Пастой какого цвета нельзя делать записи в трудовой книжке

Коротко

Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, называет три цвета: чёрный, синий и фиолетовый. Записи делают световодостойкими чернилами — пастой, краской или гелем — аккуратно и без сокращений. Красная, зелёная, жёлтая и любая другая паста в этот перечень не входит, поэтому такие записи в трудовой книжке не делают.

Какие цвета разрешены

Пункт 3 Порядка № 320н говорит о чернилах чёрного, синего или фиолетового цвета. Это относится и к рукописным записям, и к оттискам штампа или печати, которые переносят краситель на бланк.

Световодостойкость — не украшение требования. Бланк трудовой книжки хранится десятилетиями, и паста, выгорающая на свету, к моменту назначения пенсии превращает запись в нечитаемое пятно. Поэтому обычная канцелярская ручка с дешёвыми чернилами — плохой выбор даже при верном цвете.

Что не подходит для записей

Для записей рекомендуются световодостойкие чернила чёрного, синего или фиолетового цвета.
Карандаш: он стирается и не является световодостойкими чернилами.
Гелевая ручка с выцветающим пигментом — цвет верный, а стойкость нет.
Запись с сокращениями: «пр.» вместо «приказ», «увол.» вместо «уволен». Сокращения Порядок запрещает прямо.
Зачёркивание прежней записи. Неверную строку признают недействительной отдельной записью, а не правят поверх.

Чем грозит запись не тем цветом

Прямой нормы, которая объявляет красную пасту в трудовой книжке недействительной записью, в Порядке № 320н нет. Требование к цвету сформулировано как рекомендация, но работодатель обязан вести книжки по установленному порядку, а инспектор труда при проверке оценивает именно соблюдение порядка.

Практический риск другой: запись, которая выцвела или сделана нечитаемым цветом, при назначении пенсии или при трудоустройстве вызывает вопросы у того, кто её читает. Разбираться с подтверждением стажа придётся работнику, а претензии к оформлению — работодателю.

Как исправить запись, сделанную не тем цветом

Зачёркивать строку нельзя. В разделе «Сведения о работе» после ошибочной записи ставят следующую по порядку и в ней повторяют номер исправляемой, а в графе 3 пишут, что запись недействительна. Дальше вносят верную запись.

Если ошибка допущена в разделе «Сведения о награждениях», порядок тот же. Исправление заверяет тот, кто ведёт трудовые книжки, — подписью и печатью работодателя, если печать есть.

Когда ошибку допустила кадровая служба прежнего работодателя, действует тот же принцип: исправление вносит работодатель по новому месту работы на основании официального документа прежнего. Переписывать книжку заново или заводить дубликат из-за одного цвета не нужно.

Частые вопросы

Можно ли делать записи в трудовой книжке чёрной гелевой ручкой?

Да. Порядок называет гель наравне с пастой и краской, цвет — чёрный, синий или фиолетовый. Условие одно: чернила должны быть световодостойкими.

Подойдёт ли синяя шариковая ручка?

Да, если паста световодостойкая. Инструкция по заполнению трудовых книжек прямо допускала перьевую, гелевую ручку, ручку-роллер и шариковую.

Обязательно ли менять трудовую книжку, если запись сделана красной пастой?

Нет. Сам по себе цвет пасты не требует менять книжку или признавать достоверную запись недействительной: три цвета в Порядке № 320н указаны как рекомендуемые.

Можно ли поставить в трудовую книжку штамп вместо рукописной записи?

Да. Порядок допускает, чтобы запись была полностью или частично сделана техническими средствами — переносом красителя или оттиском штампа. Цвет чернил при этом тот же: чёрный, синий или фиолетовый.

Есть ли требование к цвету чернил в приказах и других кадровых документах?

Трудовое законодательство специальных требований к цвету чернил в приказах и распоряжениях не устанавливает. Требование о трёх цветах относится к трудовым книжкам.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Пока порядок в кадрах держится на людях, он держится на памяти

Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ

Трудовые книжки, приказы, сроки — та часть работы, где ошибка стоит дорого, а время уходит на одно и то же. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»