Плановая дебиторская задолженность рассчитывается на основе условий отсрочки и графика отгрузок

Коротко

Плановая дебиторская задолженность — это сумма, которую покупатели будут должны компании на выбранную дату по уже заключённым и ожидаемым сделкам. Считается она на основе трёх вещей: сколько и когда компания отгрузит, какой срок оплаты даёт договор каждому клиенту и как этот клиент платил раньше. Без графика отгрузок и договорных сроков план превращается в догадку.

Что стоит за формулировкой

Дебиторская задолженность на конец месяца — это не вся выручка и не вся неоплаченная часть. Это разница между тем, что компания отгрузила покупателям к этой дате, и тем, что они к ней успели оплатить. Поэтому план строят от графика отгрузок: каждая отгрузка даёт долг, который живёт до срока оплаты по договору.

Отсюда простое правило: долг на дату равен сумме отгрузок, срок оплаты по которым ещё не наступил, плюс просроченная часть. Первое считается по договорам, второе — по тому, как клиенты платят в реальности.

На чём строится расчёт

Договор с каждым покупателем: срок отсрочки в календарных днях, момент начала отсрочки (отгрузка или выставление счёта), лимит долга и условия приостановки отгрузок при просрочке.
График отгрузок и поступлений на период: что и когда уходит клиенту, с какой даты по договору начинается отсрочка и на какую дату приходится платёж.
Доля продаж с отсрочкой: часть выручки идёт по предоплате и в долг не попадает вовсе.
Фактическая платёжная дисциплина: на сколько дней клиенты в среднем задерживают оплату против договорного срока, и какая доля долга остаётся непогашенной к концу месяца.
Сезонность: месяцы, когда отгрузки растут, дают и больший долг, даже если отсрочка не менялась.
Возвраты и зачёты: сумма, на которую долг уменьшится без денег на счёте.

Как собрать план по шагам

Сначала выписывают условия отсрочки по каждому действующему договору и приводят их к одной мере — календарным дням от даты отгрузки. Если у части клиентов отсрочка считается от даты счёта, а счёт выставляется позже отгрузки, разница в днях и есть та ошибка, из-за которой план расходится с фактом.

Затем строят график отгрузок по неделям или дням. Для каждой отгрузки дата оплаты получается прибавлением срока отсрочки. Долг на конец месяца — это все отгрузки месяца, у которых дата оплаты позже последнего дня месяца, плюс непогашенный остаток прошлых месяцев.

Дальше вводят поправку на поведение клиентов: если по истории оплата приходит позже договорного срока, дату платежа сдвигают на фактическую задержку. План без этой поправки занижает долг, и кассовый разрыв приходит неожиданно.

План и факт: где чаще расходятся

Причина	Что происходит в плане	Как проверить
Отсрочка считается от счёта, а не от отгрузки	Долг на дату занижен на дни между отгрузкой и счётом	Сверить формулировку договора с датой в счетах
Не учтена доля предоплаты	В план попала выручка, которая в долг не идёт	Разделить выручку по условиям оплаты
Клиенты платят позже срока	План показывает погашение, которого не будет	Сравнить фактические даты оплат с договорными
Забыты возвраты и зачёты	Долг завышен на суммы, закрытые без денег	Сверить акты зачёта и возвраты
Сезонный рост отгрузок	Долг на конец сезона выше среднего	Строить план по месяцам, а не по году целиком

Зачем плановая дебиторка нужна в бюджете

Плановая дебиторская задолженность — это часть платёжного календаря. Поступления от покупателей в бюджете движения денег берут не из выручки, а из графика погашения долга. Если долг на конец месяца растёт, значит, отгрузили больше, чем получили, и разницу нужно закрыть деньгами: остатком на счёте, кредитной линией или переносом платежей поставщикам.

План долга показывает и предел отсрочек. Когда сумма плановой дебиторки подходит к лимитам, которые банк или собственник считает допустимыми, решение об очередной отсрочке новому клиенту принимают с оглядкой на цифру, а не на ощущение.

Частые вопросы

Можно ли посчитать плановую дебиторку по среднему сроку оплаты?

Можно как грубую оценку: выручка за период умножается на средний срок отсрочки в днях и делится на дни периода. Для управления деньгами этого мало: средний срок скрывает и клиентов, которые платят сразу, и тех, кто держит долг месяцами. Точный план строят от графика отгрузок и договоров.

Что делать с просроченной частью в плане?

Её показывают отдельно от долга, срок оплаты по которому ещё не наступил. Просрочка планируется по истории каждого крупного клиента, а не единым процентом на всех: у одних она гасится через неделю, у других не гасится вовсе.

Как учитывать новых клиентов, по которым нет истории?

По договорному сроку без поправки на задержку, но с запасом в платёжном календаре: первая оплата нового покупателя приходит позже, чем у постоянных. По мере накопления оплат поправку заменяют фактической.

Нужен ли план по каждому клиенту?

По крупным — обязательно: они и создают основную часть долга. Мелких можно объединить в группы с одинаковыми условиями оплаты и одинаковым поведением. Смысл в том, чтобы план можно было сверить с фактом по тому же разрезу.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

План долга нужен, чтобы деньги приходили вовремя

Соберу ИИ-агента, который следит за оплатами и напоминает клиентам

Пока долг живёт в таблице, о просрочке узнают, когда она уже случилась. Агент сам сверяет отгрузки, счета и поступления в CRM и 1С, видит, у кого срок оплаты подходит к концу, и готовит напоминание клиенту.

Каждое утро у собственника список: кто должен, сколько и на сколько дней просрочил. Это для компаний, где счета выставляются десятками в неделю и вручную за ними не уследить.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»