Приказ о приеме на работу: сколько экземпляров

Коротко

Приказ о приёме на работу нужен в одном экземпляре: он остаётся у работодателя и хранится в деле работника. Второй экземпляр закон не требует, потому что условия работы стороны закрепили в трудовом договоре, а договор составляют в двух экземплярах — по одному каждой стороне.

Сколько экземпляров приказа нужно

Статья 68 ТК РФ говорит о приказе коротко: приём на работу оформляют трудовым договором, а работодатель вправе издать на его основании приказ о приёме. Число экземпляров она не задаёт, и это логично: приказ — внутренний документ работодателя, а не соглашение двух сторон.

Поэтому на практике приказ печатают в одном экземпляре и подшивают в личное дело работника. Отдельный экземпляр для сотрудника не нужен: его права и обязанности записаны в трудовом договоре, и именно договор он получает на руки.

Если работодателю удобно, он может сделать второй экземпляр или копию — для кадрового архива, для бухгалтерии, для службы охраны труда. Это решение компании, а не требование закона.

Что получает работник на руки

На руки работнику выдают трудовой договор: он составляется в письменной форме в двух экземплярах, каждый подписывают обе стороны, один экземпляр передают работнику, другой хранится у работодателя. Это правило статьи 67 ТК РФ, и именно оно закрывает вопрос о том, где работник видит свои условия.

Получение договора подтверждают подписью работника на экземпляре работодателя. Такую же подпись можно поставить и на приказе, если компания решила знакомить с ним письменно, — но обязанности знакомить с приказом под подпись статья 68 ТК РФ не устанавливает.

Если работнику нужен приказ для банка, визы или другого дела, он вправе попросить копию. Копию делают с единственного экземпляра, заверяют и выдают — это обычная практика делопроизводства, а не второй экземпляр приказа.

Что указать в приказе

Фамилия, имя, отчество работника и его табельный номер.
Подразделение и должность по штатному расписанию.
Дата начала работы и вид приёма: на основное место или по совместительству.
Условия оплаты: оклад, надбавки, а для срочного договора — срок его действия.
Основание — реквизиты трудового договора: номер и дата.
Подпись руководителя и дата издания приказа.

Как оформить приём без лишних бумаг

С 2021 года порядок проще, чем кажется по старым инструкциям. Приём на работу оформляют трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему решению — на основании уже заключённого договора. Требования знакомить работника с приказом в трёхдневный срок в статье 68 ТК РФ больше нет.

Форму приказа компания выбирает сама: можно взять унифицированную форму Т-1 или утвердить свою. Своя форма удобнее, когда в компании нестандартные надбавки и несколько юридических лиц.

Запись о приёме в бумажную трудовую книжку вносят, если она ведётся. Тем, кто впервые поступает на работу после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют: сведения о работе идут в электронном виде.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель выдать работнику второй экземпляр приказа?

Нет. Закон требует двух экземпляров трудового договора, а не приказа. Работник вправе попросить копию приказа, и её делают с единственного экземпляра.

Нужно ли знакомить работника с приказом под подпись?

Обязанности знакомить с приказом о приёме статья 68 ТК РФ не устанавливает. Компания может ввести такое правило своим порядком делопроизводства — тогда подпись ставят на экземпляре работодателя.

Можно ли обойтись без приказа, если есть трудовой договор?

Да. Приём оформляют трудовым договором; работодатель вправе дополнительно издать приказ на основании заключённого договора. Договор — основание, приказ — документ, которым работодатель фиксирует приём.

Сколько экземпляров приказа нужно, если принимают сразу несколько человек?

Приказ издают на каждого работника отдельно, по одному экземпляру на человека. Общий приказ на группу допустим как внутренний документ, но персональные данные и условия у людей разные, поэтому на практике удобнее форма Т-1 на каждого.

Где хранится приказ о приёме?

В деле работника у работодателя. Сроки хранения кадровых документов задаёт перечень Росархива и номенклатура дел компании; приказ о приёме относится к документам по личному составу и хранится долго.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Бумаги не должны съедать время руководителя

Соберу ИИ-агента, который разберёт кадровые документы

Приказы, договоры, заявления — одна и та же рутина каждый месяц. Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает документы, сверяет реквизиты и раскладывает их по местам в CRM или 1С.

Агента проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы, чтобы он отвечал на ваших документах, а не на презентации. Это для компаний, где одна и та же операция повторяется сотни раз в месяц.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»