Акт — документ это
Коротко
Акт — это документ, который фиксирует факт, событие или результат: что сделано, в каком объёме, кем и когда. В бизнесе чаще всего встречается акт выполненных работ или оказанных услуг: он подтверждает, что исполнитель сдал работу, а заказчик её принял.
Что такое акт и зачем он нужен
Акт не описывает будущие договорённости — он удостоверяет то, что уже произошло. Поэтому дата акта обычно совпадает с днём события: приёмки, осмотра, проверки.
В расчётах с контрагентами акт работает как доказательство: у исполнителя — что услуга оказана и можно отразить доход, у заказчика — что расход подтверждён и есть право его учесть. Форму первичного документа компания утверждает в учётной политике, а обязательные реквизиты задаёт статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Какие бывают акты
- Акт выполненных работ или оказанных услуг — сдача и приёмка по договору подряда или услуг.
- Акт приёма-передачи — передача имущества, документов, оборудования.
- Акт инвентаризации и акт сверки расчётов — фиксация расхождений в учёте и с контрагентом.
- Акт о недостаче, порче, браке — фиксация проблемы, чтобы предъявить претензию.
- Акт проверки или осмотра — результат контрольного мероприятия, внутреннего аудита, приёмки объекта.
- Акт об отказе от подписи — когда человек отказывается подписать документ, и это нужно засвидетельствовать.
Что обязательно в акте
Обязательные реквизиты первичного документа перечислены в части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ: наименование и дата документа, название составившего его экономического субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и или денежного измерения с единицами измерения, должности и подписи ответственных лиц с данными для их идентификации.
Акт подписывают все, кто участвовал в его составлении. Если участник не согласен с содержанием, он подписывает акт с оговоркой, а особое мнение оформляет отдельным листом и прикладывает к акту. Количество экземпляров определяют по числу заинтересованных сторон.
Чем акт отличается от договора и счёта
| Акт | Договор | Счёт | |
|---|---|---|---|
| Что фиксирует | Свершившийся факт: что сделано и принято | Будущие права и обязанности сторон | Сумму к оплате |
| Когда появляется | После выполнения работ или события | До начала работ | До или после работ, для оплаты |
| Что подтверждает | Приёмку и объём | Условия сделки | Основание платежа |
| Кто подписывает | Исполнитель и заказчик, иногда комиссия | Стороны сделки | Руководитель или уполномоченный |
Акт и электронный документооборот с 2026 года
С 1 января 2026 года утратили силу электронные форматы товарной накладной и акта о выполнении работ, оказании услуг, утверждённые приказами ФНС. Для формализованного обмена через оператора используют универсальный передаточный документ: статус «1» — счёт-фактура и первичный документ, статус «2» — только первичный документ.
При этом акты в произвольной форме и на бумаге не отменены. Если стороны обмениваются неформализованными электронными актами, их можно передавать через ЭДО; для представления в налоговую такой акт распечатывают и заверяют подписью уполномоченного лица, а при наличии — печатью. Вычет по НДС даёт счёт-фактура либо универсальный передаточный документ со статусом «1», в том числе на бумаге. Если счёт-фактура выставлена в электронной форме, она принимается только по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО. Неформализованный электронный акт сам по себе права на вычет не даёт.
Частые вопросы
Акт — это какой вид документа?
Это первичный учётный документ, когда речь об акте выполненных работ или услуг. В делопроизводстве акт относят к информационно-справочным документам: им не устанавливают правила, а фиксируют событие.
Акт — это документ, составленный кем?
Тем, кто проводил приёмку, проверку или осмотр: комиссией, представителями заказчика и исполнителя, сотрудником, который засвидетельствовал факт. Подписывают все участники составления.
Можно ли составить акт в свободной форме?
Да. Форму первичного документа компания утверждает в учётной политике, а закон требует только обязательные реквизиты по статье 9 закона № 402-ФЗ. ФНС подтвердила, что акты в произвольной форме допустимы и в 2026 году.
Что делать, если заказчик не подписывает акт?
Закон даёт исполнителю механизм одностороннего акта, но действовать нужно в порядке, который задаёт договор и нормы о подряде и услугах. Условия и порядок приёмки стоит прописать в договоре заранее — тогда спор о подписании решается проще.
Сколько хранить акты?
Электронные акты и универсальные передаточные документы хранят не менее пяти лет вместе со сведениями, нужными для проверки электронной подписи. Ответственность за сохранность лежит на самой компании, даже если технически хранение ведёт оператор ЭДО.
Когда акты и заявки тонут в ручной работе
Чтобы документы разбирал агент, а не человек
Если акты, счета и заявки приходят сотнями и каждый нужно разложить, сверить реквизиты и передать дальше, эту работу можно отдать программе.
Я собираю ИИ-агента под одну понятную задачу, подключаю его к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на ваших настоящих случаях — чтобы он работал, а не выглядел красиво на презентации.