Внеплановый аванс
Коротко
Внеплановый аванс — это деньги, которые работник получает в счёт уже заработанной зарплаты раньше обычной даты выплаты. Закон его не запрещает: статья 136 Трудового кодекса требует платить зарплату не реже чем каждые полмесяца, но не мешает выдать часть раньше. Выдают такой аванс по заявлению работника и оформляют приказом, а удерживают из ближайших выплат.
Чем внеплановый аванс отличается от обычного
Обычный аванс — это первая часть зарплаты за месяц, которую компания платит всем в один и тот же день по правилам внутреннего трудового распорядка. Внеплановый аванс выдают отдельному работнику по его просьбе и вне этого графика: на лечение, на билеты, на срочный ремонт.
Природа у обоих одна: это оплата труда за уже отработанное время. Поэтому внеплановый аванс не создаёт отдельного долга работника перед компанией на будущее — он просто сдвигает срок выплаты части заработка. Выдать вперёд деньги за дни, которые ещё не отработаны, — уже другая операция, и её так просто из зарплаты не удержать.
Как оформить внеплановый аванс
- Заявление работника в письменной форме: сумма, причина, из какой выплаты удержать.
- Приказ руководителя о выдаче аванса со ссылкой на заявление и суммой к выдаче.
- Ведомость или расходный кассовый ордер, если выдают наличными, либо платёжное поручение на карту.
- Отметка в расчётной ведомости: выданная сумма зачитывается при начислении зарплаты за месяц.
- Удержание из ближайшей выплаты — в пределах суммы, которую работник уже заработал.
Как удержать выданное
Внеплановый аванс не удерживают отдельным решением, как недостачу: его просто зачитывают при расчёте зарплаты за месяц. Начислено за месяц — из этой суммы вычитают уже выданный аванс и НДФЛ, остаток выплачивают в день зарплаты.
Если работник увольняется, не успев отработать выданное, остаток долга удерживают при окончательном расчёте. Предел удержаний при каждой выплате — 20 % заработка по статье 138 Трудового кодекса, а в отдельных случаях, перечисленных в той же статье, — половина. Если долг больше предела, остаток работник возвращает добровольно, а при отказе вопрос решает суд.
НДФЛ и страховые взносы
Внеплановый аванс — часть заработной платы, поэтому НДФЛ и страховые взносы считают в общем порядке. Для НДФЛ датой получения зарплаты в денежной форме считается день её выплаты. Налог исчисляют и удерживают при каждой выплате зарплаты, включая внеплановый аванс.
Страховые взносы начисляют на всю сумму начисленной зарплаты за месяц, включая ту часть, что выдана авансом. Отдельной отчётности по авансу нет: он входит в общую сумму выплат и вознаграждений за месяц.
Частые вопросы
Обязан ли работодатель выдать внеплановый аванс, если работник просит?
Нет. Выдача аванса — право, а не обязанность компании. Отказать можно, но отказ лучше оформить письменно, чтобы у работника не осталось впечатления, что деньги обещали.
Можно ли выдать аванс больше, чем работник заработал к этой дате?
Можно, но тогда это уже не аванс в счёт заработка, а по сути заём. Удержать из зарплаты сумму сверх заработанного без письменного согласия работника нельзя, а предел удержаний при каждой выплате — 20 % по статье 138 ТК. Проще оформить такой платёж как договор займа с работником.
Надо ли брать с аванса НДФЛ в день выдачи?
Да. Зарплата в денежной форме считается полученной в день выплаты, поэтому НДФЛ исчисляют и удерживают при выдаче аванса.
Что делать, если работник уволился, а аванс не отработал?
Остаток удерживают при окончательном расчёте в пределах 20 % заработка по статье 138 ТК. Если после расчёта долг остался, предложите вернуть добровольно; при отказе взыскание идёт через суд.
Нужен ли внеплановый аванс в расчётном листке?
Да. В расчётном листке по статье 136 ТК видны составные части зарплаты и удержания, поэтому выданный аванс отражают как выплату в счёт зарплаты за месяц.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Авансы — только верхушка кассового вопроса
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Внеплановые авансы, срочные платежи и сверки съедают часы бухгалтерии и руководителя. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.