Счёт-фактура при УСН: когда нужна и что писать про НДС
Коротко
Счёт-фактура при УСН нужна не всегда: всё зависит от того, платит компания НДС или освобождена от него. С 2026 года упрощенцы с доходом за 2025 год выше 20 млн ₽ стали плательщиками НДС и выставляют счета-фактуры по общим правилам — не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки или предоплаты. Тот, кто освобождён от НДС, счёт-фактуру не составляет, а в документах пишет «Без НДС».
Кто на УСН выставляет счёт-фактуру
Счёт-фактура — документ, по которому покупатель принимает к вычету предъявленный продавцом НДС (пункт 1 статьи 169 Налогового кодекса). Поэтому обязанность выставлять её привязана не к системе налогообложения, а к статусу плательщика НДС.
С 2026 года организации и ИП на УСН, у которых доход за 2025 год превысил 20 млн ₽, исчисляют и уплачивают НДС. Вместе с этим они обязаны выставлять счета-фактуры, вести книги покупок и продаж и сдавать декларацию по НДС — так разъяснила ФНС в письме от 30.12.2025 № СД-4-3/11836@. Счёт-фактуру составляют в двух экземплярах, на бумаге или электронно, не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки или предоплаты: один экземпляр продавец регистрирует в книге продаж, второй передаёт покупателю.
Если лимит превышен уже в течение 2026 года, НДС и счета-фактуры начинают применяться с первого числа месяца, следующего за месяцем превышения. Если операция освобождена от НДС по статье 149 или не признаётся объектом обложения по пункту 2 статьи 146, счёт-фактуру не составляют.
Когда счёт-фактура не нужна
- Компания или ИП на УСН освобождены от НДС: доход за 2025 год не превысил 20 млн ₽, а в 2026 году лимит ещё не превышен.
- Операция освобождена от НДС по статье 149 Налогового кодекса.
- Операция не признаётся объектом обложения НДС по пункту 2 статьи 146 Налогового кодекса.
- Продажа обычному физлицу за наличные или картой — счёт-фактуру покупателю не выдают.
- Продавец платит НДС, а покупатель нет, и стороны письменно договорились работать без счёта-фактуры по конкретной сделке.
Что писать в графе НДС при освобождении
Освобождённый от НДС упрощенец счёт-фактуру не составляет. В отгрузочных документах — накладной, акте, УПД со статусом «2» — НДС не выделяют, а ставят отметку «Без НДС». Так же поступают при операциях, освобождённых по статье 149.
Если такой продавец всё же выставит покупателю счёт-фактуру с выделенной суммой НДС, эту сумму придётся перечислить в бюджет — пункт 5 статьи 173 Налогового кодекса. Покупатель может принять указанную сумму НДС к вычету при соблюдении условий статей 171 и 172 Налогового кодекса.
Можно ли на УСН выставить счёт-фактуру с НДС
Можно, если компания уже плательщик НДС: тогда НДС в счёте-фактуре — обычная обязанность, а не вольность. Упрощенец на спецставках 5 % или 7 % тоже выставляет счета-фактуры, но вычет входного НДС при этих ставках не применяет.
Другой случай — освобождённый упрощенец, который выставил счёт-фактуру с НДС по просьбе контрагента. Права на вычет у него нет, а налог по выставленному документу заплатить придётся полностью. Поэтому прежде чем соглашаться на такую просьбу, посчитайте сумму налога и решите, готовы ли вы отдать её из выручки.
Счёт-фактура при разных статусах на УСН
| Освобождён от НДС | Плательщик НДС на УСН | |
|---|---|---|
| Когда возникает статус | Доход за 2025 год не выше 20 млн ₽, а в 2026 году лимит ещё не превышен | Доход за 2025 год выше 20 млн ₽ или превышение лимита в 2026 году |
| Счёт-фактура | Не составляют | Составляют не позднее 5 календарных дней с отгрузки или аванса |
| Графа НДС | «Без НДС» | Ставка 5 %, 7 % или 22 % — по выбору и условиям |
| Книга продаж и декларация | Не ведут по этим операциям | Ведут книгу продаж и сдают декларацию по НДС |
| Если выставил счёт-фактуру с НДС | Налог придётся заплатить в бюджет по пункту 5 статьи 173 | Налог платится по общим правилам |
Частые вопросы
Нужна ли счёт-фактура ИП без НДС?
Нет. Если ИП на УСН освобождён от НДС, счёт-фактуру он не составляет, а в документах пишет «Без НДС». Исключение — операции, где ИП выступает налоговым агентом по НДС: тогда счёт-фактуру он выставляет от себя.
Нужна ли счёт-фактура организации, которая работает без НДС?
По общему правилу нет. Освобождённый от НДС продавец счёт-фактуру не составляет. Но если он её выставит с выделенным налогом, сумму придётся перечислить в бюджет по пункту 5 статьи 173 Налогового кодекса.
В какой срок выставляют счёт-фактуру?
Не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или получения предоплаты. Правило одинаковое для всех плательщиков НДС, включая упрощенцев.
Можно ли заменить счёт-фактуру другим документом?
Да, вместо счёта-фактуры продавец вправе оформить универсальный передаточный документ со статусом «1»: он заменяет и счёт-фактуру, и накладную или акт. УПД со статусом «2» — только первичный документ, права на вычет он не даёт.
Что будет, если не выставить счёт-фактуру покупателю?
Покупатель не сможет принять НДС к вычету. Продавцу грозят штрафы за грубое нарушение правил учёта по статье 120 Налогового кодекса, а при занижении базы по НДС — штраф от суммы неуплаченного налога.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Документы не должны тормозить продажи
Соберу ИИ-агента, который готовит документы за вас
Счёт-фактура, УПД, акт — рутина, которая повторяется каждый месяц и отнимает часы у бухгалтера и менеджеров. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает заявку, сверяет документы и готовит расчёт по вашим правилам.
Подключаю агента к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы. Вы платите за агента, который работает, а не за презентацию. Это для компаний, где одна задача повторяется сотни раз в месяц.