Утеряна трудовая книжка: что делать при приёме на работу
Коротко
Если человек, поступающий на работу, потерял бумажную трудовую книжку, работодатель по его письменному заявлению с указанием причины отсутствия документа оформляет новую трудовую книжку (часть пятая статьи 65 ТК РФ). Второй путь — дубликат по последнему месту работы: тот, кто внёс последнюю запись, выдаёт его не позднее 15 рабочих дней со дня заявления работника (пункт 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
Что говорит закон
Часть пятая статьи 65 Трудового кодекса: при отсутствии у поступающего на работу трудовой книжки из-за утраты, повреждения или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку. В заявлении человек указывает причину, по которой документа нет. Исключение — случаи, когда книжка на работника не ведётся вовсе.
Пункт 27 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н: тот, кто утратил трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись. Этот работодатель выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления.
Два пути не спорят между собой: дубликат восстанавливает записи о прошлом стаже, а новая книжка у нового работодателя просто заводится с чистого листа и без записей прежних мест работы.
Как правильно оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция
- Работник пишет заявление об утере на имя работодателя, где была внесена последняя запись в трудовую книжку: указывает причину — утеря — и просит выдать дубликат.
- Работодатель издаёт приказ о выдаче дубликата и готовит сам бланк трудовой книжки.
- В дубликат вносят сведения о прежнем стаже на основании подтверждающих документов, а также сведения о работе и награждениях по последнему месту работы. На титульном листе ставят пометку «Дубликат».
- Запись о выдаче дубликата вносят в книгу учёта движения трудовых книжек.
- Дубликат вручают работнику под подпись. Срок выдачи — не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (пункт 27 Порядка № 320н).
- Если прежний работодатель недоступен, новый работодатель по письменному заявлению работника оформляет новую трудовую книжку — часть пятая статьи 65 ТК РФ.
Выдача дубликата трудовой книжки
Выдаёт дубликат работодатель по последнему месту работы — тот, где в книжку внесена последняя запись. Он же обязан восстановить в дубликате сведения о работе и стаже. Новый работодатель выдаёт не дубликат, а новую трудовую книжку: записей о прошлых местах работы в ней нет, есть только запись о приёме.
Если обратиться к прежнему работодателю невозможно, Онлайн Инспекция Роструда в разъяснении от 11.09.2026 допускает, что дубликат может выдать новый работодатель. Это разъяснение ведомства, а не отдельная норма кодекса, поэтому безопаснее сначала попробовать получить дубликат по прежнему месту работы.
В течение какого срока следует оформить дубликат
Дубликат трудовой книжки оформляют не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления — пункт 27 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Срок считают в рабочих днях, а не в календарных.
Для новой трудовой книжки у нового работодателя закон отдельного срока не устанавливает: её оформляют по письменному заявлению работника. Сведения о работе передают также для формирования электронных сведений о трудовой деятельности.
Сравнение вариантов
| Дубликат по последнему месту работы | Новая книжка у нового работодателя | |
|---|---|---|
| Кто оформляет | Работодатель, внёсший последнюю запись | Работодатель, принимающий на работу |
| Основание | Заявление работника об утере, п. 27 Порядка № 320н | Письменное заявление с причиной отсутствия, ч. 5 ст. 65 ТК РФ |
| Срок | Не позднее 15 рабочих дней со дня заявления | Закон срока не задаёт — оформляют при приёме |
| Записи о прошлой работе | Восстанавливаются | Нет, только запись о приёме |
| Когда подходит | Прежний работодатель работает и доступен | Обратиться к прежнему работодателю невозможно |
Частые вопросы
Можно ли принять человека без трудовой книжки?
Да. По части пятой статьи 65 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению человека оформить новую трудовую книжку — отсутствие документа не мешает приёму.
В течение какого срока оформляют дубликат?
Не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления — пункт 27 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Куда обращаться за дубликатом?
К работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. Именно он выдаёт дубликат.
Что делать, если прежняя компания ликвидирована?
Онлайн Инспекция Роструда в разъяснении от 11.09.2026 допускает, что дубликат в таком случае может выдать новый работодатель. Параллельно человек может подтвердить стаж выпиской из электронной трудовой книжки через Госуслуги и архивными документами.
Нужна ли бумажная книжка, если человек перешёл на электронную?
Нет. Если в сведениях о трудовой деятельности есть отметка об отказе от бумажной книжки, достаточно электронных сведений — по форме СТД-Р или СТД-СФР.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые бумаги не должны тормозить найм
Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ
Пока разбираются с книжками и заявлениями, найм стоит. Я смотрю, на что в отделах уходят часы: одни и те же ответы кандидатам, карточки в CRM, отчёты, сверки.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время кадров и менеджеров.