Что такое квалифицированная и неквалифицированная электронная подпись
Коротко
Электронная подпись — это реквизит электронного документа, который подтверждает, кто его подписал. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ делит подписи на три вида: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Квалифицированная подпись приравнена к собственноручной без всяких условий, а неквалифицированной и простой для этого нужно соглашение сторон или прямое указание закона.
Три вида подписи и главное отличие
Простая подпись (ПЭП) подтверждает личность подписанта кодом из СМС, паролем или логином. Она не защищает документ от изменений после подписания, и юридическую силу получает только по соглашению сторон или по закону.
Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП, её же называют НЭП) создаётся криптографическими средствами. Она определяет автора и показывает, что после подписания в документ не вносили изменения. Но чтобы документ с ней имел силу, стороны должны договориться об этом или так должно быть сказано в законе.
Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП, или КЭП) устроена так же, но её сертификат выдаёт только аккредитованный удостоверяющий центр или удостоверяющий центр ФНС. Она равна собственноручной подписи на бумаге без дополнительных соглашений — так написано в статье 6 закона № 63-ФЗ.
Чем квалифицированная подпись отличается от неквалифицированной
| Неквалифицированная (УНЭП) | Квалифицированная (УКЭП) | |
|---|---|---|
| Кто выдаёт сертификат | Любой удостоверяющий центр, в том числе компания для своих сотрудников | Только аккредитованный удостоверяющий центр или удостоверяющий центр ФНС |
| Юридическая сила | По соглашению сторон или если так сказано в законе | Равнозначна собственноручной без соглашения сторон, кроме случаев, когда документ требуется составить исключительно на бумаге. |
| Защита от изменений | Есть: подпись создаётся криптографией | Есть, плюс ключ хранится на защищённом носителе |
| Где обычно нужна | Внутренний документооборот, обмен с контрагентами по договорённости | Отчётность в налоговую и фонды, госзакупки, порталы госуслуг от имени организации, сделки с контрагентами |
Что значит неквалифицированный сертификат
Неквалифицированный сертификат — это документ удостоверяющего центра, который связывает открытый ключ проверки подписи с конкретным человеком. Он подтверждает, кто подписал файл, и что файл после этого не менялся. Но сам по себе он не даёт подписи силы собственноручной: без соглашения сторон или нормы закона документ с неквалифицированной подписью не признаётся равнозначным документу с собственноручной подписью. При этом суд вправе принять такой электронный документ как письменное доказательство и оценить его достоверность; договор, подписанный УНЭП, может быть признан заключённым, если суд установит, что документ исходит от стороны договора.
Поэтому неквалифицированный сертификат годится там, где стороны сами договорились об электронном обмене: внутри компании, с постоянными партнёрами, в личном кабинете налоговой для отдельных заявлений. Для отчётности, госзакупок и работы с госорганами от имени организации обычно нужен квалифицированный сертификат.
Где взять подпись
- Квалифицированный сертификат руководители большинства юрлиц и индивидуальные предприниматели получают в УЦ ФНС или у его доверенных лиц — при личном присутствии, в любом налоговом органе, который выдаёт такие сертификаты. Для отдельных организаций, в том числе поднадзорных Банку России, сертификаты выдаёт УЦ Банка России.
- Физические лица могут оформить квалифицированную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре или через приложение «Госключ» при подтверждённой учётной записи на Госуслугах.
- Неквалифицированную подпись бесплатно формируют в личном кабинете на сайте ФНС, на mos.ru для отдельных госуслуг и в приложении «Госключ»; платно — в удостоверяющих центрах.
- Сертификат действует ограниченный срок. Дистанционный перевыпуск возможен при соблюдении условий удостоверяющего центра; например, для КЭП ФНС действующий сертификат должен быть ранее получен лично в УЦ ФНС или у его доверенного лица.
Частые вопросы
Можно ли подписать договор неквалифицированной подписью?
Да, если стороны договорились считать такую подпись действительной — это прямо разрешает статья 6 закона № 63-ФЗ. Без такой договорённости или нормы закона документ автоматически не приравнивается к бумажному с собственноручной подписью. При этом суд может принять электронный документ как доказательство и оценить его достоверность.
Чем УНЭП отличается от УКЭП на практике?
Обе создаются криптографией и защищают документ от изменений. Разница в сертификате и силе: квалифицированный выдаёт только аккредитованный центр или ФНС, и он равен собственноручной подписи без соглашений. Неквалифицированный может выдать любой удостоверяющий центр, и его сила зависит от договорённости сторон.
Что значит неквалифицированный сертификат для налоговой?
С ним можно подать через личный кабинет отдельные заявления, например декларацию 3-НДФЛ или уведомления. Для отчётности организации и работы от её имени нужна квалифицированная подпись.
Нужно ли соглашение, чтобы пользоваться квалифицированной подписью?
Нет. По статье 6 закона № 63-ФЗ квалифицированная подпись признаётся равнозначной собственноручной без дополнительных соглашений. Для неквалифицированной и простой соглашение или норма закона нужны.
Что будет, если срок сертификата истёк?
Подпись перестаёт действовать, и документы, подписанные после истечения срока, юридической силы не имеют. Продлить сертификат можно дистанционно, пока он ещё действует, без повторной очной идентификации.
Когда разбираетесь, какие документы и подписи нужны в компании
Чтобы порядок с документами и доступом был описан, а не держался на памяти
Кто и какой подписью подписывает договоры, отчётность и внутренние документы — это часть устройства компании. Когда это нигде не записано, каждый новый сотрудник решает по-своему, а ошибки всплывают на проверке или в суде.
Я собираю финансовую модель бизнеса и разбираю его цифры: в том числе сколько стоит поддерживать документооборот и где расходы на него прячутся. Решение о подписях принимается на цифрах, а не на ощущениях.