Что такое баланс рабочего времени
Коротко
Баланс рабочего времени — это расчёт того, сколько времени сотрудник реально потратит на работу за период: смену, месяц, квартал или год. В нём из календарного фонда вычитают выходные, праздники, отпуска и больничные и получают часы, которые пойдут на работу, а не на отсутствие.
Из чего складывается баланс
Сначала определяют фонды времени. Календарный фонд — все календарные дни периода, умноженные на среднесписочную численность. Табельный, он же номинальный, — календарный минус выходные и праздники. Явочный — табельный минус неявки: отпуска, больничные, прогулы и прочие отсутствия. Эффективный, он же полезный, фонд — явочные дни, умноженные на среднюю продолжительность рабочего дня: это уже часы без отпусков и больничных.
Баланс считают в человеко-днях или человеко-часах. Норму рабочего времени на месяц, квартал и год берут из производственного календаря, который издают каждый год.
Рабочее время — это время, когда сотрудник по правилам внутреннего трудового распорядка и трудовому договору должен выполнять свои обязанности, а также иные периоды, которые Трудовой кодекс относит к рабочему времени. Нормальная продолжительность рабочего времени — не больше 40 часов в неделю, и работодатель обязан вести учёт фактически отработанного времени каждым работником (статья 91 ТК РФ).
Зачем баланс собственнику
- Понять, какая часть фонда времени уходит на саму работу, а какая — на отсутствие людей, и во что это обходится.
- Спланировать трудозатраты: сколько часов нужно на задачу и сколько людей её закроют.
- Определить численность: сравнить, сколько работы есть, с тем, сколько часов реально даёт один сотрудник.
- Увидеть перегрузку: где часы не сходятся и работа держится на переработках.
- Считать стоимость часа работы и сравнивать её с ценой подрядчика или программы.
Как рассчитать баланс рабочего времени
Расчёт идёт по шагам. Календарный фонд получают, умножив число календарных дней периода на среднюю списочную численность работников. Табельный фонд равен календарному минус выходные и минус праздники — суммарно по всем сотрудникам. Дальше из табельного вычитают неявки: отпуска, больничные, прогулы и прочие отсутствия, и получают явочный фонд — то время, когда люди действительно на работе.
Для одного сотрудника полезный фонд в часах считают так: из рабочих дней вычитают дни отсутствия и результат умножают на среднюю продолжительность рабочего дня. Второй путь — взять норму часов из производственного календаря и вычесть часы отсутствия по графику сотрудника, учитывая сокращённые предпраздничные дни.
Когда по условиям производства нельзя соблюсти ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, вводят суммированный учёт (часть 1 статьи 104 ТК РФ). Тогда баланс считают за учётный период целиком, а не за каждый день.
Частые вопросы
Чем баланс рабочего времени отличается от фонда рабочего времени?
Фонд — это запас времени за период: календарный, табельный, эффективный. Баланс — это таблица, где фонд разложен на то, что ушло на работу и на отсутствие, и видно, сколько часов осталось на выполнение обязанностей.
За какой период считают баланс?
За любой: смену, неделю, месяц, квартал, год. Годовой баланс нужен для планирования численности и бюджета, месячный — чтобы видеть перегрузку и нехватку людей в конкретном месяце.
Что такое эффективный фонд рабочего времени?
Это явочные дни, умноженные на среднюю продолжительность рабочего дня, то есть часы уже без отпусков, больничных и прочих неявок. Именно его берут за доступное время одного сотрудника, когда считают потребность в людях.
Нужен ли баланс, если у сотрудников суммированный учёт?
Да. При суммированном учёте баланс считают за учётный период целиком: норма рабочего времени за период сравнивается с фактически отработанным временем, и видно переработку или недоработку.
Как баланс помогает определить численность?
Считают, сколько часов работы есть на период, и делят на полезный фонд одного сотрудника. Получается, сколько людей нужно, чтобы закрыть объём без постоянных переработок.
Посчитать рядом
Когда часы не сходятся с деньгами
Чтобы видеть, сколько на самом деле стоит час работы
Баланс рабочего времени показывает, сколько часов уходит на работу, а сколько теряется. Дальше вопрос в деньгах: сколько стоит час сотрудника с налогами и взносами, какой товар, клиент или канал прибыль, а какой её съедает.
Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала после всех расходов, включая зарплаты и налоги, и собираю финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении.