Учёт трудовых книжек: где хранятся и как вести книги учёта

Пункт 39 порядка обязывает вести учёт трудовых книжек и вкладышей к ним, а также учёт бланков трудовой книжки и вкладыша. По пункту 40 это две отдельные книги: в одной — движение трудовых книжек и вкладышей, в другой — приход и расход чистых бланков.

Форму закон не устанавливает: работодатель разрабатывает бланки книг сам. Можно взять за основу прежние формы — это не запрещено. Правило о собственной разработке касается случая, когда нужно начать новую книгу; уже начатую можно вести до окончания.

В книге движения указывают трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, и книжки с вкладышами, которые выдают вновь, — с серией и номером. В книге бланков фиксируют все операции с получением и расходом бланков, тоже с серией и номером каждого.

Обе книги нумеруют, прошивают и заверяют подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя и печатью, если она есть. Журнал ведут на бумаге: электронный документооборот к нему не применяют.

Бумажные трудовые книжки работников хранятся у работодателя — в кадровой службе или у сотрудника, которому приказом поручено ведение, хранение, учёт и выдача книжек. На руки книжку выдают при увольнении, а также в случаях, прямо предусмотренных законом.

Чистые бланки трудовой книжки и вкладыша — документы строгой отчётности: они хранятся у работодателя и выдаются ответственному лицу по его заявке. По окончании каждого месяца ответственный представляет в бухгалтерию отчёт о наличии и расходе бланков.

Если компания присоединилась к другой при реорганизации, правопреемник начинает вести новую книгу учёта движения: старые книги остаются документами присоединённых организаций.

Работодатель организует работу по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек и вкладышей. Делает это уполномоченное лицо, назначенное приказом или распоряжением.

Если ответственного не назначить, учёт распадается: книжки принимают без записи в журнале, бланки расходуются без отчёта. Проверить это может государственная инспекция труда.

Специальных правил исправления ошибок и пропусков в книге учёта закон не содержит. Роструд на портале «Онлайнинспекция.рф» предложил такой подход: добавить запись в последовательности уже имеющихся строк, продолжив сквозную нумерацию, и обязательно отметить причину нарушения хронологии.

То есть строку задним числом в середину журнала не вставляют: запись идёт в конец, а рядом поясняют, почему она относится к прошлому году. Так журнал остаётся пронумерованным и прошитым, а расхождение объяснено.