Определение сроков хранения документов

Коротко

Определение срока хранения документа — это поиск нормы, которая этот срок устанавливает, и привязка её к конкретной бумаге или файлу компании. Сроки задают федеральные законы и перечни типовых архивных документов; для управленческих документов основной из них — перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства, а для первичных учётных документов — за годом их последнего использования.

Откуда берётся срок хранения

Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» распределяет эту работу так: сроки хранения документов устанавливают федеральные законы и иные нормативные правовые акты, а также перечни типовых архивных документов с указанием сроков хранения. Отдельные перечни есть для федеральных органов власти и подведомственных им организаций и для кредитных организаций.

Для обычной компании главный документ — перечень типовых управленческих архивных документов по приказу Росархива от 20.12.2019 № 236. В нём статьи сгруппированы по темам: бухгалтерский учёт, кадры, договоры, касса, налоги. Срок стоит напротив вида документа и действует для всех организаций, на которые распространяется перечень.

Закон может задать срок и сам, помимо перечня. Налоговый кодекс требует хранить данные учёта и документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, пять лет, если не установлен иной срок (подпункт 8 пункта 1 статьи 23). Срок для документов по страховым взносам зависит от их вида: годовые и квартальные расчёты хранят 50/75 лет, карточки индивидуального учёта — шесть лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50/75 лет. Когда у документа несколько сроков, берут максимальный.

Как определить срок для конкретного документа

Назовите документ так, как он называется в вашей номенклатуре дел: «авансовый отчёт», «табель учёта рабочего времени», «кассовая книга», «трудовой договор».
Найдите статью перечня № 236 по теме документа: бухгалтерский учёт, кадры, договорная работа. В статье ищите вид документа, а не название вашей папки.
Прочитайте отметку рядом со сроком. «Постоянно», «до ликвидации организации», «ЭПК», «50/75 лет» меняют правило, и без расшифровки срок не применить.
Проверьте, не задаёт ли срок отдельный закон: Налоговый кодекс, закон № 125-ФЗ, отраслевые акты. Из двух норм действует та, что требует хранить дольше.
Запишите срок в номенклатуру дел и в дело — так, чтобы через год любой сотрудник нашёл основание, а не вспоминал, кто решал.

С какого дня считать срок

Срок хранения архивных документов исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был закончен делопроизводством (часть 2 статьи 21.1 закона № 125-ФЗ и пункт 22 правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Если договор со сроком хранения пять лет закончен делопроизводством в 2026 году после окончания его действия и прекращения обязательств, срок хранения отсчитывают с 1 января 2027 года — до конца 2031 года.

У журналов, книг и реестров срок считают с 1 января года, следующего за годом, в котором закончили их ведение (пункт 23 правил № 77). У информационных систем — со дня выведения из эксплуатации, а данные внутри системы хранят по срокам перечня (пункт 24).

Для первичных учётных документов точка отсчёта другая: год их последнего использования. Пока документ нужен для расчёта налога или подтверждения расхода, срок не пошёл.

Вид носителя на срок не влияет: бумага, скан и файл в системе хранятся одинаково (пункт 25 правил № 77). Уменьшать срок нельзя, продлевать можно.

Что означают отметки в перечне

Отметка	Что значит	Что делать
5 лет, 6 лет, 10 лет	Временный срок хранения	Хранить не меньше указанного, после истечения — уничтожить по акту
Постоянно	Для источников комплектования госархивов — бессрочно	Остальным компаниям сноска 1 к перечню № 236 задаёт нижнюю планку — не менее 10 лет
До ликвидации организации	Хранится всё время работы компании	При ликвидации документы проходят экспертизу ценности и могут попасть в Архивный фонд
ЭПК	Часть документов может иметь научное или историческое значение	Перед уничтожением дела с отметкой смотрят полистно вместе с госархивом; снимать отметку нельзя
50/75 лет	Документы по личному составу	До 01.01.2003 — 75 лет, после — 50 лет (статья 22.1 закона № 125-ФЗ)

Кто решает и как оформляют уничтожение

Срок для каждого дела фиксируют в номенклатуре дел. Когда срок истёк, документы отбирают к уничтожению через экспертную комиссию организации: она смотрит дела, отделяет то, что хранится дальше, и оформляет акт. Уничтожать документы до истечения срока хранения запрещено (пункт 26 правил № 77).

Акт составляют только на дела, у которых срок истёк к 1 января года составления акта. Дело, чей срок заканчивается в этом году, в акт не попадает.

Хранение можно передать специализированной организации, но ответственность за сохранность остаётся на компании. Сроки для бумажных и электронных документов одинаковые, поэтому передача сканов на хранение не продлевает и не сокращает срок.

Частые вопросы

Можно ли хранить документы меньше срока из перечня?

Нет. Временные сроки перечня обязательны для всех организаций, на которые он распространяется, а уничтожение до истечения срока запрещено (пункты 3.6 и 26). Продлевать сроки можно, сокращать нельзя.

С какого дня считают пять лет для договора?

С 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Если договор закончен делопроизводством в 2026 году после окончания его действия и прекращения обязательств, пятилетний срок считают с 1 января 2027 года: хранить нужно до конца 2031 года.

Что делать с документами, у которых стоит «постоянно»?

Если компания — источник комплектования государственного или муниципального архива, документ хранится бессрочно. Остальным сноска 1 к перечню № 236 задаёт нижнюю планку — не менее 10 лет.

Отличаются ли сроки для бумаги и для электронных документов?

Нет. Срок хранения не зависит от вида носителя и от ограничения доступа к документам (пункт 25 правил № 77).

Можно ли отдать документы на хранение в стороннюю организацию?

Да, но ответственность за сохранность остаётся на компании. Сроки при передаче не меняются.

Кто подписывает акт на уничтожение?

Акт составляет экспертная комиссия организации после отбора дел. Уничтожают только дела, чей срок истёк к 1 января года составления акта.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Порядок в документах начинается с того, что видно

Соберу цифры бизнеса на одном экране

Сроки хранения — часть порядка: пока документы лежат по папкам и памяти, компания не знает ни что хранит, ни что пора уничтожить. Я собираю главные цифры бизнеса на одном экране и настраиваю, чтобы они обновлялись сами.

Это для собственников, которые хотят видеть бизнес за пять минут в день. Вы получаете панель на телефоне и компьютере и сообщение, когда цифра уходит за пределы, которые вы задали.

Читать об услуге «Панель собственника»