Счёт на аванс: что это и как его выставить
Коротко
Счёт на аванс — это документ, по которому покупатель перечисляет предоплату за товары, работы или услуги до их поставки. Обязательной формы для него закон не устанавливает: каждая организация и предприниматель составляют счёт по своим правилам, а обязательным документом для налога на добавленную стоимость служит счёт-фактура на полученную предоплату.
Зачем нужен счёт на аванс
Счёт на аванс связывает договор и платёж: в нём видно, за что и сколько платит покупатель, на какой счёт идут деньги и на каком основании. Если договор предусматривает предоплату, счёт становится удобной бумагой для бухгалтерии обеих сторон.
Обязательным счёт на предоплату не является: стороны могут прописать в договоре, что аванс платится по счёту, а могут обойтись без него. Решение зависит от условий сделки и от того, как устроен документооборот у продавца и покупателя.
Требования к форме счёта на оплату нормативными документами не установлены. Поэтому вид счёта у разных организаций отличается, а внутренний регламент компании задаёт, кто его формирует и подписывает.
Какие реквизиты указать в счёте на аванс
- Наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя — поставщика, который выставляет счёт.
- ИНН и КПП поставщика при наличии.
- Номер расчётного счёта поставщика и реквизиты банка, в котором он открыт.
- Дата и номер счёта.
- Наименование товаров, работ или услуг по договору, их количество, цена за единицу и стоимость.
- Общая сумма счёта на предоплату цифрами и прописью.
- Выделенная сумма НДС или пометка «НДС не облагается».
- Подпись руководителя или другого уполномоченного лица либо индивидуального предпринимателя, печать поставщика при наличии.
Счёт на аванс и счёт-фактура на аванс: в чём разница
Это два разных документа, и путать их не стоит. Счёт на аванс — расчётная бумага для покупателя: сколько перечислить и куда. Счёт-фактура — документ налогового учёта по налогу на добавленную стоимость, и его состав регулирует Налоговый кодекс.
Пункт 3 статьи 168 Налогового кодекса требует выставлять счёт-фактуру не позднее пяти календарных дней считая со дня отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или со дня получения суммы оплаты, частичной оплаты в счёт предстоящих поставок. То есть при предоплате счёт-фактура на аванс появляется именно в этот срок, а не в момент выставления счёта на предоплату.
Счёт-фактуру на аванс составляют после получения предоплаты и выставляют не позднее пяти календарных дней со дня её получения. Поэтому если покупатель просит счёт на предоплату заранее, это ещё не повод выставлять счёт-фактуру: она привязана к поступлению денег.
Нужно ли продавцу выставлять счёт-фактуру на аванс во всех случаях и какие есть исключения, смотрите в статье 168 и в пункте 1 статьи 167 Налогового кодекса: момент определения базы по налогу на добавленную стоимость и перечень ситуаций, когда счёт-фактура не составляется, заданы там.
Счёт на аванс и счёт-фактура: кто за что отвечает
| Счёт на аванс | Счёт-фактура на аванс | |
|---|---|---|
| Назначение | Расчётный документ для предоплаты | Документ налогового учёта по НДС |
| Кто устанавливает форму | Сама организация или предприниматель | Налоговый кодекс |
| Когда появляется | Когда стороны так договорились | Не позднее пяти календарных дней со дня получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ) |
| Дата документа | Дата выставления счёта | Дата составления после получения предоплаты, в пределах установленного срока |
| Обязателен ли | Нет, если не следует из договора | Зависит от ситуации: смотрите статью 168 и пункт 1 статьи 167 НК РФ |
Частые вопросы
Обязательно ли выставлять счёт на аванс?
Нет. Наличие счёта на предоплату не является обязательным: решение зависит от условий договора и обстоятельств сделки. Если договор требует оплату по счёту, его нужно выставить; если нет — можно обойтись без него.
Можно ли не указывать НДС в счёте на аванс?
Сумму налога на добавленную стоимость в счёте выделяют, а если операция не облагается — пишут «НДС не облагается». Как считать налог с предоплаты и когда он не начисляется, смотрите в главе 21 Налогового кодекса.
Когда выставлять счёт-фактуру на аванс?
Не позднее пяти календарных дней считая со дня получения суммы оплаты, частичной оплаты в счёт предстоящих поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг — пункт 3 статьи 168 Налогового кодекса. Счёт-фактуру составляют после получения предоплаты и выставляют в пределах указанного срока.
Чем счёт на аванс отличается от счёта-фактуры?
Счёт на аванс — расчётный документ для покупателя, его форма законом не установлена. Счёт-фактура — документ налогового учёта по НДС, и правила его выставления задаёт Налоговый кодекс.
Что будет, если в счёте не хватит реквизитов?
Оплата по такому счёту будет невозможна или затруднена. Без наименования поставщика, его ИНН, банковских реквизитов, суммы и назначения платежа покупателю нечем подтвердить, за что и кому он перечисляет деньги.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Документы должны работать, а не лежать в папке
Покажу, какую рутину в компании можно отдать ИИ
Счета, карточки в CRM, ответы на одни и те же вопросы клиентов — на это уходят часы, и часть работы можно передать программам. Я смотрю, где в отделах теряется время, и показываю, что выгодно автоматизировать в первую очередь.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.