320н об утверждении формы порядка ведения и хранения трудовых книжек

Приказ состоит из двух приложений. Первое — форма трудовой книжки: бланк с разделами «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях», где серия и номер указываются на одной из четырёх страниц каждого развёрнутого листа. Второе — порядок ведения и хранения: он описывает, кто ведёт трудовые книжки, как делать записи, как исправлять ошибки, выдавать дубликат и вкладыш, вести учёт бланков и хранить документы.

С 1 сентября 2021 года порядок заменил сразу несколько старых актов: постановление Минтруда № 50 о стаже при утрате документов, Инструкцию по заполнению трудовых книжек (постановление № 69) и приказ № 588н, который её менял. Поэтому искать правила заполнения в Инструкции 2003 года уже нельзя — её нет.

В трудовую книжку заносятся сведения о работнике и выполняемой им работе, а также о награждениях. Дисциплинарные взыскания туда не вносят: в книжке остаются только поощрения. Исключение — увольнение как взыскание: тогда появляется запись об увольнении со ссылкой на основание.

Сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 Трудового кодекса работодатель подаёт в Социальный фонд отдельно — это электронные сведения, а не запись в бумажной книжке. У тех, кто перешёл на электронную трудовую, бумажную не ведут.

Форма из приложения № 1 — это бланк с развёрнутыми листами: в разделе «Сведения о работе» их четырнадцать, серия и номер стоят на одной из четырёх страниц каждого развёрнутого листа. Сколько всего листов в книжке, приказ не пересчитывает — смотреть надо саму форму: она и есть действующий образец, по которому печатают бланки.

Когда страницы раздела заканчиваются, выдают вкладыш: он вшивается в книжку и без неё недействителен. В книге учёта движения трудовых книжек вкладыши записывают вместе с книжками, с указанием серии и номера.

Работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него больше пяти дней, если эта работа для человека основная. Исключение — работодатели-физлица без статуса ИП и случаи, когда по закону книжка не ведётся.

Если в день увольнения выдать книжку нельзя — человек не пришёл или отказался, — работодатель направляет уведомление: прийти за книжкой или дать согласие на отправку почтой. С даты отправки уведомления ответственность за задержку выдачи снимается. По письменному заявлению родственника книжку умершего работника выдают члену семьи под расписку или высылают почтой.

Для учёта бланков и самих книжек работодатель ведёт две книги: по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша и по учёту движения трудовых книжек. Форму журналов приказ не задаёт — работодатель разрабатывает их сам. В книге движения фиксируют книжки, принятые при приёме на работу, и книжки с вкладышами, выданные вновь, с серией и номером. В книге бланков — все операции с получением и расходом бланков.

Уже начатые журналы можно вести до окончания — формы новых книг учёта работодатель разрабатывает самостоятельно с учётом требований порядка ведения трудовых книжек.