Приказ о возложении обязанностей это приказ по личному составу или по основной деятельности

Коротко

Приказ о возложении обязанностей — распорядительный документ, которым руководитель поручает сотруднику работу, не входящую в его трудовую функцию: заменить ушедшего в отпуск коллегу, закрыть вакансию, принять на себя участок на время больничного. Вид приказа зависит от того, что именно поручают. Замещение по вакантной должности с оплатой по ней — это кадровое решение, и оформляют его приказом по личному составу. Дополнительная работа по другой должности внутри своего рабочего времени — совмещение — оформляется соглашением и приказом, в котором фиксируют содержание и объём работы, срок и доплату (статья 60.2 Трудового кодекса). А поручение, не связанное с должностями и людьми, — из приказов по основной деятельности.

Почему путаница возникает

Приказ о возложении обязанностей не назван в Трудовом кодексе отдельным видом. В статье 60.2 речь о совмещении профессий и расширении зоны обслуживания, в статье 151 — о доплате за такую работу, а порядок оформления каждая компания задаёт своей инструкцией по делопроизводству. Отсюда и спор: одни относят такой приказ к личному составу, потому что в нём назван конкретный работник, другие — к основной деятельности, потому что он касается производственного процесса.

Различить виды помогает предмет приказа. Если документ меняет что-то в судьбе работника — принимает, переводит, возлагает обязанности с оплатой, освобождает, — это личный состав. Если он задаёт правило или поручение для всей организации или подразделения и не создаёт для конкретного человека новых прав и обязанностей по должности, — это основная деятельность.

Куда отнести приказ о возложении обязанностей

Ситуация	Вид приказа	Что фиксируют
Замещение вакантной должности с оплатой по ней	По личному составу	Кому, с какой даты и по какую поручают обязанности, размер оплаты, основание
Совмещение на время отпуска или больничного	По личному составу (кадровый)	Согласие работника, срок, содержание и объём работы, доплата по статье 151 ТК
Исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя	По личному составу	Кто замещает, на какой срок, пределы полномочий
Поручение участка работы без привязки к должности	По основной деятельности	Задачу, срок, ответственного, порядок отчётности
Правила замещения в компании на будущее	По основной деятельности	Порядок, кого и как назначают, где хранят приказы

Приказы по административно-хозяйственной деятельности: что к ним относится

Это третий, бытовой контур распорядительных документов. Приказами по административно-хозяйственной деятельности решают вопросы, которые не меняют ни трудовые отношения, ни производственный процесс: пропускной режим и доступ в офис, закрепление помещений и техники, график уборки, охрана, парковка, командировочные расходы, закупка канцелярии и инвентаря, подготовка здания к отопительному сезону.

Сокращённо их называют приказами по АХД. В основе — та же структура, что у любого распорядительного документа: шапка с наименованием организации, дата и номер, заголовок к тексту, констатирующая часть и распорядительная часть с поручениями и сроками, подпись руководителя и лист ознакомления. Отличается содержание: в приказе по АХД нет ни приёма на работу, ни перевода, ни возложения должностных обязанностей.

Что проверить в приказе о возложении обязанностей

Основание: заявление работника о согласии, служебная записка руководителя, приказ об отпуске или лист нетрудоспособности замещаемого.
Содержание и объём поручаемой работы — без формулировки «выполняет обязанности» без расшифровки.
Срок: с какой даты и по какую. Работник может досрочно отказаться от дополнительной работы, а работодатель — отменить поручение, письменно предупредив другую сторону не позднее чем за три рабочих дня.
Доплата за совмещение или замещение и её размер; без неё приказ о дополнительной работе неполон.
Ознакомление работника под подпись — до начала работы, а не задним числом.
Отметка в личной карточке и в табеле: вид работы и период, чтобы бухгалтерия начислила доплату.

Частые вопросы

Можно ли возложить обязанности приказом по личному составу?

Да, если поручение касается должности и оплаты. В приказе по личному составу указывают, кому и на какой срок поручают работу, её содержание и размер доплаты. Возлагать дополнительную работу без письменного согласия работника нельзя: статья 60.2 ТК требует согласия, а статья 151 ТК связывает с ним доплату.

Обязательно ли согласие работника на замещение?

Да, для совмещения и исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника — обязательно. Работник вправе отказаться от дополнительной работы, а также досрочно прекратить её, предупредив другую сторону письменно за три рабочих дня (статья 60.2 ТК).

Можно ли оформить замещение на время отпуска без приказа?

Нет. Отпуск замещаемого оформляют приказом, а поручение его работы другому сотруднику — отдельным документом с согласием и доплатой. Иначе доплату нечем обосновать, а поручение чужих обязанностей выглядит как изменение трудовой функции.

Чем приказ по АХД отличается от приказа по основной деятельности?

Приказ по основной деятельности касается производства и управления: структуры, регламентов, планов, назначения ответственных за процессы. Приказ по АХД решает бытовые и обеспечивающие вопросы — помещения, транспорт, охрану, пропуска, хозяйственные закупки. Оба вида не меняют трудовой договор конкретного человека.

Сколько хранить такие приказы?

Срок хранения задаёт номенклатура дел компании и перечни типовых архивных документов. Для приказов по личному составу и по основной деятельности сроки разные, поэтому в номенклатуре их держат отдельными делами и не смешивают в одной папке.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Порядок в документах начинается с порядка в процессах

Соберу ИИ-агента, который разберёт бумаги и заявки

Приказы, заявления и служебные записки приходят в компанию потоком, и кто-то вручную раскладывает их по папкам и переносит данные в учёт. Я собираю ИИ-агента под одну такую задачу: разобрать документ, вытащить реквизиты, разложить по видам и передать в CRM или 1С.

Проверяю агента на сотне настоящих документов компании и показываю, где он ошибается. Это для компаний, где один и тот же разбор бумаг повторяется сотни раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»