Акт это в делопроизводстве
Коротко
Акт — документ, который составляют несколько лиц и которым подтверждают установленные ими факты и события. В делопроизводстве так оформляют приём-передачу дел, уничтожение документов, недостачу или повреждение бумаг при получении, итоги проверки или ревизии.
Зачем нужен акт
Акт превращает устное «так и было» в документ, на который можно сослаться позже: при споре с контрагентом, при смене ответственного за архив, при разборе недостачи. Пока факт не зафиксирован актом, доказать его сложно — ни проверяющему, ни суду.
Пример из инструкции по делопроизводству: если документ пришёл повреждённым или некомплектным, на последнем листе ставят отметку и составляют акт в трёх экземплярах. Первый остаётся в службе делопроизводства, второй приобщают к поступившему материалу, третий отправляют отправителю. Так у каждой стороны остаётся одно и то же описание того, что пришло.
Кто составляет и подписывает
- Акт составляют несколько лиц — комиссия или должностные лица. Минимальное число составителей нормами не установлено, поэтому акт с двумя подписями не становится от этого недействительным.
- Если акт фиксирует проверку, ревизию или обследование, его содержание подписывают должностные лица, чью деятельность он отражает.
- Если акт составлен комиссией, первым в списке идёт председатель, дальше члены комиссии по алфавиту.
- Отдельные акты требуют утверждения руководителем — тогда на них ставят гриф утверждения.
Из чего состоит текст
Текст акта делится на две части. Во вводной указывают основание составления — распорядительный документ с номером и датой, состав комиссии и присутствующих. В констатирующей излагают суть, характер, методы и сроки проделанной работы и установленные факты. Констатирующую часть можно разбить на пункты или оформить таблицей.
У акта бывает и заключительная часть: предложения, выводы или заключение комиссии. Если к акту есть приложения, ссылку на них делают в конце текста, а перед отметкой о приложениях указывают, в скольких экземплярах составлен акт и где они находятся.
Чем акт отличается от соседних документов
| Акт | Протокол | Служебная записка | |
|---|---|---|---|
| Что фиксирует | Установленные факты и события | Ход обсуждения и принятое решение | Мнение или просьбу одного работника |
| Кто подписывает | Несколько составителей, при комиссии — председатель и члены | Председатель и секретарь собрания | Автор |
| Роль руководителя | Утверждает, если это требуется | Подписывает или утверждает решение | Ставит резолюцию |
Какие реквизиты обязательны
У акта есть набор реквизитов: наименование вида документа, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, сам текст, отметка о приложениях, подписи и, если нужно, гриф утверждения. Дополнительно может указываться основание — договор, поручение или правовой акт с номером и датой.
Датой документа считается дата его подписания или утверждения. Для протокола это дата заседания, на котором приняли решение, а для акта — дата события, о котором он составлен. Если акт подписан позже, дата подписания видна в реквизитах подписей.
Частые вопросы
Сколько человек должно подписать акт?
Акт подписывают несколько составителей: при комиссии — председатель и все члены. Минимальное количество подписей нормами не задано.
Нужен ли акту приказ о создании комиссии?
Как правило да: во вводной части указывают основание составления — распорядительный документ с номером и датой. Без него непонятно, почему именно эти люди проверяли и подписывали.
Когда акт утверждает руководитель?
Когда это требуется по локальным правилам или по характеру факта: например, акт об уничтожении документов или акт проверки, по итогам которого принимают решение. Тогда на акте ставится гриф утверждения.
Чем дата акта отличается от даты подписания?
Датой акта служит дата события, о котором он составлен, даже если сам акт подписан позже. Дата подписания при этом указывается в реквизитах подписей.
Сколько экземпляров акта делают?
Столько, сколько заинтересованных сторон или сколько требуют нормативные документы по этому виду акта. Число экземпляров и места их хранения указывают в самом акте перед отметкой о приложениях.
Когда бумаг и повторяющихся задач становится больше, чем людей
Чтобы разбор документов и заявок не держался на памяти сотрудников
Акты, заявки, входящие документы — это одна и та же задача, которая повторяется сотни раз в месяц. Пока её делает человек, часть бумаг теряется, а часть проверяется на глаз.
Я собираю ИИ-агента под одну такую задачу: он разбирает заявку или сверяет документы, подключается к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяется на сотне настоящих случаев из вашей работы.