Порядок расчёта заработной платы: как начисляются зарплаты

Коротко

Порядок расчёта заработной платы — это последовательность: собрать первичные документы, начислить по системе оплаты труда оклад, премии и доплаты, удержать НДФЛ, начислить страховые взносы за счёт работодателя и выдать сумму на руки в срок. Начисленная зарплата — это сумма до удержаний, а не то, что человек получает на карту.

Из чего складывается зарплата

Заработная плата включает основную часть, компенсационные и стимулирующие выплаты, и их соотношение задаёт принятая у работодателя система оплаты труда (статьи 129 и 135 ТК РФ). Основная часть — вознаграждение за труд: оклад за полный календарный месяц или тарифная ставка за час либо рабочий день.

Компенсационные выплаты начисляют за работу в особых условиях, стимулирующие — за результаты и квалификацию. Условия оплаты труда, включая размер оклада или ставки, доплаты, надбавки и премии, относятся к обязательным условиям трудового договора (статья 57 ТК РФ), поэтому расчёт всегда сверяется с договором и штатным расписанием.

Требование к самому расчёту простое: за труд равной ценности платят одинаково, а разная оплата по возрасту или семейному положению недопустима (статьи 22 и 132 ТК РФ).

Порядок расчёта шаг за шагом

Собрать документы: трудовой договор, приказ о приёме, штатное расписание, положение об оплате труда, табель учёта рабочего времени.
Определить систему оплаты труда: повременная (оклад или ставка) либо сдельная (расценка за единицу продукции, работы или услуги).
Посчитать выплаты за месяц: оклад пропорционально отработанным дням или сдельный заработок, затем премии, надбавки и доплаты по положению об оплате труда и договору.
Проверить нижнюю границу: зарплата за полностью отработанный месяц до удержания НДФЛ не может быть меньше МРОТ — в 2026 году 27 093 ₽; если не дотягивает, начисляют доплату до МРОТ.
Удержать НДФЛ и другие удержания по исполнительным документам в пределах лимитов статьи 138 ТК РФ.
Начислить страховые взносы за счёт работодателя — с работника они не удерживаются.
Выдать сумму на руки в срок, установленный статьёй 136 ТК РФ, и перечислить налог и взносы.

Как начисляются зарплаты при окладе и при сдельной оплате

При окладе доход считают пропорционально отработанному времени: пропущенные рабочие дни уменьшают выплату за месяц. Оклад делят на норму рабочих дней месяца и умножают на фактически отработанные дни, затем прибавляют премии и надбавки. Стоимость одного рабочего дня в разных месяцах разная: в январе из-за каникул рабочих дней меньше, поэтому день стоит дороже.

При сдельной оплате заработок зависит от объёма: расценку за единицу умножают на количество изготовленного, выполненного или оказанного. Если расценок несколько, по каждой позиции считают отдельно и складывают.

Начисленная зарплата — это сумма до удержаний. Чтобы получить сумму к выплате, из неё вычитают НДФЛ и удержания по исполнительным документам.

Начисления на зарплату: НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ удерживают из начисленной суммы, работодатель перечисляет его в бюджет сам и не вправе перекладывать эту обязанность на сотрудника. С 2026 года у резидентов прогрессивная шкала по сумме основной базы за год: 13 % до 2,4 млн ₽, дальше 15, 18, 20 и 22 % — и повышенная ставка действует только на превышение (пункт 1 статьи 224 НК РФ).

Страховые взносы — отдельная нагрузка работодателя. В 2026 году единая предельная база составляет 2 979 000 ₽: в её пределах тариф 30 %, сверх — 15,1 % (пункт 3 статьи 425 НК РФ). Тариф взносов на травматизм — от 0,2 % до 8,5 % по классу профессионального риска основного вида деятельности, предельной базы для них нет.

Пониженные тарифы сохранились не для всех. Малые предприятия из перечня приоритетных отраслей платят 30 % с части выплат до 1,5 МРОТ и 15 % свыше, обрабатывающие — 7,6 % свыше 1,5 МРОТ, а прочие малые предприятия с 2026 года платят общий тариф. С выплат директору — единственному учредителю взносы начисляют не меньше чем с МРОТ (статья 421 НК РФ).

Зарплату за первую половину месяца считают пропорционально отработанному времени: если человек в эти дни не работал из-за отпуска или болезни, аванс ему не положен.

Начислено, удержано, к выплате

	Что это	Кто платит	Куда идёт
Начисленная зарплата	Оклад, премии, надбавки и доплаты до удержаний	Работодатель	Работнику после удержаний
НДФЛ	Налог с дохода работника	Удерживается из начисленного	В бюджет
Страховые взносы	Обязательное страхование	Работодатель сверх зарплаты	В Социальный фонд и на травматизм
Удержания по исполнительным документам	Алименты, долги	Удерживаются из дохода после налога в пределах установленных законом лимитов.	Получателю по документу
Сумма к выплате	То, что приходит на руки	—	Работнику

Частые вопросы

Чем начисленная зарплата отличается от зарплаты к выплате?

Начисленная — сумма до всех удержаний: оклад, премии, надбавки и доплаты. К выплате — остаток после НДФЛ и удержаний по исполнительным документам. В расчёте и справках фигурируют обе суммы.

Входят ли страховые взносы в зарплату работника?

Нет. Взносы работодатель начисляет сверх зарплаты и из дохода работника не удерживает. Из начисленной суммы удерживают только НДФЛ и удержания по исполнительным документам.

Можно ли платить меньше МРОТ?

Нельзя, если месяц отработан полностью: зарплата до удержания НДФЛ должна быть не ниже МРОТ — в 2026 году 27 093 ₽. В минимальную зарплату входят оклад, производственные премии, надбавки и доплаты по системе оплаты труда, но не доплаты за совмещение, вредность, ночную и сверхурочную работу, а также матпомощь. В регионах с районным коэффициентом его учитывают при сравнении с минималкой.

Сколько процентов можно удержать из зарплаты?

Общий предел удержаний — 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 %. По одному или нескольким исполнительным документам может удерживаться до 50 % дохода после налога; по алиментам на несовершеннолетних детей и некоторым другим требованиям — до 70 %.

Как считают отпускные и больничные?

Это отдельные расчёты по среднему заработку. Отпускные считают по Положению, утверждённому постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540: средний дневной заработок за 12 календарных месяцев. Больничный — по доходу за два предыдущих года с ограничением предельной базой каждого года и процентом по стажу.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Рутина расчёта съедает часы бухгалтерии

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Расчёт зарплаты — не та работа, где можно ошибаться, но вокруг неё много повторяющихся действий: сбор табелей, сверки, ответы на одни и те же вопросы сотрудников, отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»