Счёт-фактура без НДС: когда нужна и как оформить

Общее правило: счёт-фактуру составляют при исчислении НДС. Если налога нет, документ чаще всего не нужен. Но есть случаи, когда его оформляют с пометкой «Без налога (НДС)»: так делают организации и индивидуальные предприниматели на общей системе, освобождённые от НДС по статье 145 Налогового кодекса. Они выставляют счёт-фактуру с такой пометкой, хотя налог не начисляют.

Другая ситуация — операции, которые не облагаются НДС по статье 149 Налогового кодекса. По ним счёт-фактуру не составляют, а в отгрузочных документах ставят отметку «Без НДС». Это относится, например, к отдельным медицинским услугам, части услуг общепита при выполнении условий, работам и услугам в сфере ЖКХ, перевозке пассажиров городским и пригородным транспортом, продаже российского программного обеспечения из реестра.

Если покупатель — физическое лицо и платит наличными или картой, счёт-фактуру не оформляют. Основанием для учёта служит кассовый чек или бланк строгой отчётности, а продавец отражает НДС в книге продаж на основании сводного документа по продажам физлицам.

На упрощённой системе налогообложения обязанность выставлять счета-фактуры зависит от дохода. Если доход за прошлый год не превысил 20 млн рублей, предприниматель или компания освобождены от НДС. При превышении 20 млн рублей в текущем году освобождение теряется с первого числа следующего месяца. В этом случае счета-фактуры, в том числе с пометкой «без НДС», не выставляют, книги покупок и продаж не ведут и декларацию по НДС не сдают. Это правило подтверждено пунктом 5 статьи 168 Налогового кодекса и рекомендациями ФНС.

Если доход за 2025 год превысил 20 млн рублей, упрощенец исчисляет НДС с 1 января 2026 года. При превышении порога в течение 2026 года — с первого числа месяца, следующего за месяцем превышения. Тогда он обязан оформлять счета-фактуры при отгрузке и при получении авансов. В графе 7 он указывает ставку 5 %, 7 % или общую 22 % — в зависимости от выбранного режима. Счёт-фактура без НДС в этом случае уже не подходит: налог начисляется.

Если упрощенец не платит НДС, но по просьбе покупателя всё же выставил счёт-фактуру с пометкой «Без НДС», обязанности платить налог это не создаёт. Однако такой документ может запутать контрагента: покупатель не получит вычета, а у продавца появится лишняя бумага. Безопаснее объяснить покупателю, что при УСН без НДС счёт-фактура не нужна, и ограничиться договором, актом или универсальным передаточным документом без налога.