Возврат подотчётных сумм на расчётный счёт: является ли он доходом при УСН

Коротко

Нет, возврат подотчётных сумм доходом при УСН не является. Подотчётные деньги — аванс, выданный работнику под отчёт на нужды компании. Когда сотрудник не потратил часть суммы и вернул её на счёт, организация получает обратно свои же деньги, а не выручку. Доходом при УСН признают поступления от реализации и внереализационные доходы по статье 248 НК РФ с исключениями статьи 346.15, а возврат выданного аванса в этот состав не входит.

Почему возврат подотчёта не доход

При УСН доход считают кассовым методом: деньги поступили на счёт или в кассу — появился доход. Но кассовый метод работает только для тех поступлений, которые закон относит к доходам. Возврат подотчётных сумм к ним не относится: организация сначала выдала сотруднику свои деньги, а теперь получила их назад.

Экономически ничего не прибавилось: было 50 000 ₽ на счёте и 50 000 ₽ у сотрудника, стало 50 000 ₽ на счёте. Облагать возврат налогом значило бы брать 6 % с собственных денег компании.

Правило простое: подотчётные суммы — аванс под отчёт, а не выплата работнику. Пока сотрудник не отчитался, деньги принадлежат компании, и их возврат — это восстановление остатка, а не выручка.

Какие поступления в доход при УСН не входят

Возврат подотчётных сумм, которые организация выдала работнику на хозяйственные нужды.
Возврат займа, который организация выдала контрагенту: возвращают долг, а не платят за товар.
Возврат аванса по расторгнутой сделке, если поставки не было и покупатель просто получил свои деньги назад.
Возмещение расходов учитывают по условиям договора и характеру операции: например, компенсацию коммунальных расходов арендодателю включают в доходы при УСН.
Поступления, перечисленные в статье 251 НК РФ: вклады участников, имущество в виде залога, средства целевого финансирования.
Деньги, ошибочно зачисленные на счёт: их возвращают отправителю, дохода у получателя нет.

Когда возвращённые деньги всё же становятся доходом

Грань проходит по тому, за что деньги получены. Если сотрудник вернул неизрасходованный аванс — дохода нет. Если сотрудник получил деньги под отчёт, потратил их на нужды компании, а потом компания получила от него возмещение того, что он потратил из своих, — это тоже не выручка, а возмещение расходов.

Другое дело — деньги, которые поступили за товар, работу или услугу. Если покупатель вернул товар и вы отдали ему деньги, дохода у вас не прибавилось: вы вернули полученное. А вот если покупатель перечислил аванс и вы его не вернули, а зачли в счёт будущей поставки, доход по кассовому методу уже возник на дату получения аванса.

Хуже, когда подотчётные суммы превращаются в доход работника. Если сотрудник не вернул аванс и не отчитался за него, а компания простила долг, сумма прощения становится его доходом: с неё удерживают НДФЛ, а у организации появляется обязанность налогового агента. Это уже не вопрос УСН, а вопрос зарплатных налогов.

Возврат подотчёта и похожие поступления

Ситуация	Доход при УСН	Почему
Сотрудник вернул неизрасходованный аванс	Нет	Возврат собственных денег компании, а не выручка
Сотрудник вернул деньги, потраченные из своих на нужды компании	Нет	Возмещение расходов, а не реализация
Покупатель вернул товар, компания отдала деньги	Нет	Возврат полученного, сделка расторгнута
Покупатель перечислил аванс, поставки ещё не было	Да	Аванс — поступление по кассовому методу
Контрагент вернул заём	Нет	Возврат долга, а не плата за товар
Ошибочно зачисленные деньги вернули отправителю	Нет	Поступления нет, деньги не принадлежат получателю

Частые вопросы

Надо ли включать возврат подотчёта в книгу учёта доходов и расходов?

Нет. В КУДиР при УСН записывают доходы от реализации и внереализационные доходы. Возврат подотчётных сумм к ним не относится, поэтому в графе доходов он не отражается.

А если сотрудник вернул деньги с опозданием, в следующем квартале?

Ничего не меняется. Возврат аванса не доход ни в квартале выдачи, ни в квартале возврата. Датой дохода он не становится ни при каком сроке возврата.

Компания выдала под отчёт 100 000 ₽, сотрудник потратил 60 000 ₽ и вернул 40 000 ₽. Что с налогом?

Налога нет на всю сумму. 60 000 ₽ — это расходы компании, подтверждённые документами; 40 000 ₽ — возврат остатка аванса. Доходом не признают ни ту, ни другую часть.

А если подотчётные деньги так и не вернули?

Тогда решают, что с долгом. Если компания его прощает, сумма прощения становится доходом работника с удержанием НДФЛ. Если долг взыскивают с сотрудника, возвращённые деньги остаются возвратом аванса.

Можно ли вернуть подотчётные деньги не на счёт, а наличными в кассу?

Да, если компания принимает наличные. Для УСН способ возврата значения не имеет: и на счёт, и в кассу возвращается тот же аванс, дохода не возникает.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Деньги на счету — ещё не прибыль

Соберу цифры бизнеса на одном экране

Возврат подотчёта, авансы, займы — всё это движется по счёту, и по выписке легко принять оборот за выручку. Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами: выручка, заявки, деньги, маржа.

Вы видите, откуда пришли деньги и что из этого доход, а что — возврат своих же средств. Панель работает на телефоне и компьютере и присылает сообщение, когда цифра уходит за пределы, которые вы задали. Это для собственников, которые хотят видеть бизнес за пять минут в день.

Читать об услуге «Панель собственника»