Как проверить электронную трудовую книжку сотрудника при трудоустройстве
Коротко
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России. При приёме на работу кандидат предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ). Проверка сводится к тому, чтобы получить выписку из ЭТК, сверить её с тем, что человек рассказал о себе, и убедиться, что сведения полные и без ошибок.
Что именно проверять в электронной трудовой книжке
Электронная трудовая книжка содержит те же сведения, что и бумажная: место работы, должность, даты приёма, перевода и увольнения, реквизиты документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Эти данные работодатель передаёт в Социальный фонд, и они хранятся в информационной системе СФР.
При трудоустройстве проверяют три вещи. Первое — что человек действительно работал там, где указал в резюме и на собеседовании. Второе — что периоды не пересекаются и нет пропусков, которые кандидат не объяснил. Третье — что записи корректны: правильно указаны даты, должность и наименование работодателя. Ошибки в ЭТК встречаются, и Социальный фонд прямо советует работникам проверять корректность данных через Госуслуги и при необходимости подавать заявление на корректировку.
Как запросить сведения о трудовой деятельности
- Попросить кандидата заказать выписку из электронной трудовой книжки на портале Госуслуги: раздел «Справки и выписки», услуга «Выписка из электронной трудовой книжки». Документ формируется в формате PDF и заверяется электронной подписью.
- Принять выписку в электронном виде — по электронной почте или любым другим способом. Электронный документ с подписью юридически равнозначен бумажной выписке с подписью и печатью.
- Если кандидат не может получить выписку онлайн, попросить бумажную выписку из СФР или МФЦ. Также сведения за периоды работы у конкретного работодателя может выдать сам работодатель.
- Сверить полученные данные с резюме, анкетой и устным рассказом кандидата.
- Если в сведениях есть ошибка, попросить кандидата подать заявление на корректировку ЭТК или обратиться в клиентскую службу Социального фонда с подтверждающими документами.
Бумажная книжка и электронная: что требовать при приёме
При заключении трудового договора человек предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Если кандидат принёс только выписку из ЭТК, проверьте, есть ли в ней отметка о том, что он отказался от ведения бумажной книжки. Если отметки нет, уточните, велась ли бумажная книжка. У тех, кто впервые устроился на работу с 2021 года, её не оформляют.
Тем, кто впервые устроился на работу с 2021 года, бумажная книжка не заводится: сведения ведутся сразу в электронном виде. У таких кандидатов выписка из ЭТК — основной документ о трудовой деятельности.
Если бумажной книжки нет по причине утраты или повреждения, работодатель по письменному заявлению работника с указанием причины оформляет новую.
Что показывает каждый документ
| Выписка из ЭТК | Бумажная трудовая книжка | |
|---|---|---|
| Кто формирует | Социальный фонд России по данным работодателей | Работодатель |
| Форма | PDF с электронной подписью | Бумажный бланк с записями и печатью |
| Юридическая сила | Равнозначна бумажной выписке | Равнозначна электронной выписке |
| Периоды до 2020 года | Могут быть неполными, если работодатель не передал данные | Основной источник сведений о работе до 2020 года |
| Актуальность | Обновляется после передачи сведений работодателем | Зависит от того, когда внесена последняя запись |
Частые вопросы
Обязан ли кандидат предоставить электронную трудовую книжку?
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Это правило статьи 66.1 ТК РФ. Если кандидат не может получить выписку, работодатель вправе запросить бумажную трудовую книжку.
Можно ли проверить ЭТК без согласия кандидата?
Работодатель не имеет прямого доступа к информационной системе СФР. Сведения предоставляет сам работник через Госуслуги или в виде бумажной выписки. Поэтому проверка начинается с запроса выписки у кандидата.
Что делать, если в выписке обнаружилась ошибка?
Социальный фонд рекомендует подать заявление на корректировку ЭТК или обратиться в клиентскую службу СФР с подтверждающими документами. Работодатель со своей стороны может проверить, передал ли он сам корректные сведения за периоды работы у него.
Чем электронная выписка отличается от бумажной?
Ничем по содержанию: обе содержат сведения о трудовой деятельности. Электронная выписка формируется в личном кабинете на Госуслугах, заверяется электронной подписью и юридически равнозначна бумажной выписке с подписью и печатью.
Нужно ли проверять ЭТК, если кандидат впервые устраивается на работу?
У такого кандидата бумажной книжки нет, сведения ведутся сразу в электронном виде. При первом заключении трудового договора трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности предъявлять не требуется. Сведения о работе у нового работодателя будут вестись в электронном виде.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Проверка документов — только часть кадровой работы
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Проверка трудовых книжек, ответы на одни и те же вопросы кандидатов, карточки в CRM, отчёты — на это уходят часы кадровой службы и руководителей. Я смотрю, на что в отделах уходит время, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.