Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Коротко

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в Социальный фонд, а работник видит в личном кабинете на портале госуслуг или в приложении фонда. Бумажная книжка при этом либо остаётся у работника, либо не заводится вовсе: тем, кто впервые поступает на работу после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют.

Что именно меняется

Бумажная книжка — документ на руках: запись делает кадровик, хранит её работодатель, а работник видит результат только когда книжку выдали. Электронные сведения устроены иначе: работодатель отправляет данные в фонд, и они появляются в личном кабинете работника. Запись больше не живёт в одном экземпляре на бумаге, её нельзя потерять вместе с сумкой или забыть дома при приёме на новую работу.

Для работника главное — доступ: сведения о стаже и местах работы видны в любой момент, а не только при увольнении. Для работодателя главное — меньше бумаги: не нужно вести, хранить и выдавать книжку, а данные о приёме и увольнении уходят в фонд в электронном виде.

Плюсы и минусы: бумажная и электронная

	Электронная	Бумажная
Где хранится	В информационной системе фонда, доступ у работника	У работодателя, на руках — при увольнении
Риск утраты	Запись не теряется, доступ восстанавливается через госуслуги	Книжка может потеряться, прийти в негодность
Кто вносит запись	Работодатель передаёт сведения в фонд	Кадровик пишет от руки или печатает
Проверка при приёме	Работник показывает сведения из личного кабинета	Работник приносит книжку
Исправление ошибки	Работодатель передаёт корректирующие сведения	Нужна запись об исправлении в самой книжке
Бумага и хранение	Нет книжки — нет архива книжек	Хранить и вести учёт книжек
Привычка и доверие	Не все привыкли: запись «где-то в системе»	Привычный документ на руках

Плюсы для работника

Сведения о стаже и работе не теряются вместе с бумагой: они хранятся в системе фонда, а не в шкафу работодателя.
Данные видны в любой момент — при приёме на новую работу не нужно ждать, пока выдадут книжку.
Меньше поводов для спора о записи: работник и работодатель смотрят на одни и те же сведения.
При смене работы не нужно возить книжку и следить, чтобы её не потеряли в отделе кадров.

Минусы и где риск

Запись появляется не мгновенно: работодатель передаёт сведения в фонд, и до этого момента в личном кабинете пусто.
Ошибку исправляет работодатель: если сведения переданы неверно, работник сам их не поправит.
Для просмотра сведений через госуслуги нужна подтверждённая учётная запись; выписку на бумаге можно получить у работодателя, в СФР или МФЦ.
Привычки нет: часть работников и кадровиков по-прежнему считает бумажную книжку надёжнее.

Кому бумажная книжка остаётся

Право выбора есть у тех, кто начал работать до 2021 года: они подают работодателю письменное заявление о том, продолжать вести бумажную книжку или перейти на электронные сведения. Тем, кто впервые поступает на работу после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют — сведения об их трудовой деятельности формируются по статье 66.1 Трудового кодекса.

Если работник продолжает вести бумажную книжку, работодатель её хранит и выдаёт при увольнении. Когда работник выбирает электронные сведения, книжку ему выдают на руки, и дальше работодатель за её хранение не отвечает.

Частые вопросы

Можно ли вернуться к бумажной книжке?

После перехода на электронные сведения вернуться к ведению бумажной книжки нельзя. Если работник сначала сохранил бумажную книжку, он вправе позже подать заявление о переходе на электронные сведения.

Что делать, если в электронной книжке неверная запись?

Обратиться к работодателю, который передал сведения: исправление вносит он, передавая корректирующие данные в фонд. Работник сам запись не меняет.

Как посмотреть свою электронную трудовую книжку?

В личном кабинете на портале госуслуг или в приложении Социального фонда. Нужна подтверждённая учётная запись.

Нужна ли бумажная книжка при приёме на новую работу?

Если работник выбрал электронные сведения, он показывает сведения из личного кабинета. Если бумажную книжку продолжает вести — приносит её.

Что будет с бумажной книжкой после перехода на электронную?

Её выдают работнику на руки; работодатель дальше её не ведёт и за хранение не отвечает.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Кадровые записи — это рутина, которую видно в часах

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Кадровые записи, заявления, приказы, ответы на одни и те же вопросы сотрудников — работа, которая повторяется каждый месяц и съедает время кадровика. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»