В скольких экземплярах оформляется внешняя докладная записка

Коротко

Внешняя докладная записка уходит за пределы организации — в вышестоящий орган, в другую компанию, в контрольное ведомство. Оформляют её в двух экземплярах: первый направляют адресату, второй с отметкой о вручении или отправке остаётся у отправителя. Внутреннюю докладную записку подписывает её составитель, если вопрос не выходит за пределы его компетенции; внешнюю подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Почему два экземпляра, а не один

Докладная записка — документ, которым одна сторона что-то сообщает другой, и отправителю нужен след этого сообщения. Второй экземпляр остаётся в деле: на нём ставят дату и номер исходящего, отметку о получении адресатом или квитанцию об отправке почтой.

Если записку вручают лично, на своём экземпляре просят принимающего поставить подпись, должность и дату. При отправке заказным письмом с описью вложения хранят опись и квитанцию — они подтверждают, что документ ушёл и что именно в нём было.

Третий и следующие экземпляры нужны, когда адресатов несколько: например, копия для вышестоящей организации и копия для профильного отдела. Тогда число экземпляров равно числу адресатов плюс один экземпляр отправителя.

Что указать в реквизитах

Бланк организации-отправителя с наименованием, адресом и контактами; для внешней переписки — полное наименование, как в ЕГРЮЛ.
Наименование документа — «Докладная записка», ниже заголовок к тексту: о чём записка, коротко и по делу.
Адресат: должность, фамилия и инициалы руководителя, наименование организации; если записка идёт в орган власти — полное наименование органа.
Дата и регистрационный номер по журналу исходящих документов организации.
Текст: факты, на которые ссылается автор, и просьба или предложение — что нужно от адресата.
Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой, приложения с перечнем, если они есть.

Кто подписывает внутреннюю докладную записку

Внутри организации докладную записку на имя руководителя структурного подразделения подписывает сам исполнитель или составитель, когда вопрос не выходит за пределы его компетенции. Так устроена практика оформления служебных и объяснительных записок: подпись автора подтверждает, что изложенные сведения — его собственные.

Если внутренняя записка адресована руководителю организации и затрагивает решения за пределами полномочий отдела, её визирует руководитель подразделения. Внешняя записка всегда идёт за подписью руководителя организации или лица, которому такое право дано доверенностью или уставом.

Подписант отвечает за содержание, поэтому записку не подписывают «на всякий случай» задним числом: дата подписи — это дата, когда документ реально готов.

Внутренняя и внешняя записка

	Внутренняя	Внешняя
Куда идёт	Внутри организации, своему руководителю	В другую организацию или орган
Сколько экземпляров	Один, плюс копии заинтересованным	Два: адресату и себе, плюс копии по числу адресатов
Кто подписывает	Составитель, если вопрос в его компетенции; иначе руководитель подразделения	Руководитель организации или уполномоченное лицо
Бланк	Обычный лист или внутренний бланк	Бланк организации с полными реквизитами
Регистрация	По номенклатуре дел подразделения	В журнале исходящих документов

Частые вопросы

Можно ли отправить внешнюю докладную записку в одном экземпляре?

Можно, но тогда у отправителя не останется документального следа о содержании. Второй экземпляр или заверенная копия нужны, чтобы при споре подтвердить, что именно и когда было направлено.

Нужна ли печать на внешней докладной записке?

Печать ставят, если организация её использует и локальный акт требует оттиска на исходящих документах. Подпись руководителя обязательна в любом случае.

Кто подписывает внутреннюю докладную записку на имя руководителя отдела?

Сам составитель, если вопрос не выходит за пределы его компетенции. Если записка касается решений уровня всего подразделения, её подписывает руководитель подразделения.

Как подтвердить, что адресат получил записку?

Подписью принимающего на экземпляре отправителя с датой либо уведомлением о вручении. Квитанцию и опись хранят как подтверждение отправки и состава вложения, а электронную копию направляют дополнительно.

Сколько экземпляров, если адресатов двое?

Три: по одному каждому адресату и один у отправителя. Копии для сведения другим отделам в число основных экземпляров не входят.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Документооборот не должен держаться на памяти одного человека

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Записки, согласования, карточки в CRM, ответы на одни и те же письма — на это уходят часы, и часть работы теряется, когда кто-то уходит в отпуск или увольняется.

Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам. Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»