Почтовые расходы при УСН доходы минус расходы учитывается в расходах

Коротко

Почтовые расходы при УСН с объектом «доходы минус расходы» уменьшают налоговую базу, если они оплачены и подтверждены документами, а отправка связана с бизнесом: договор с покупателем, претензия, отчёт, рекламная рассылка. С 1 января 2026 года подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешает учитывать иные расходы по правилам главы 25 НК РФ, поэтому закрытого перечня больше нет. Но общее требование статьи 252 НК РФ осталось: затраты должны быть обоснованы и направлены на получение дохода.

Что изменилось с 2026 года

До 2026 года перечень расходов на УСН был закрытым: затрату, которой не было в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ, учесть не получалось, даже если она очевидно нужна для дела. Почтовые услуги прямо названы в подпункте 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Для отдельных расходов, связанных с доставкой товаров, применяют соответствующие правила их признания.

С 1 января 2026 года работает подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ: в расходы можно брать иные затраты, определённые в порядке главы 25 НК РФ. Для предпринимателя это значит, что оплаченное отправление документов, образцов или рекламы учитывается, если выполнены условия статьи 252 НК РФ и расход не назван в статье 270 НК РФ.

Осторожно стоит быть с посылками, которые покупатель не выкупил и которые вернулись. ФНС в разъяснении объясняла: расходы на почтовую доставку нереализованных товаров учесть нельзя, потому что расходы на покупку товаров признаются по мере их реализации. Это правило про товары, а не про письма и документы.

Какие почтовые расходы попадают в базу

Отправка договоров, счетов, актов и других документов контрагентам — при наличии чека и описи вложения.
Заказные письма с претензиями и уведомлениями: затраты связаны с защитой интересов бизнеса.
Рекламные рассылки и отправка коммерческих предложений, если рассылка направлена на привлечение клиентов.
Пересылка образцов продукции потенциальным покупателям, когда это часть переговоров.
Абонемент на почтовый ящик или услуги электронного документооборота через оператора почтовой связи.
Не попадает: возврат невыкупленного товара продавцу, личная переписка, штрафы и пени за просрочку отправки.

Какие документы собрать

Основание для расхода — кассовый чек или квитанция почтового отделения с перечнем услуг. К письму с документами прикладывают опись вложения: она подтверждает, что ушло именно деловое отправление, а не пустой конверт.

Если отправлений много, удобно вести реестр: дата, адресат, что отправлено, сумма. Реестр не заменяет чеки, но помогает связать каждую квитанцию с конкретной сделкой, когда налоговая спросит обоснование.

Оплата должна быть фактической. При УСН расход признают после того, как деньги ушли, а не после того, как подписан акт. Поэтому квитанция об оплате важнее счёта от почты.

Канцтовары: тот же подход

Канцтовары при УСН «доходы минус расходы» учитываются по той же логике. Канцтовары прямо названы в подпункте 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ: бумага, ручки, папки и другие товары для офиса учитываются при соблюдении общих условий признания расходов.

Условия прежние: товар оплачен, есть чек или накладная, покупка нужна для работы. Если канцтовары покупает сотрудник за свои деньги, нужен авансовый отчёт с чеками — иначе организация не сможет подтвердить расход.

Мелкие покупки не нужно нормировать или списывать по особому акту. Достаточно чека и записи в книге учёта доходов и расходов в том квартале, когда затрата оплачена.

Частые вопросы

Можно ли учесть почтовые расходы, если перечень в статье 346.16 закрытый?

С 1 января 2026 года перечень открыт: подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешает учитывать иные расходы по правилам главы 25 НК РФ. Главное — соблюсти статью 252 НК РФ: обоснованность, документальное подтверждение и связь с доходом.

Учитывается ли возврат посылки, которую покупатель не выкупил?

Нет. ФНС разъясняла, что расходы на почтовую доставку товаров, которые не были реализованы, учесть нельзя: расходы на покупку товаров для перепродажи признаются по мере реализации. Отправление вернулось — дохода от продажи нет, и доставка в расходы не идёт.

Нужна ли опись вложения?

Опись вложения помогает доказать, что отправление деловое. Без неё налоговая может счесть расход личным. Для заказных писем с документами опись — самый простой способ подтвердить связь с бизнесом.

Можно ли учесть почтовые расходы на отправку претензии контрагенту?

Да. Претензия — часть деловых отношений, затраты на её отправку обоснованы и направлены на получение дохода. Нужны квитанция об оплате и опись вложения.

Когда признавать расход: по дате отправки или по дате оплаты?

При УСН расход признают после фактической оплаты. Если почта выставила счёт, а деньги ещё не ушли, расход не возник. Если пакет отправлений оплатили авансом, расходы признают по мере оказания оплаченных услуг при наличии подтверждающих документов.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Расходы учтены, а денег на счёте всё равно нет

Посчитаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре и канале

Почтовые расходы — одна из многих строк, которые съедают прибыль незаметно. Я собираю все затраты по каждому товару, клиенту и каналу: доставку, рекламу, зарплаты, налоги — и показываю, где бизнес теряет деньги.

На выходе — расчёт по каждой позиции, точка безубыточности и финансовая модель, по которой видно, что будет с деньгами при росте. Это для собственников, которые хотят расти и не хотят, чтобы рост увеличивал убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»