По какому документу надо выплачивать премии сотрудникам в межрасчётный период
Коротко
Премию в межрасчётный период платят по двум документам сразу: основание выплаты заложено в трудовом договоре или положении о премировании, а конкретную сумму и дату фиксирует приказ руководителя. Системные премии устанавливают в документах об оплате труда, а разовую премию за труд работодатель может назначить приказом о поощрении, даже если отдельного положения о такой премии нет.
Что такое межрасчётный период
Межрасчётный период — время между двумя выплатами зарплаты. По статье 136 ТК РФ зарплату платят не реже чем каждые полмесяца: аванс за первую половину месяца и остаток за вторую. Всё, что выплачивают между этими двумя датами, и есть межрасчётная выплата: премия, отпускные, больничные, компенсация при увольнении.
Премия в этот промежуток не заменяет зарплату и не сдвигает её сроки. Это отдельная выплата, у которой своё основание и свой документ.
Какие документы нужны
- Трудовой договор или положение о премировании — здесь записано, за что и в каком размере сотруднику положена премия. Если премия системная, правило должно быть в одном из этих документов.
- Приказ о поощрении работника — на его основании бухгалтерия начисляет конкретную сумму. В приказе: кто получает, за что, сколько, из какого фонда и в какой срок выплатить.
- Коллективный договор — если премии прописаны там, приказ ссылается на его пункт.
- Расчётная ведомость или записка-расчёт — по ним видно, как посчитана сумма и какие удержания с неё сделаны.
Почему одного приказа мало
Приказ оформляет решение о конкретной премии. Для системной премии он применяется с учётом установленных правил оплаты труда; разовую премию за труд работодатель может назначить и без отдельного положения о ней — и тогда каждая следующая премия снова потребует отдельного приказа.
Обратная ситуация тоже бывает: в положении о премировании написано «ежемесячно, 20 % оклада», а приказы не издаются. Тогда премия становится частью зарплаты, и её невыплата — уже нарушение сроков выплаты со всеми последствиями по статье 236 ТК РФ.
Положение о премировании и приказ: кто что решает
| Положение о премировании | Приказ о поощрении | |
|---|---|---|
| Что фиксирует | Правила: показатели, размеры, периодичность | Конкретную выплату: кому, сколько, когда |
| Кто утверждает | Руководитель, с учётом мнения профсоюза, если он есть | Руководитель или уполномоченное лицо |
| Когда нужен | Один раз, до начала выплат | Каждый раз перед начислением |
| Можно ли изменить в одностороннем порядке | Только по правилам статьи 74 ТК РФ, с предупреждением работников | Не касается правил, только суммы |
| Что будет без документа | Нет основания платить системную премию | Бухгалтерия не начислит разовую сумму |
Можно ли выплачивать премию в межрасчётный период
Закон не запрещает платить премию в любой день, в том числе между авансом и зарплатой. Ограничение одно: зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца (статья 136 ТК РФ), и премия этот срок не сдвигает.
Если день премии совпал с днём зарплаты, удобнее провести её отдельной строкой в той же ведомости. Если премия выплачивается в другой день, она оформляется самостоятельной ведомостью со своим приказом.
Частые вопросы
Можно ли выплатить премию без приказа?
Нет, если премия разовая. Приказ — документ, который даёт бухгалтерии основание начислить сумму. Без него выплата будет ошибкой в учёте.
Обязательно ли прописывать премию в трудовом договоре?
Систему премирования можно установить в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте; в трудовом договоре условия оплаты труда могут включать ссылку на действующие правила. Разовую премию можно назначить отдельным приказом.
Надо ли указывать срок выплаты в приказе?
Да, это избавит от споров. Срок выплаты лучше указать в приказе или проверить в положении о премировании, коллективном либо трудовом договоре. Для системной премии соблюдайте срок, установленный применимыми правилами оплаты труда.
Облагается ли премия взносами и НДФЛ?
Да, премия входит в базу по НДФЛ и страховым взносам на общих основаниях. Исключения — только для отдельных видов поощрений, перечисленных в статье 217 Налогового кодекса.
Что будет, если премию выплатили, а приказ оформили позже?
Это нарушение порядка оформления. При проверке трудовая инспекция может расценить выплату как нецелевую, а бухгалтерии придётся объяснять основание начисления.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Премии — это ещё и рутина в учёте
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Приказы, ведомости, сверки и ответы на одни и те же вопросы сотрудников съедают часы бухгалтерии и руководителей. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.