Предоставить отпуск: основание, сроки и оформление
Коротко
Предоставить отпуск — значит оформить сотруднику ежегодный оплачиваемый отдых так, чтобы у него было законное основание: график отпусков, заявление работника или право на отдых в удобное время. Само слово «предоставить» в кадровых документах означает, что отпуск даёт работодатель, а не работник берёт его самовольно.
Что значит «предоставить отпуск» и почему «представить» — ошибка
В трудовом праве есть только «предоставить отпуск»: работодатель даёт работнику время отдыха и оформляет это приказом. «Представить отпуск» — речевая ошибка, её встречают в заявлениях и приказах, но юридического смысла у неё нет.
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск есть у каждого работника по трудовому договору. Порядок предоставления задаёт Трудовой кодекс: оплачиваемый отпуск за первый год работы положен по истечении шести месяцев непрерывной работы у этого работодателя, если стороны не договорились раньше.
Основания для отпуска
- График отпусков — основной документ, по которому отпуск дают в течение календарного года; он обязателен и для работника, и для работодателя.
- Заявление работника — когда отпуск не совпадает с графиком или человек идёт в отпуск вне очереди по льготе.
- Право на отпуск в удобное время — у отдельных категорий работников по Трудовому кодексу и другим федеральным законам.
- Отпуск за первый год работы — по истечении шести месяцев непрерывной работы, а до этого срока — по соглашению сторон.
- Дополнительный отпуск — если он предусмотрен законом или коллективным договором для условий труда, вредности или особого статуса работника.
Когда сотруднику положен отпуск
В первый год работы отпуск дают не раньше чем через шесть месяцев непрерывной работы. До этого срока работодатель вправе отпустить человека по договорённости, а некоторые работники могут требовать отпуск раньше — например, женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, работники младше восемнадцати лет и другие категории, прямо названные в Трудовом кодексе.
В последующие годы отпуск предоставляют в соответствии с графиком. График составляют заранее и доводят до сведения работников; если работник не согласен с датой, он может попросить перенести отпуск, но окончательное решение стороны оформляют письменно.
Может ли работнику быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск через 3 месяца после начала работы
Да, может — если работодатель согласен. Шестимесячный срок — это правило по умолчанию, а не запрет на более ранний отдых. Отпуск через три месяца после начала работы оформляют по соглашению сторон: работник пишет заявление, руководитель его согласовывает, издаётся приказ.
Отказать работнику, который просит отпуск раньше шести месяцев и не относится к льготным категориям, работодатель вправе. Если же человек входит в категорию, которой отпуск положен в удобное время, отказ будет нарушением.
Как оформить предоставление отпуска
- Проверить основание: дата из графика, заявление работника или льгота.
- Получить заявление, если отпуск идёт не по графику, и согласовать дату с руководителем подразделения.
- Издать приказ о предоставлении отпуска: указать работника, вид отпуска, даты начала и окончания, количество календарных дней и основание.
- Ознакомить работника с приказом под подпись.
- Внести сведения об отпуске в личную карточку работника и в график отпусков, если дата изменилась.
- Выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска по статье 136 Трудового кодекса.
Частые вопросы
Обязан ли работодатель отпустить сотрудника в отпуск по графику?
Да. График отпусков обязателен и для работодателя, и для работника. Если в графике стоит дата, работодатель не может отказать в отпуске, а работник не может самовольно перенести его без согласования.
Что будет, если работник не был в отпуске больше двух лет?
Работодатель обязан следить за тем, чтобы отпуск предоставлялся ежегодно. Непредоставление отпуска дольше двух лет подряд — нарушение трудового законодательства, за которое возможна ответственность по статье 5.27 КоАП. Точный состав и размер штрафа стоит сверять по действующей редакции статьи.
Можно ли предоставить отпуск задним числом?
Оформлять приказ задним числом рискованно: отпускные нужно выплатить до начала отдыха, а нарушение срока выплаты влечёт компенсацию по статье 236 Трудового кодекса. Если даты уже прошли, правильнее оформить отпуск текущей датой и оплатить его в установленный срок.
Чем отличается отпуск по графику от отпуска по заявлению?
По графику отпуск предоставляют в запланированные даты без отдельного заявления, а по заявлению — когда дата меняется или человек идёт в отпуск вне очереди. В обоих случаях нужен приказ.
Можно ли разделить отпуск на части?
Да, по соглашению между работником и работодателем. Одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы не должны тормозить работу
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Заявления, приказы, графики отпусков и ответы на одни и те же вопросы сотрудников съедают часы кадровика и руководителя. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.