Возмещение расходов с НДС или без НДС
Коротко
Возмещение расходов — это когда одна сторона договора возвращает другой потраченное: материалы, субподряд, коммунальные, транспортные, командировочные. Облагается ли эта сумма НДС, решает не название платежа, а то, как он записан в договоре. Если затраты уже входят в цену сделки, налог берут со всей цены. Если их перевыставляют сверх цены, продавец начисляет НДС по расчётной ставке на дату получения денег от заказчика.
Почему всё решает договор
В Налоговом кодексе нет отдельной статьи про компенсацию расходов. Поэтому налоговые последствия зависят от того, как стороны описали платёж: как часть цены товара, работы или услуги либо как отдельное возмещение сверх неё.
При первом варианте цена договора может быть фиксированной или переменной — тогда она складывается из постоянной части и суммы возмещаемых затрат. Так удобно, когда сумму расходов заранее не определить, например при ежемесячной оплате коммунальных услуг. При втором варианте возмещение прописывают в основном договоре или отдельным соглашением.
Два варианта в договоре
| Затраты в цене сделки | Затраты сверх цены | |
|---|---|---|
| Как записано | Возмещение — часть цены договора | Отдельная компенсация сверх цены |
| Налоговая база | Вся цена сделки с учётом возмещённых расходов (п. 1 ст. 154 НК) | Сумма возмещения (пп. 2 п. 1 ст. 162 НК) |
| Ставка | Общая — 22 %, 10 % или 0 % по операции | Расчётная — 22/122 или 10/110; на УСН со спецставкой — 5/105 или 7/107 |
| Счёт-фактура | На всю сумму по договору (п. 3 ст. 168 НК) | На сумму возмещения в одном экземпляре, с регистрацией в книге продаж |
| Вычет у заказчика | Есть — по счёту-фактуре на всю цену (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК) | Нет: налог отдельно к оплате не предъявляют, счёта-фактуры у заказчика нет |
| Когда начислять | При отгрузке по общим правилам | На дату получения возмещения |
Возмещение расходов облагается НДС или нет
Облагается, если платёж связан с оплатой товаров, работ или услуг по договору. При первом варианте налог берут со всей цены, включая возмещённые затраты: так требует пункт 1 статьи 154 НК. При втором — с самой суммы возмещения по пункту 2 статьи 162 НК, по расчётной ставке.
Не облагается, когда это не оплата сделки, а, например, возврат денег, которые исполнитель потратил в интересах заказчика без связи с ценой своих услуг. По отдельным видам расходов у ведомств есть особые разъяснения: так, при возмещении транспортных расходов на подачу и возврат вагонов счёт-фактуру по ним не выставляют, потому что исполнитель не начисляет на них налог. Прежде чем выбирать вариант, смотрите письма Минфина и ФНС по своей ситуации.
Что проверить в договоре
- Записано ли возмещение как часть цены или как отдельная сумма сверх неё — от этого зависит налоговая база.
- Какие именно расходы возмещаются и чем подтверждаются: счета, акты, чеки поставщиков.
- Кто выставляет счёт-фактуру и на какую сумму: на всю цену сделки или только на возмещение.
- Есть ли у заказчика право на вычет — при втором варианте его нет, при первом он зависит от того, платит ли заказчик НДС.
- Указана ли ставка: общая 22 % или 10 % либо расчётная 22/122 или 10/110.
- Если исполнитель на УСН со спецставкой — 5/105 или 7/107, а входной НДС к вычету он не принимает.
Частые вопросы
Компенсация затрат облагается ли НДС?
Смотря как записано в договоре. Если затраты входят в цену сделки — налог берут со всей цены по пункту 1 статьи 154 НК. Если их перевыставляют сверх цены — с суммы возмещения по пункту 2 статьи 162 НК по расчётной ставке.
По какой ставке считать налог с возмещения сверх цены?
По расчётной: 22/122 или 10/110 в зависимости от операции. На УСН со спецставкой — 5/105 или 7/107. Ставку 22 % применяют к отгрузкам с 1 января 2026 года.
Может ли заказчик принять НДС к вычету при втором варианте?
Нет. Налог дополнительно к перевыставленной сумме ему не предъявляют, счёта-фактуры у него нет. Вычет возможен только при первом варианте — по счёту-фактуре на всю цену сделки.
Что если заказчик на УСН?
Если он применяет специальные пониженные ставки НДС, входной налог к вычету он не принимает. Это касается и первого варианта, где счёт-фактура выставлена на всю цену.
Нужен ли отдельный счёт-фактура на возмещение?
При первом варианте — нет, счёт-фактура один на всю сумму по договору. При втором — да, на сумму возмещения в одном экземпляре, с регистрацией в книге продаж.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Прежде чем спорить о ставке, посчитайте деньги
Покажу, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре и клиенте
Возмещение расходов меняет цену сделки, а значит и то, сколько остаётся у вас после налогов. Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала: себестоимость, реклама, зарплаты, доставка, возвраты и налоги.
Вы получаете расчёт по каждой позиции, точку безубыточности и финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.