Удержание излишне выплаченных отпускных при увольнении

Коротко

Излишне выплаченные отпускные — это оплата дней отпуска, которые работник получил авансом, за рабочий год, который не отработал до конца. При увольнении работодатель вправе удержать эти суммы из окончательного расчёта (абзац 5 части 2 статьи 137 ТК РФ). Это право, а не обязанность: удержание можно не делать вовсе.

Когда долг возникает

Рабочий год считается от даты приёма на работу и редко совпадает с календарным. Если человек отгулял 28 дней за год, который ещё не закончился, а потом увольняется, часть отпускных оплачена за дни, которые он не отработает.

Удержание законно, только когда совпало всё сразу: отпуск взят авансом, трудовой договор расторгается, увольнение происходит до конца того рабочего года, за который отпуск предоставлен, и основание увольнения не попадает в исключения статьи 137. Пока человек работает, принудительно удержать эти деньги нельзя: увольнение — единственный момент для такого удержания.

Если работник доработал рабочий год до конца, долга нет, даже когда отпуск отгулян полностью.

Когда удерживать нельзя

Увольнение по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ — отказ от перевода на другую работу по состоянию здоровья.
Ликвидация организации или прекращение деятельности ИП, сокращение численности или штата — пункты 1 и 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Смена собственника имущества организации — пункт 4 части 1 статьи 81 ТК РФ.
Призыв на военную или альтернативную гражданскую службу, восстановление прежнего работника, признание работника полностью неспособным к труду, смерть или признание умершим либо безвестно отсутствующим, а также предусмотренные законом чрезвычайные обстоятельства — пункты 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 ТК РФ.

Как правильно рассчитать, сколько удержать

Сначала считают заработанные дни: продолжительность отпуска за год делят на 12 и умножают на число полных месяцев стажа, дающего право на отпуск. Затем из уже использованных дней вычитают заработанные. При отпуске 28 дней это 2,33 дня за месяц; излишки меньше половины месяца отбрасывают, от половины и больше — округляют до целого месяца.

Долг считают по среднему дневному заработку, по которому оплачивали отпуск. Но при удержании средний заработок пересчитывают по правилам Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённого постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540. Если в расчётном периоде были повышения окладов, средний заработок для возврата берут с учётом коэффициента.

Дальше сумму долга сопоставляют с выплатой при увольнении: зарплатой за отработанные дни и компенсацией за неиспользованный отпуск.

Предел удержания и нехватка денег

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы — не больше 20 % суммы, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долга больше, чем позволяет удержать окончательный расчёт, остаток работодатель взыскать не может: закон не даёт ему права требовать возврата неудержанных отпускных. Работник может вернуть остаток добровольно — заявлением на удержание из доходов или переводом на счёт организации.

Если работник пишет заявление о добровольном удержании, ограничение в 20 % не применяется: инициатива исходит от него, а не от работодателя. Добровольный возврат возможен в любой момент, в том числе до окончательного расчёта.

Взносы и НДФЛ при удержании

Само удержание неотработанных отпускных не требует пересчёта страховых взносов, начисленных на эти отпускные: на сумму удержания уменьшается база по взносам в периоде удержания. Минфин при этом считает, что уточнённый расчёт по страховым взносам за период, когда отпускные начислены полностью, подать всё же нужно (письмо от 17.10.2022 № 03-15-05/100327).

Возвращённые отпускные исключают из дохода работника, а работодатель пересчитывает НДФЛ. Излишне удержанный налог учитывают при окончательном расчёте или возвращают работнику по установленному порядку.

Частые вопросы

Работник взял отпуск авансом и увольняется — обязан ли он вернуть деньги?

Сам по себе нет: обязанности самостоятельно возмещать неотработанные отпускные закон не устанавливает. Работодатель вправе удержать их из расчёта при увольнении, а остаток сверх удержанного вернуть можно только добровольно.

Можно ли удержать больше 20 % окончательного расчёта?

По общему правилу нет — статья 138 ТК РФ ограничивает все удержания 20 % суммы, причитающейся работнику. Больше можно, только если работник сам написал заявление о добровольном удержании.

Обязан ли работодатель удерживать отпускные за неотработанные дни?

Нет. Это право, а не обязанность: удержание можно не производить вовсе, и тогда долг остаётся непогашенным.

Что считается счётной ошибкой при излишней выплате?

Только ошибка в арифметических действиях — сложении, вычитании, умножении, делении. Сбои программы и технические ошибки счётными не признаются, поэтому взыскать переплату по ним нельзя.

Что делать, если работник оспаривает удержание?

Для удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении согласие работника не требуется. Если работник считает удержание незаконным или неверно рассчитанным, он вправе оспорить его в установленном порядке.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Разбор расчёта без споров

Покажу, где в вашей рутине ИИ окупается

Удержание отпускных — один из десятков регулярных расчётов, которые съедают часы бухгалтерии и кадров. Я смотрю, на что в отделах уходят часы: сверки, карточки в CRM, отчёты, ответы на одни и те же вопросы, — и показываю, какую часть этой работы выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина держит продавцов, менеджеров и бухгалтерию.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»