.
Ценность оцифровки в том, что данные из разных систем начинают сходиться между собой. Заявка из рекламы, звонок, счёт и оплата — это одна цепочка, и по ней видно, какой канал приносит деньги, а какой только обращения. Пока эти сведения в разных местах, цепочку собрать не из чего.
Частые вопросы
Оцифровка бизнеса — это просто покупка программы?
Нет. Программа даёт место для записей, но данные в неё попадают только по правилу, которое выполняют сотрудники. Если менеджеры продолжают вести сделки в переписке, а в систему переносят раз в неделю, оцифровки не произошло: в системе лежит неполная и устаревшая картина.
Нужна ли оцифровка компании из пяти человек?
Нужна, если собственник принимает решения по памяти. В маленькой компании достаточно CRM для заявок и сделок и учёта для денег, но правило фиксировать событие в день, когда оно произошло, действует так же строго, как в большой.
Чем оцифровка отличается от автоматизации?
Оцифровка переносит сведения в систему, автоматизация передаёт системе действия по этим сведениям. Сначала данные должны появиться и стать полными, иначе автоматизация будет быстро и уверенно делать неверное.
Что делать с бумажными документами?
Первичные документы, которые закон требует хранить на бумаге, остаются на бумаге, но их учитывают в системе: счёт, оплата и отгрузка должны быть связаны. Сканы и электронные копии нужны для быстрого доступа, а не вместо учёта.
Как понять, что оцифровка окупилась?
Сравнивают время на сбор отчёта и число решений, принятых по данным, до и после. Если отчёт, который раньше собирали полдня, теперь открывается сразу, а потери вроде забытых заявок и расхождений склада видны и сокращаются, вложение вернулось.
Кто в компании отвечает за оцифровку?
Собственник задаёт правило и спрашивает за его выполнение, а ведёт работу конкретный человек: администратор CRM, руководитель отдела или приглашённый специалист. Без назначенного ответственного правило держится месяц.
Посчитать рядом
Когда данные есть, но сведены в одном месте
Собрать цифры бизнеса на одном экране
Оцифрованные заявки, продажи и деньги лежат в разных системах, и чтобы увидеть картину, кто-то собирает её руками. К понедельнику она устаревает.
Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: выручка, заявки, деньги, маржа. Вы видите бизнес за пять минут в день и получаете сообщение, когда цифра уходит за пределы, которые задали.