Возврат дебиторской задолженности прошлых лет: как вернуть долг и отразить в учёте

Дебиторская задолженность прошлых лет — это суммы, которые контрагент должен был перечислить в прошлом году или раньше, но не перечислил. Когда деньги приходят сейчас, это не новый доход и не возврат ошибочного платежа, а исполнение старого обязательства. В учёте такой возврат отражают по тому же коду дохода, по которому начисляли долг.

Возврат дебиторки путают с возвратом излишне полученного дохода. Это разные операции: излишне полученные доходы возвращают по заявлению плательщика со счетов учёта доходов будущих периодов, а дебиторку прошлых лет контрагент платит сам, без заявления. Различие важно для проводок и для того, куда в итоге попадут деньги.

Долг по доходам — это когда контрагент должен вам за услугу, аренду или штраф. Возврат такого долга увеличивает доходы бюджета или учреждения по тому же коду, по которому долг начисляли. Долг по расходам — это когда вы перечислили аванс, а подрядчик не отработал или вернул часть денег. Здесь возврат восстанавливает расходы, а не приносит доход.

Для казённого учреждения разница принципиальная: возврат прошлогоднего аванса оно обязано перечислить в бюджет, а не зачесть в счёт других платежей. Бюджетное или автономное учреждение оставляет возврат у себя и направляет на те же цели. Поэтому перед возвратом проверяют, по какому виду учёта числится долг и какой код дохода или расхода указан в первичных документах.

Сначала сверьте долг с контрагентом: сумма в акте сверки должна совпадать с учётом. Если расхождение, возврат может уйти не туда или зависнуть. Проверьте, не истекла ли исковая давность — но это не мешает контрагенту заплатить добровольно.

В платёжном поручении на возврат укажите основание: номер и дату договора, акта или претензии. Если возврат идёт через казначейство, приложите документ, подтверждающий возврат, — платёжное поручение или заявление контрагента. Для казённых учреждений возврат прошлогодней дебиторки оформляют отдельным платежом в бюджет, а не зачётом.