Основные требования к типовым формам документов, содержащих персональные данные

Коротко

Типовая форма с персональными данными — это бланк, в который по смыслу заложено внесение сведений о человеке: анкета, карточка, журнал, заявление, реестр. Основные требования к типовым формам документов, содержащих персональные данные, собраны в пункте 25 Положения об обработке персональных данных без использования средств автоматизации: форма или связанные с ней документы несут сведения об обработке, дают место для отметки о согласии, позволяют каждому субъекту прочитать своё, не задевая чужого, и не смешивают поля с несовместимыми целями.

Что считается типовой формой

Типовая форма — бланк, который организация применяет многократно и в который попадают персональные данные: анкета соискателя, личная карточка работника, журнал регистрации посетителей, заявление на пропуск, карточка клиента. Правила пункта 25 Положения об обработке персональных данных без использования средств автоматизации применяют к типовым формам при обработке персональных данных без использования средств автоматизации.

Отдельный документ, написанный под одного человека, — договор, приказ, служебная записка — не типовая форма. Но если он построен на бланке, в который вносят чужие данные, требования к бланку действуют. При оформлении типовой формы указывают сведения об обработке, а поле для отметки о согласии предусматривают, когда закон требует письменного согласия. Основные требования к типовым формам документов, содержащих персональные данные, сводятся к тому, чтобы форма предусматривала согласие на обработку и точно называла состав данных и цели их использования. Основные требования к типовым формам документов, содержащих персональные данные, — это согласие на обработку, точный состав данных и цели их использования.

Четыре основных требования к типовым формам документов

Сведения об обработке: цель обработки, имя или наименование и адрес оператора, фамилия, имя, отчество и адрес субъекта, источник получения данных, сроки обработки, перечень действий с данными и общее описание способов обработки. Эти сведения размещают в самой форме или в связанных с ней документах — инструкции по заполнению, карточках, реестрах, журналах.
Поле для отметки о согласии: если письменное согласие нужно, форма предусматривает место, где субъект ставит отметку о своём согласии на обработку без средств автоматизации.
Доступ субъекта к своим данным: форма составлена так, чтобы каждый человек из документа мог прочитать свои персональные данные, не нарушая прав и законных интересов других субъектов.
Раздельные поля: форма исключает объединение полей, предназначенных для данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

Как выполнить первое условие на практике

Сведения об обработке не обязаны стоять в каждой строке бланка. Их можно вынести в инструкцию по заполнению или в карточку формы — Положение прямо называет такие связанные документы. Главное, чтобы человек, взявший бланк, нашёл в нём или рядом с ним ответы: зачем собирают данные, кто оператор и как с ним связаться, откуда данные взялись, до какого срока их хранят, что с ними делают и какими способами.

Источник получения данных указывают отдельно, потому что он бывает разным: человек заполнил анкету сам, сведения пришли от прежнего работодателя, из документа, который субъект предъявил. Для каждой типовой формы этот пункт заполняют своим содержанием.

Согласие и доступ к своим данным

Отметка о согласии нужна там, где закон требует письменного согласия. Тогда в бланке появляется отдельное место — строка, графа, квадрат для отметки, — и человек ставит её своей рукой. Согласие на обработку персональных данных с 01.09.2025 оформляют отдельно от иных сведений и документов, которые субъект подписывает или подтверждает, включая трудовой договор.

Условие о доступе касается форм, где на одном листе стоят данные нескольких людей: журналов, ведомостей, списков, реестров. Бланк строят так, чтобы человек увидел свою строку и не получил чужие. Для бумажного журнала это означает, что его не выкладывают на стойку для всеобщего чтения, а выдают под контролем; для электронной формы — что субъекту показывают только его поля.

Почему нельзя объединять поля

Четвёртое требование закрывает самую частую ошибку самодельных бланков: в одной графе собирают данные для разных целей. Например, поле «контактные данные» тянет за собой и телефон для пропуска, и телефон для рассылки. Цели у этих данных несовместимые, и объединять их в одно поле нельзя — под каждую цель отводят своё поле.

Проверка простая: пройдите по бланку и напротив каждого поля назовите цель, ради которой данные собирают. Если у одного поля целей две и они несовместимы, поле делят.

Частые вопросы

Нужно ли печатать все сведения об обработке на самом бланке?

Нет. Пункт 25 Положения допускает, что сведения содержит сама типовая форма или связанные с ней документы: инструкция по заполнению, карточки, реестры, журналы. Бланк может отсылать к инструкции, если она есть у каждого, кто его заполняет.

Обязательна ли отметка о согласии в любой типовой форме?

Она нужна, когда закон требует письменного согласия на обработку. Тогда форма должна предусматривать поле, где субъект поставит отметку о своём согласии на обработку без средств автоматизации.

Что делать с журналом, где видны данные всех посетителей?

Перестроить форму так, чтобы каждый субъект мог ознакомиться со своими персональными данными, не нарушая прав и законных интересов остальных. На практике это отдельный лист на человека, закрытая от посторонних глаз выдача журнала или электронная форма с показом только своих полей.

Можно ли свести адрес и телефон в одну графу «контакты»?

Если эти данные собирают для несовместимых целей — нельзя. Форма должна исключать объединение полей, предназначенных для персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Под каждую цель отводят отдельное поле.

Кто проверяет, что форма соответствует требованиям?

Оператор — тот, кто организует обработку и отвечает за неё. Он же решает, какие документы связаны с типовой формой и где разместить сведения об обработке. При проверке Роскомнадзора смотрят сами бланки и документы, на которые они ссылаются.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Форма живёт в бизнес-процессе, а не в папке

Покажу, где в вашей модели рутина съедает деньги

Бланки, журналы и карточки — часть ежедневной работы: их заполняют, переносят в CRM, сверяют. Я считаю, сколько на такой рутине теряет бизнес на каждом товаре, клиенте и канале после всех расходов, и показываю, что будет с деньгами, если часть операций отдать программам.

Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток: вы получаете расчёт по каждой позиции, точку безубыточности и финансовую модель под каждое решение.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»