Аутсорсинг это простыми словами в бухгалтерии
Коротко
Бухгалтерский аутсорсинг — это когда учёт компании ведёт не штатный бухгалтер, а сторонняя фирма или специалист по договору. Вы передаёте ему первичные документы, он считает налоги, готовит расчёты и отчётность, а платежи со счёта проводит и подписывает руководитель или уполномоченное по доверенности лицо — оно и несёт за них ответственность.
Что значит аутсорсинг в бухгалтерии
Слово «аутсорсинг» пришло из английского, но суть простая: работу, которую раньше делал сотрудник в штате, делает человек или фирма со стороны. В бухгалтерии это выглядит так: вы не нанимаете бухгалтера, не покупаете ему компьютер и программу, а платите за услугу по договору.
Учёт при этом не исчезает. Основа любой бухгалтерии — первичные документы: накладные, акты, счета, чеки, договоры. По статье 9 закона «О бухгалтерском учёте» записи в учёте делают именно на их основании. Поэтому главная задача при аутсорсинге — вовремя передать первичку исполнителю. Без неё он не сможет посчитать налоги и сдать отчётность.
Дальше исполнитель ведёт учёт, считает налоги, готовит расчёты, отчёты и платёжные документы и отправляет отчётность в налоговую и фонды. Руководитель подписывает отчётность и платёжные документы, а платежи со счёта проводит он сам или уполномоченное по доверенности лицо — эта обязанность остаётся на нём.
Чем аутсорсинг отличается от штатного бухгалтера
| Аутсорсинг | Штатный бухгалтер | |
|---|---|---|
| Кто в штате | Никого: работа идёт по договору с фирмой или специалистом | Сотрудник в штате, с трудовым договором |
| Рабочее место и программа | Организует исполнитель | Организует компания |
| Больничные и отпуска | Не касаются компании: специалиста подменяют | Компания оплачивает и ищет замену |
| Если специалист заболел или ушёл | Работу продолжает команда исполнителя | Учёт встаёт до выхода или замены |
| Кому подчиняется | Сам организует свою работу | Подчиняется трудовому распорядку компании |
Какой бывает бухгалтерский аутсорсинг
- Полный — все задачи бухгалтерии ведёт внешняя фирма. В компании учёта нет, остаётся подписание документов и отчётности руководителем.
- Частичный — на сторону передают отдельный участок: например, расчёт зарплаты или подготовку отчётности, а основной учёт ведут внутри компании.
- Консалтинг — учёт ведёт сам предприниматель или штатный бухгалтер, а сторонний специалист отвечает на сложные вопросы: разблокировать счёт, сменить систему налогообложения, разобраться с иностранным контрагентом.
- Аутсорсинг главного бухгалтера — внешний специалист отвечает за постановку учёта и отчётность, а текущие операции делают сотрудники компании.
Что остаётся за собственником
Аутсорсинг не снимает с руководителя ответственность за компанию. Подписывает отчётность и платёжные документы он, и он же отвечает перед налоговой за то, что в них написано.
В договоре нужно разделить зоны ответственности: что делает исполнитель, в какие сроки, что считается нарушением и как он возмещает убытки от своей ошибки. Чем точнее это прописано, тем меньше споров, если что-то пойдёт не так.
Ещё один момент — расходы на аутсорсинг. Их можно учесть при расчёте налога на прибыль, если они экономически обоснованы и подтверждены документами (статья 252 Налогового кодекса). Понадобятся договор, задание, акты и отчёты, из которых видно, какие услуги оказаны и зачем они были нужны бизнесу.
Частые вопросы
Аутсорсинг в бухгалтерии — это простыми словами что?
Это когда учёт компании ведёт не сотрудник в штате, а сторонняя фирма или специалист по договору. Вы передаёте ему документы и получаете готовые отчёты, а налоги и отчётность сдаются от вашей компании.
Что значит бухгалтер на аутсорсинге?
Это специалист, который ведёт учёт нескольких компаний по договору и не числится в штате ни у одной из них. Он сам организует свою работу, а не подчиняется внутреннему распорядку заказчика.
Можно ли передать только часть бухгалтерии?
Да. Частичный аутсорсинг — это когда на сторону отдают отдельный участок: например, расчёт зарплаты или подготовку отчётности, а остальной учёт ведут внутри компании.
Кто отвечает за ошибки аутсорсера?
Ответственность определяется договором. В нём фиксируют объём услуг, сроки, критерии качества, штрафы и возмещение убытков. Надёжные фирмы страхуют профессиональную ответственность и прописывают её в договоре.
Можно ли аутсорсингом прикрыть трудовые отношения?
Нет. Если важен не результат, а ежедневная работа человека под контролем заказчика, это трудовые отношения, и подменять их договором аутсорсинга нельзя. Налоговая может переквалифицировать такой договор.
На что смотреть при выборе бухгалтерской фирмы?
На срок работы на рынке, регламенты и контроль качества, полис страхования ответственности, отзывы клиентов, скорость ответа на запросы и то, как фирма хранит вашу базу и защищает данные. Сильно заниженная цена — повод насторожиться.
Когда решаете, отдавать ли бухгалтерию на сторону
Чтобы видеть, во что учёт обходится бизнесу и где теряются деньги
Передача учёта — решение про деньги и контроль. Прежде чем выбирать исполнителя, стоит увидеть, сколько на самом деле стоит текущая бухгалтерия и что изменится в цифрах после перехода.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране — выручку, заявки, деньги и маржу — и настраиваю обновление каждый день. Так видно, что происходит с деньгами компании, а не только с отчётностью.