Что такое дебет и кредит в акте сверки

Акт сверки — документ, в котором две компании сравнивают свои записи по одному договору или по всем расчётам за период. В нём видно каждую поставку, каждую оплату и итоговый долг на выбранную дату.

Сам по себе акт сверки не создаёт долга и не отменяет его: он подтверждает, что обе стороны видят расчёты одинаково. Поэтому его подписывают, когда хотят закрыть спор о сумме или зафиксировать задолженность перед проверкой и претензией.

Формы акта сверки, обязательной для всех, в бухгалтерском законодательстве нет. Компании берут типовую форму из альбомов Госкомстата или делают свою, и колонки «Дебет» и «Кредит» в ней сохраняются почти всегда.

Слова знакомые, но в акте сверки они значат не то же, что в банковской выписке. Здесь это просто две стороны одной операции: приход и расход.

В дебет записывают то, что вы исполнили в пользу контрагента: у поставщика это отгрузка, которая увеличивает долг покупателя перед ним, а у покупателя — оплата, которая уменьшает его долг перед поставщиком. В кредит — обратное: то, что вы получили от контрагента. У покупателя это полученный товар, который увеличивает его долг перед поставщиком, а у поставщика — поступившая оплата, которая уменьшает долг покупателя перед ним.

Проще всего запомнить так: дебет — что вы отдали в пользу контрагента, кредит — что вы от него получили. Дальше всё решает, с чьей стороны вы смотрите на акт.

Одна и та же операция для двух компаний выглядит по-разному. Покупатель получил товар — у него это кредит, потому что он должен. У поставщика тот же товар ушёл — это дебет, потому что ему должны.

Поэтому в акте сверки покупателя и поставщика суммы стоят в разных колонках: то, что у одного в дебете, у другого в кредите. Если акты не зеркальные, значит, одна сторона что-то не отразила: не провела поставку, оплату или корректировку.

Именно на этом расходятся акты чаще всего. Поставщик присылает акт, где корректировка стоит с одним знаком, покупатель — с другим, и суммы не сходятся. Причина обычно в том, что одна сторона отразила операцию как приход, а другая — как уменьшение долга.

Акт сверки взаиморасчётов для чайников устроен проще, чем кажется: это таблица, где слева направо идут дата, документ, сумма в дебете и сумма в кредите, а внизу — итог. Ничего, кроме этих четырёх вещей, в нём искать не нужно.

Начинающему довольно одного правила: сначала смотрят, чей это акт — ваш или контрагента. От этого зависит, что значит каждая колонка. Потом проверяют сальдо на начало, дальше каждую строку по документам и в конце — сальдо на конец.

Чтобы разобраться в акте сверки взаиморасчётов без бухгалтера, возьмите свои платёжки и накладные за тот же период и просто сверьте их построчно с актом. Строка, которой нет у вас или которая стоит не в той колонке, — и есть всё расхождение.

Расшифровать акт сверки можно и по-другому: сравните его с актом контрагента. Если строки зеркальные, расчёты сходятся, и остаётся только прочитать итог. Если нет — ищите операцию, которая стоит в разных колонках или пропущена у одной из сторон.

Покупатель заказал у поставщика товар и внёс предоплату. В акте покупателя предоплата встанет в дебет, потому что деньги ушли, а товара ещё нет. В акте поставщика та же предоплата встанет в кредит, потому что деньги пришли, а товар ещё не отгружен.

Дальше поставщик отгрузил товар. У покупателя эта строка идёт в кредит: товар получен, долг перед поставщиком вырос. У поставщика — в дебет: товар ушёл, долг покупателя перед ним.

В конце оба акта дают одно и то же сальдо, только в разных колонках. Если у покупателя итог в кредите, он должен поставщику; если в дебете — поставщик должен ему. У поставщика картина обратная.

С поставщиками сверяются чаще всего, и здесь важно смотреть на документы, а не только на суммы. Строка в акте без номера накладной или платёжки ничего не доказывает: её нельзя ни подтвердить, ни оспорить.

Сначала сверяют поставки: все ли накладные и универсальные передаточные документы попали в акт. Потом — оплаты: все ли платёжные поручения учтены и не задвоилась ли какая-то сумма. И отдельно — возвраты и корректировки: именно они чаще всего стоят не в той колонке.

Если поставщик прислал акт, а у вас сальдо другое, не подписывайте его вслепую. Составьте свой перечень расхождений с датами и документами и отправьте поставщику: так спор решается по фактам, а не по памяти.

Смотрят на последнюю строку — сальдо на конец периода. В акте покупателя сальдо в дебете значит, что поставщик должен покупателю: например, покупатель заплатил вперёд, а товар не получил. Сальдо в кредите значит, что покупатель должен поставщику за отгруженный, но не оплаченный товар.

У поставщика всё наоборот: его дебет — это долг покупателя перед ним. Поэтому, прежде чем делать вывод, посмотрите, чей это акт и с чьей стороны составлен.

Бывает, что в акте две колонки сальдо — и дебет, и кредит. Это значит, что по расчётам одновременно есть и долг одной стороны, и долг другой: например, покупатель не доплатил за поставку, а поставщик не вернул переплату по другой. Такое сальдо называют развёрнутым, и разбирать его нужно по каждой операции отдельно.