Программа для договоров

Коротко

Программа для договоров — это учётная система, в которой договоры хранятся не папками на диске, а карточками с реквизитами: контрагент, сумма, срок действия, ответственный, файл, история версий. Из карточек складывается реестр, по которому видно, что скоро закончится, что ждёт подписи и по какому договору не пришёл платёж.

Что умеет программа для договоров

Главная работа любой такой программы — реестр. В нём у каждого договора есть карточка: номер, дата, контрагент, предмет, сумма, срок, ответственный сотрудник и файл. Из карточек строятся выборки: все действующие договоры с поставщиками, все, что заканчиваются в этом квартале, все, по которым не было оплаты.

Второй слой — шаблоны и подготовка. Программа подставляет данные из карточки контрагента в готовый шаблон, и менеджер не набирает реквизиты вручную. Дальше документ уходит на согласование по заданному маршруту: юрист, бухгалтер, руководитель. Крупные системы ведут и переговорную историю — сравнение версий, правки, комментарии.

Третий слой — контроль сроков. Напоминания о пролонгации, об оплате, об отчёте по этапу. Без этого блока программа превращается в архив, а архив договоров и без неё есть.

Функции, которые стоит искать

Реестр с карточками договоров и полнотекстовым поиском по файлам.
Шаблоны договоров и библиотека готовых формулировок, чтобы типовые документы не собирались заново.
Напоминания о сроках: окончание, пролонгация, оплата, отчёт по этапу.
Маршрут согласования: кто, в каком порядке и с какого момента считается согласованным.
Версии и сравнение правок: видно, что изменилось между редакциями.
Электронная подпись или связка с сервисом подписи.
Выгрузка в бухгалтерию и связь с CRM, чтобы договор не заводился дважды.

Бесплатные программы для учёта договоров

Бесплатный уровень у таких сервисов обычно ограничен объёмом: несколько документов в месяц, один пользователь, нет шаблонов и напоминаний. Этого хватает, когда договоров единицы и подписывает их сам собственник.

Второй бесплатный вариант — таблица. Google Таблицы или Excel с листом «Реестр»: номер, контрагент, сумма, дата начала, дата окончания, ответственный, ссылка на файл. Работает без обучения, но не напоминает о сроках, не хранит версии и ломается, когда редактируют двое одновременно.

Третий вариант — бесплатный тариф корпоративной платформы, если компания уже сидит в ней. Например, решения для управления договорами строят на Microsoft 365 и SharePoint поверх Teams и Outlook; отдельные продукты дают пробный период на две недели.

Таблица, бесплатный тариф и платная система

	Таблица	Бесплатный тариф сервиса	Платная система
Реестр договоров	Есть, руками	Есть, с карточками	Есть, с карточками и связями
Напоминания о сроках	Нет	Обычно нет или минимум	Есть
Шаблоны и подстановка реквизитов	Нет	Ограниченно	Есть
Согласование по маршруту	Нет	Обычно нет	Есть
Версии и сравнение правок	Нет	Редко	Есть
Электронная подпись	Нет	Иногда в связке	Есть или подключается
Ограничение объёма	Нет, но растёт ручная работа	Лимит документов в месяц	По тарифу

Как выбрать под свой объём

Считайте не договоры вообще, а действия с ними за месяц: сколько создаётся, сколько правится, сколько уходит на подпись, сколько продлевается. До десятка действий хватает таблицы и календаря с напоминаниями. Когда появляется второй согласующий и несколько версий одного документа, таблица начинает терять правки, и тогда смотрят на систему с версиями и маршрутом.

Отдельно проверьте, с чем программа должна дружить: с бухгалтерией, CRM, почтой и сервисом подписи. Если договоры рождаются из заявок в CRM, лучше, чтобы карточка создавалась там же, а не переносилась вручную.

Частые вопросы

Можно ли вести договоры бесплатно?

Да. Таблица с реестром и календарём напоминаний закрывает учёт при небольшом объёме. Бесплатные тарифы сервисов управления договорами обычно ограничены числом документов в месяц и одним пользователем, а шаблоны и напоминания в них часто только на платных уровнях.

Чем программа отличается от папки с файлами?

Папка хранит документ, программа хранит сведения о нём: срок, сумму, ответственного, статус согласования и историю версий. По этим сведениям строятся выборки и напоминания, которых в папке нет.

Нужна ли электронная подпись внутри программы?

Не обязательно. Подпись можно делать в отдельном сервисе и прикладывать подписанный файл к карточке. Встроенная подпись удобнее тем, что статус договора меняется в одном месте.

Что делать, если договоров много, а бюджет небольшой?

Начните с реестра в таблице и настройте напоминания по датам окончания. Когда ручная работа начнёт съедать время, переходите на систему с шаблонами и маршрутом согласования — тогда будет видно, за что платите.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Договоры — это повторяющаяся рутина

Соберу ИИ-агента, который разбирает договоры за вас

Пока договоров немного, их разбирает человек. Когда их десятки в месяц, на глаза попадают только те, что принесли на подпись. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он читает договор, вытаскивает сроки, суммы и обязанности, сверяет с вашими условиями и кладёт результат в карточку.

Агента подключаю к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих договоров из вашей работы. Вы платите за агента, который работает, а не за презентацию.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»