Отсутствие штатного расписания в организации влечёт за собой

Коротко

Штатное расписание — документ, в котором перечислены структурные подразделения, должности и профессии с квалификацией, количество штатных единиц и оклады. Без него компания не может доказать, что должность, на которую берут человека, в организации существует. Отсутствие штатного расписания в организации влечёт за собой отказ в приёме на должность, совпадение названий в трудовом договоре и внутренних документах перестаёт проверяться, а споры о трудовой функции решаются не в пользу работодателя.

Что значит отсутствие штатного расписания

Штатное расписание фиксирует, какие должности есть в компании, сколько по каждой ставок и какой оклад. Это внутренний документ работодателя, но он становится доказательством в трудовом споре и основанием для приёма на работу.

Когда штатного расписания нет, компания не может подтвердить, что должность в ней предусмотрена. Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 указал: принять специалиста на должность, которой нет в штатном расписании, нельзя. Название должности в трудовом договоре и в штатном расписании должно совпадать.

К чему приводит отсутствие документа

Отказ в приёме на должность, которой нет в штатном расписании: работодатель не может оформить трудовой договор по этой должности.
Спор о трудовой функции: работник доказывает, что фактически выполнял другую работу, а компания не может показать, какие должности у неё есть.
Расхождение названий в трудовом договоре, приказе и трудовой книжке: если по должности положены льготы или досрочная пенсия, название должно совпадать с профстандартом или квалификационным справочником (ст. 57 ТК РФ).
Неясность с окладами и надбавками: нет документа, где зафиксированы оклады по каждой должности, и при проверке нечем подтвердить систему оплаты.

Кто отвечает за подготовку штатного расписания

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на работодателе. Он утверждает документ и определяет, кто его готовит: обычно это отдел кадров или бухгалтерия, а подписывает руководитель организации.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Для коммерческой компании она не обязательна, но её удобно использовать как образец: в ней есть графы для подразделений, должностей, количества ставок и окладов.

В графе «Должность» название берут из квалификационных справочников или профстандартов. Если по должности законом предусмотрены льготы или компенсации, название должно строго совпадать с наименованием и требованиями из профстандарта или справочника (ст. 57 ТК РФ).

Что проверить в штатном расписании

Раздел	Что указывают	Зачем
Структурные подразделения	Наименование в именительном падеже, без сокращений	Понятная структура компании
Должности и профессии	Название по справочнику или профстандарту, разряд, квалификация	Совпадение с трудовым договором и льготами
Количество штатных единиц	Сколько ставок по каждой должности	Основание для приёма
Оклад	Должностной оклад, надбавки	Система оплаты труда

Частые вопросы

Обязательно ли штатное расписание для коммерческой организации?

Трудовой кодекс прямо не обязывает каждую компанию иметь штатное расписание, но без него работодатель не может принять человека на должность, которой нет в документе. Роструд в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 указал, что компания не может принять специалиста на должность, отсутствующую в штатном расписании.

Можно ли принять работника на должность, которой нет в штатном расписании?

Нет. Название должности в трудовом договоре и в штатном расписании должно совпадать. Если должности в документе нет, сначала вносят её в штатное расписание, потом оформляют приём.

Кто подписывает штатное расписание?

Документ утверждает руководитель организации. Готовит его тот, кому это поручено: отдел кадров, бухгалтерия или другой сотрудник. Ответственность за подготовку лежит на работодателе.

По какой форме составлять штатное расписание?

Можно использовать унифицированную форму Т-3, утверждённую постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Для коммерческой компании она не обязательна, но содержит все нужные графы: подразделения, должности, количество ставок, оклады.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Порядок в документах начинается с ясной структуры

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Когда в компании нет штатного расписания, страдают не только кадры: руководитель не видит, кто за что отвечает, а сотрудники тратят часы на одни и те же вопросы. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»