Переход на электронную трудовую книжку при приеме на работу

Коротко

Переход на электронную трудовую книжку при приёме на работу — это выбор работника вести сведения о трудовой деятельности только в информационной системе Социального фонда России. Работник подаёт работодателю письменное заявление, работодатель вносит в бумажную книжку запись о переходе, выдаёт её на руки и дальше передаёт кадровые события в СФР по форме ЕФС-1.

Кому заявление не нужно

Тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку не оформляют. Сведения об их трудовой деятельности с первого дня ведутся только в электронном виде. Заявление о выборе формата такие работники не подают: выбора у них нет.

Остальные работники — те, у кого бумажная книжка уже есть, — решают сами. Пока работник не подал письменное заявление о переходе на электронную книжку, работодатель продолжает вести бумажную. Устного согласия или отметки в анкете недостаточно.

Как оформить переход при приёме

Получить от работника письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку. В заявлении указывают дату перехода и просьбу предоставлять сведения о трудовой деятельности.
Внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе на электронный формат.
Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки — с этого момента работодатель не отвечает за её хранение.
Подать сведения о приёме на работу в Социальный фонд по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или другого документа, подтверждающего оформление трудовых отношений.

Можно ли передумать

Работник, сохранивший бумажную книжку, вправе перейти на электронную в любой момент — для этого достаточно подать заявление работодателю. Обратный переход закон не предусматривает: тот, кто выбрал электронный формат, вернуться к бумажной книжке уже не может.

Если работник принят до 2021 года и заявления о выборе формата в личном деле нет, работодатель ведёт бумажную книжку. Проверить наличие заявлений у таких сотрудников стоит заранее: если бумажная книжка сохраняется, работодатель ведёт её и одновременно передаёт предусмотренные законом сведения о трудовой деятельности в СФР.

Бумажная и электронная книжка при приёме

	Бумажная книжка	Электронная книжка
Кто выбирает	Работник, если принят до 2021 года	Работник заявлением либо закон — для впервые поступающих после 31.12.2020
Заявление	Не требуется, если работник хочет сохранить бумажную	Письменное заявление о переходе
Хранение	У работодателя	В информационной системе СФР
Доступ работника	Через работодателя	Личный кабинет на Госуслугах
Подтверждение стажа	Записи в книжке	Справка СТД-Р у текущего работодателя, СТД-СФР — по всей карьере

Частые вопросы

Нужно ли заявление, если человек впервые устраивается на работу?

Нет. Тем, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку не оформляют, сведения ведутся только в электронном виде. Работодатель подаёт сведения о приёме по форме ЕФС-1.

Что делать, если работник хочет перейти на электронную книжку при приёме, а бумажная у него есть?

Взять письменное заявление, внести в бумажную книжку запись о переходе и выдать книжку работнику на руки. Дальше сведения о кадровых событиях передаются в СФР.

Можно ли перейти на электронную книжку позже, уже работая в компании?

Да, в любой момент. Достаточно подать заявление работодателю. Обратный переход с электронной на бумажную закон не предусматривает.

Как работник может проверить свои записи?

В личном кабинете на портале Госуслуг. Бумажную выписку можно получить у последнего работодателя, в клиентской службе СФР или в МФЦ.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны тормозить найм

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Оформление приёма, заявления, отчёты в СФР — часть работы, которая повторяется от сотрудника к сотруднику. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»