Положение о бухгалтерии разрабатывается: кто и как готовит документ

Коротко

Положение о бухгалтерии — внутренний документ компании, который описывает, как устроена бухгалтерская служба: её задачи, структура, подчинённость, права и обязанности сотрудников, порядок взаимодействия с другими отделами. Разрабатывает его главный бухгалтер или руководитель бухгалтерской службы, утверждает руководитель организации. Закон не требует такого положения, поэтому компания сама решает, нужен ли документ и что в нём прописать.

Что это за документ

Положение о бухгалтерии отвечает на вопрос «как работает бухгалтерская служба», а не «как считать налоги». В нём описывают место бухгалтерии в структуре компании, распределение участков между сотрудниками, порядок сдачи отчётности и взаимодействие с директором, коммерческим отделом, складом.

Закон о бухгалтерском учёте обязывает вести учёт и назначает ответственного — руководителя организации, который организует ведение учёта: по общему правилу поручает его главному бухгалтеру или другому должностному лицу либо заключает договор об оказании услуг, а в случаях, предусмотренных законом, вправе вести учёт самостоятельно. Обязанности создавать отдельное положение о бухгалтерии в законе нет: это управленческое решение собственника и директора.

Кто разрабатывает и кто утверждает

Готовит документ главный бухгалтер или руководитель бухгалтерской службы: он лучше всех знает, как распределены участки и где проходит обмен данными с другими отделами.
Согласуют юрист и руководители подразделений, которые работают с бухгалтерией: у них есть свои требования к срокам и формату документов.
Утверждает руководитель организации своим приказом или грифом утверждения на самом документе.
Если бухгалтерия на аутсорсинге, положение всё равно полезно: в нём фиксируют, какие документы и в какие сроки передаёт компания и что получает обратно.

Чем отличается от учётной политики

Учётная политика — документ для налоговой и бухгалтерской отчётности: в ней закрепляют способы учёта, которые допускает закон, и выбирают один вариант из нескольких. Положение о бухгалтерии — документ для внутреннего управления: кто что делает, кому подчиняется, в какие сроки сдаёт.

На практике их удобно держать рядом: учётная политика отвечает на вопрос «как учитывать», положение о бухгалтерии — «кто учитывает и как организована работа». Пересекаться они могут только в части сроков и ответственных, и тогда в положении лучше дать ссылку на учётную политику, а не дублировать её содержание.

Что включить в положение

Общие положения: назначение документа, на какие подразделения он распространяется, кто его утверждает и как пересматривают.
Задачи и функции бухгалтерской службы: ведение учёта, подготовка и сдача отчётности, расчёты с контрагентами, контроль первичных документов.
Структура и штат: перечень участков (расчёты с поставщиками, зарплата, налоги, учёт товаров), кто за какой участок отвечает, порядок замещения на время отпуска и болезни.
Подчинённость и взаимодействие: кому подчиняется главный бухгалтер, какие документы и в какие сроки ему передают другие отделы, как оформляют заявки на оплату.
Права и обязанности сотрудников бухгалтерии, порядок доступа к первичным документам и базам учётной программы.
Порядок хранения документов и передачи дел при смене главного бухгалтера.

Как ввести в действие и обновлять

Документ вводят приказом руководителя, сотрудников знакомят с ним под подпись. Положение не заменяет трудовой договор и должностные инструкции: обязанности конкретного сотрудника по-прежнему закрепляют в его договоре или инструкции, а положение задаёт рамку для всей службы.

Пересматривают положение при изменении структуры компании, передаче участков, переходе на другую учётную программу или смене главного бухгалтера. Дату следующего пересмотра удобно указать прямо в документе, чтобы он не устаревал незаметно.

Частые вопросы

Обязательно ли положение о бухгалтерии по закону?

Нет. Закон о бухгалтерском учёте обязывает вести учёт и определяет, кто отвечает за него в организации, но отдельного положения о бухгалтерской службе не требует. Документ нужен для управления: он снимает споры о том, кто за какой участок отвечает.

Кто подписывает положение?

Разрабатывает и подписывает главный бухгалтер или руководитель бухгалтерской службы, согласуют заинтересованные руководители подразделений и юрист, утверждает руководитель организации. Если в компании нет главного бухгалтера, документ готовит тот, кто ведёт учёт.

Можно ли объединить положение о бухгалтерии и учётную политику в один документ?

Можно, но неудобно: учётную политику читают налоговая и аудиторы, положение о бухгалтерии — сотрудники компании. Разные читатели и разные поводы для изменений: способы учёта меняются вслед за законом, структура службы — вслед за штатом.

Нужно ли положение, если бухгалтерия на аутсорсинге?

Как обязательный документ — нет. Но положение или приложение к договору с аутсорсером помогает зафиксировать, какие документы компания передаёт, в какие сроки и в каком виде, а какие отчёты получает обратно.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Рутина бухгалтерии съедает часы

Соберу ИИ-агента, который снимет часть повторяющихся задач

Сверка документов, ответы на типовые запросы, разбор заявок — это работа, которая повторяется каждый день по одному и тому же сценарию. Я собираю ИИ-агента под одну такую задачу, подключаю его к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы.

Это для компаний, где одна задача повторяется сотни раз в месяц и уже понятно, что её можно описать правилами.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»