Расчёты с дебиторами и кредиторами
Коротко
Расчёты с дебиторами и кредиторами — это все долги, которые связывают компанию с её контрагентами: покупатели, которые ещё не заплатили, поставщики, которым ещё не заплатили мы, а также подотчётные лица, бюджет и прочие должники и заимодавцы. Дебиторская задолженность — деньги, которые должны компании, кредиторская — деньги, которые компания должна сама. Учёт ведут по каждому контрагенту и каждому договору отдельно.
Что входит в расчёты
Дебиторская задолженность — это неоплаченные покупателями счета, выданные поставщикам авансы, переплата по налогам, долги подотчётных лиц за выданные и не подтверждённые документами суммы, претензии и штрафы, которые должник признал или которые взыскал суд. Кредиторская — это долги компании: перед поставщиками за поставленный товар, перед бюджетом по налогам, перед работниками по зарплате, перед заимодавцами по кредитам и займам.
Ключевое правило учёта: задолженность считают по каждой хозяйственной операции, по каждому контрагенту и по каждому договору отдельно. Если с одним покупателем заключено несколько договоров, долг по ним не сворачивают в одну сумму.
Как вести учёт расчётов
- Открывайте аналитику по каждому контрагенту и каждому договору — иначе долг одного покупателя закроет переплату другого и картина расчётов исказится.
- Выданные авансы и окончательные расчёты с поставщиками учитывайте раздельно: аванс — это дебиторская задолженность поставщика, окончательный расчёт — кредиторская задолженность компании.
- Задолженность покупателей показывайте в отчётности за вычетом резерва по сомнительным долгам.
- Валютные долги пересчитывайте в рубли по курсу Банка России на отчётную дату.
- Штрафы, пени и неустойки, которые должник признал или которые взысканы решением суда, отражайте в составе дебиторской или кредиторской задолженности до фактической оплаты.
- Сверяйтесь с контрагентами регулярно: акт сверки подтверждает сумму долга и снимает споры при инвентаризации.
Инвентаризация расчётов
Инвентаризация расчётов с дебиторами и кредиторами — обязательная процедура перед годовой отчётностью и при смене материально ответственных лиц. По её результатам оформляют опись расчётов: в ней по каждому контрагенту раскрывают документ-основание долга (договор, решение суда) с датой и номером, дату исполнения обязательства, данные акта сверки и валюту долга.
Организации бюджетной сферы с 1 января 2026 года оформляют инвентаризационную опись расчётов по форме 0510469 — она заменила прежнюю форму 0504089. В описи отражают расчёты по счетам 204.00 (кроме 204.21 и 204.31), 206.00, 208.00, 210.05, 215.00, 302.00, 303.00, 304.00 (кроме 304.04 и 304.05), а также по забалансовым счетам 04, 20 и 42. Табличная часть разделена на сведения по данным бухучёта и сведения по данным комиссии.
Просроченные долги и списание
Дебиторскую задолженность, по которой истёк срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания, списывают по каждому обязательству отдельно. Основание — данные проведённой инвентаризации, письменное обоснование и приказ руководителя. Списанный долг относят на средства резерва сомнительных долгов, а если резерв не создавался — на финансовый результат.
Списание долга из-за неплатёжеспособности должника не отменяет сам долг: его отражают за бухгалтерским балансом ещё пять лет с момента списания, чтобы следить за возможностью взыскания, если имущественное положение должника изменится. Кредиторскую задолженность с истёкшим сроком исковой давности списывают в том же порядке — по инвентаризации, обоснованию и приказу руководителя.
Оставлять на балансе неурегулированные суммы по расчётам нельзя: каждая сумма должна быть подтверждена документом либо списана.
Дебиторка и кредиторка: в чём разница
| Дебиторская задолженность | Кредиторская задолженность | |
|---|---|---|
| Кто должен | Контрагент должен компании | Компания должна контрагенту |
| Что отражает | Неоплаченные счета покупателей, выданные авансы, переплата по налогам | Долги поставщикам, бюджету, работникам, заимодавцам |
| Просрочка | Долг не погашен в срок по договору | Долг не погашен в срок по договору |
| Списание | По инвентаризации, обоснованию и приказу руководителя | По инвентаризации, обоснованию и приказу руководителя |
| Учёт после списания | За балансом пять лет | — |
Частые вопросы
Нужно ли сворачивать долги одного контрагента по разным договорам?
Нет. Задолженность рассчитывают по каждому договору отдельно: если с одним покупателем заключено несколько договоров, долг по каждому включают в дебиторскую или кредиторскую задолженность самостоятельно.
Как отразить в отчётности долг покупателя, который может не заплатить?
Показать его за вычетом резерва по сомнительным долгам. Резерв создают в порядке, предусмотренном учётной политикой, и он уменьшает сумму дебиторской задолженности в балансе.
Что делать с долгом, по которому истёк срок исковой давности?
Списать по каждому обязательству на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя. Долг относят на резерв сомнительных долгов, а если резерв не создавался — на финансовый результат.
Надо ли вести учёт списанного долга дальше?
Да, за балансом в течение пяти лет с момента списания: это нужно, чтобы отслеживать возможность взыскания, если имущественное положение должника изменится. Списание не аннулирует задолженность.
Как учесть штраф, который должник ещё не заплатил?
Если должник признал штраф, пени или неустойку либо есть решение суда об их взыскании, сумму отражают в составе дебиторской задолженности до фактического получения денег.
В какой валюте показывать долг иностранного контрагента?
В рублях: сумму пересчитывают по курсу Банка России на отчётную дату.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Долги видно в отчёте, а время на сверку уходит
Соберу ИИ-агента, который разбирает заявки и документы
Пока бухгалтер сверяет акты и выписки, заявки и счета копятся. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: разобрать входящий документ, вытащить суммы и контрагента, сверить с базой и передать в CRM или 1С.
Агента проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы и подключаю к почте, мессенджерам и учётной системе. Это для компаний, где одна и та же операция повторяется сотни раз в месяц.