Что такое финансовые документы
Коротко
Финансовые документы — это бумаги, которые фиксируют движение денег, активов и обязательств компании. К ним относят первичные документы по хозяйственным операциям, банковские бумаги, бухгалтерскую отчётность и налоговые декларации с регистрами. Единого определения в российском законодательстве нет: в статье 172.1 Уголовного кодекса упомянуты документы учёта и отчётности, а на практике к финансовой документации причисляют любой хозяйственный акт, отражающий операции с деньгами.
Какие бумаги входят в финансовую документацию
Финансовая документация охватывает весь путь денег: от подписания договора до списания суммы со счёта. Она отвечает на вопрос, в каком состоянии дела компании на конкретную дату, и нужна для контроля, отчётности перед государством, кредитов и работы с инвесторами.
Состав делят на четыре группы. Первичные документы — накладные, акты, УПД (в том числе со статусом 1): ими оформляют каждую хозяйственную операцию. Счёт-фактура — отдельный документ для НДС: сама по себе она не подтверждает ни факт операции, ни расход. Банковские бумаги — выписки, платёжные поручения, векселя, чеки. Бухгалтерская отчётность — баланс, отчёт о финансовых результатах и приложения к ним. Налоговые декларации и регистры — то, что компания сдаёт в инспекцию и на чём строит расчёты по налогам.
В узком смысле, например в банковском инкассо, финансовыми называют платёжные документы без коммерческих приложений: чеки, векселя. Для собственника полезнее широкий взгляд: финансовый документ — тот, по которому видно, сколько денег пришло, ушло и осталось.
Бухгалтерская отчётность: баланс, отчёт о финансовых результатах и приложения
- Бухгалтерский баланс — форма 1. Показывает, чем владеет компания (активы) и за счёт каких источников (пассивы): внеоборотные и оборотные средства в активе, собственный капитал, кредиты и долги поставщикам в пассиве. Сумма актива всегда равна сумме пассива.
- Отчёт о финансовых результатах — форма 2. Выручка, себестоимость, валовая прибыль, коммерческие и управленческие расходы, итог — чистая прибыль или убыток за период.
- Отчёт об изменениях капитала — приложение к балансу: как за год изменились собственный капитал и его части.
- Отчёт о движении денежных средств — приложение к балансу: поступления и платежи по текущим, инвестиционным и финансовым операциям.
- Пояснения к балансу и отчёту о финансовых результатах — расшифровки цифр, без которых отчётность не читается.
- Малые предприятия и НКО, которым закон разрешает упрощённый учёт, могут составлять упрощённую отчётность: баланс и отчёт о финансовых результатах, НКО — ещё отчёт о целевом использовании средств. Право на неё есть не у всех: исключения перечислены в статье 6 закона о бухгалтерском учёте.
Чем финансовый документ отличается от договора
Договор фиксирует договорённость сторон, а финансовый документ — исполнение этой договорённости в деньгах. Счёт-фактура, акт и платёжное поручение появляются после договора и показывают, что именно произошло: услуга оказана, товар отгружен, деньги списаны.
Поэтому договоры и иные документы, подтверждающие расходы товарищества, к финансовым не относят: сам по себе договор не доказывает движение средств. Проверяя любую операцию, смотрят пару: договор и финансовый документ к нему. Если второго нет, в учёте операция не подтверждена.
Как читать отчёт о движении денежных средств
Отчёт о движении денежных средств делит все потоки на три вида. Текущие операции — оплата поставщикам сырья, материалов, работ и услуг, оплата труда, уплата налога на прибыль и процентов по долгам, получение процентов по дебиторской задолженности покупателей. Инвестиционные — приобретение, создание и выбытие внеоборотных активов, покупка и продажа акций и долей в других организациях, выдача и возврат займов, дивиденды от долевого участия. Финансовые — привлечение денег на долговой или долевой основе: вклады собственников, выпуск акций и облигаций, кредиты и займы, их возврат, выплата дивидендов.
Такое деление отвечает на главный вопрос собственника: откуда деньги пришли и на что ушли. Прибыль в отчёте о финансовых результатах и остаток денег на счёте — разные цифры, и свести их можно только через движение средств. Если поток нельзя отнести к одному виду, его относят к текущим операциям.
Частые вопросы
Что такое финансовый документ простыми словами?
Бумага или электронная запись, по которой видно движение денег, активов или обязательств: акт, накладная, УПД, банковская выписка, платёжное поручение, декларация, отчёт. Единого определения в законе нет, поэтому на практике к финансовым относят любой хозяйственный акт, отражающий операции с деньгами. Счёт-фактура к первичным документам не относится: она нужна для НДС и сама по себе не подтверждает ни операцию, ни расход.
Входит ли договор в состав финансовых документов?
Сам по себе нет. Договор фиксирует договорённость, а финансовый документ — её исполнение в деньгах. К операции прикладывают оба: договор и документ, подтверждающий расход или поступление.
Какие формы входят в бухгалтерскую отчётность?
По статье 14 закона о бухгалтерском учёте годовая отчётность — это баланс, отчёт о финансовых результатах и приложения к ним. Малые предприятия и НКО могут применять упрощённую отчётность, если на них не распространяются исключения из статьи 6 закона о бухгалтерском учёте: баланс и отчёт о финансовых результатах, НКО — ещё отчёт о целевом использовании средств, без отчёта об изменениях капитала и отчёта о движении денежных средств.
Чем отчёт о движении денежных средств отличается от отчёта о финансовых результатах?
Отчёт о финансовых результатах показывает выручку, расходы и прибыль за период. Отчёт о движении денежных средств — реальные поступления и платежи по текущим, инвестиционным и финансовым операциям. Компания может быть прибыльной и при этом остаться без денег на счёте.
Зачем финансовые документы нужны собственнику?
По ним видно состояние компании на дату: сколько денег, сколько долгов, что принесла выручка. Без них не получить кредит, не пройти проверку и не показать цифры инвестору.
Где смотреть закон о составе отчётности?
В Федеральном законе «О бухгалтерском учёте» и в ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчётность»: там перечислены формы и правила их заполнения.
Читать в журнале
Когда документы есть, а картины по деньгам нет
Свести документы в цифры, по которым видно прибыль
Первичка, выписки и отчётность лежат в разных местах: в CRM, в банке, в учёте, в таблицах. По отдельности каждая бумага верна, а вместе они не отвечают, какой товар, клиент или канал приносит прибыль, а какой её съедает.
Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала после всех расходов и собираю финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении.