Что такое кадровый учёт
Коротко
Кадровый учёт — это документы и записи работодателя о каждом сотруднике: приём на работу, переводы, отпуска, больничные, увольнения. Он начинается с трудового договора и правил внутреннего трудового распорядка и заканчивается отчётностью в Социальный фонд. Вести его обязана каждая организация и каждый ИП с работниками.
Что входит в кадровый учёт
Кадровый учёт держится на двух уровнях. Первый — документы, которые оформляют для всех сразу: правила внутреннего трудового распорядка, положение о работе с персональными данными, график отпусков, табель учёта рабочего времени. Второй — документы на каждого человека: трудовой договор в двух экземплярах, сведения о трудовой деятельности и, когда требуется, согласие на обработку персональных данных.
Дальше идёт текущая работа: принять сотрудника, оформить перевод или отпуск, отметить больничный, уволить и выдать документы. Каждое действие оставляет запись — приказ, заявление, отметку в табеле. Эти записи и есть кадровый учёт: по ним видно, кто у вас работает, на каких условиях и с какого дня.
Правила внутреннего трудового распорядка регулируют отношения работника и работодателя: порядок приёма и увольнения, права и обязанности сторон, режим работы, поощрения и взыскания. Утверждённого образца нет, их составляют в свободной форме, утверждают до найма сотрудников и знакомят с ними под подпись.
Для микропредприятий действует исключение: правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты можно не принимать, если их условия включены в трудовые договоры по типовой форме (статья 309.2 Трудового кодекса, постановление Правительства № 858). Трудовой договор и учёт рабочего времени ведутся в любом случае.
Документы, которые ведёт каждый работодатель
- Правила внутреннего трудового распорядка — порядок приёма и увольнения, режим работы, поощрения и взыскания.
- Положение о работе с персональными данными — какие данные сотрудников вы собираете и как их храните.
- График отпусков — когда и кто идёт в отпуск в течение года.
- Табель учёта рабочего времени — кто сколько работал, болел и отсутствовал.
- Трудовой договор в двух экземплярах — один у работодателя, второй у сотрудника.
- Согласие на обработку персональных данных — для данных и передач за пределами трудовых отношений, например при передаче третьим лицам вне исключений статьи 88 Трудового кодекса.
- Трудовая книжка — бумажная, если она ведётся на работника, или сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Для впервые поступивших на работу с 2021 года сведения ведут только в электронном виде.
Чем кадровый учёт отличается от бухгалтерского
Бухгалтерский учёт считает деньги: начисления, налоги, взносы, отчётность. Кадровый учёт отвечает на другие вопросы: кто у вас работает, на какой должности, с каким режимом, когда уходит в отпуск и на каком основании уволен. Пересекаются они в двух точках — табеле и отчётности в Социальный фонд: табель нужен и кадровику, и расчёту зарплаты, а сведения о приёме и увольнении попадают в единую форму ЕФС-1.
В небольшой компании оба участка часто ведёт один человек. Но это разные наборы документов и разные ошибки: пропущенный график отпусков — нарушение трудового законодательства, а не бухгалтерская ошибка, и проверяет его трудовая инспекция.
Частые вопросы
Обязателен ли кадровый учёт для ИП с работниками?
Да. Как только у ИП появляется хотя бы один сотрудник по трудовому договору, он становится работодателем и ведёт обязательные документы: трудовой договор, табель учёта рабочего времени, график отпусков, положение о персональных данных. Микропредприятие, в том числе ИП с персоналом до 15 человек, вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов — правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о премировании и других, — если соответствующие условия включены в трудовые договоры по типовой форме (статья 309.2 Трудового кодекса, постановление Правительства № 858). Трудовой договор и учёт рабочего времени ведутся в любом случае.
Можно ли вести кадровый учёт без кадровика?
Да, отдельная должность кадровика не обязательна: учёт ведёт руководитель, бухгалтер или другой сотрудник, которому это поручено. Важно, чтобы у человека были оформлены права и обязанности по этому участку — например, в трудовом договоре или должностной инструкции, где перечислено, что он должен знать и уметь и какие у него права.
Какие кадровые документы можно вести электронно?
Часть документов можно перевести в электронный кадровый документооборот, но не все, и порядок перехода зависит от того, какие документы вы выбрали. Что именно допустимо в электронном виде и как получить согласие сотрудников, смотрят в трудовом законодательстве и разъяснениях Роструда перед переходом.
Куда сдавать сведения о приёме и увольнении?
В Социальный фонд, по форме ЕФС-1. В 2026 году изменились её коды, форматы и сроки, поэтому перед очередной сдачей сверяют действующий порядок заполнения на сайте СФР.
Что грозит за ошибки в кадровом учёте?
Проверяет трудовая инспекция, и нарушения трудового законодательства ведут к штрафам по КоАП. Отдельно ужесточили ответственность за работу с персональными данными: по статье 13.11 КоАП РФ для юрлиц штраф до 700 000 ₽ за обработку без письменного согласия и до 15 млн ₽ за утечку данных, повторно — выше. Точный размер зависит от состава нарушения.
Читать в журнале
Когда рутины в кадровом учёте становится больше, чем людей
Чтобы ответы на одни и те же вопросы перестали съедать день
В кадровом учёте много повторяющихся действий: одни и те же справки, карточки, ответы сотрудникам на одинаковые вопросы, сверки и отчёты. Именно на такой работе часы уходят незаметно.
Я нахожу в отделах рутину, которую выгодно отдать программам, подключаю ИИ к вашим CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов и денег освободилось.