Определение потребности в персонале

Коротко

Определение потребности в персонале — это расчёт, сколько работников и какой квалификации нужно компании, чтобы выполнить план, и на какой срок. Количественная часть отвечает на вопрос «сколько человек», качественная — «каких именно»: профессия, разряд, навыки. Результат расчёта — цифра по каждой должности на квартал или год, из которой собирают штатное расписание и заявки на подбор.

Что считают при определении потребности

Потребность в персонале — это разница между тем, сколько работы предстоит и сколько людей её сейчас закрывают. Считают её от плана, а не от текущей численности: сначала объём работы на период, потом норма труда на одного человека, потом число рабочих мест.

Количественная потребность отвечает за численность: сколько продавцов, монтажников, бухгалтеров нужно на этот объём. Качественная — за состав: какие разряды, допуски, опыт и навыки требуются на каждом месте. Одна цифра без другой бесполезна: «нужно пять человек» не говорит, кого именно искать.

Порядок расчёта

Взять план на период: выручку, объём выпуска, число заявок или смен — всё, что создаёт работу.
Разложить план по операциям и определить норму труда на одного работника: норму выработки, норму времени или норму обслуживания.
Разделить объём работы на норму и получить явочную численность — сколько человек должно быть на месте в смену.
Добавить подмену на отпуска, больничные и выходные: явочная численность превращается в списочную.
Сравнить списочную численность с той, что есть, и разложить разницу по должностям и срокам: кого нанимать сейчас, кого через квартал.
Отдать цифры в штатное расписание и в заявку на подбор с требованиями к квалификации.

Что даёт норма труда

Норма труда — основа расчёта. Норма времени говорит, сколько часов уходит на операцию, норма выработки — сколько операций делает человек за смену, норма обслуживания — сколько станков, клиентов или точек держит один работник. Без нормы потребность считают «на глаз», и цифра получается такой, какую хочется увидеть собственнику.

Нормы устанавливает сама компания: хронометражем, фотографией рабочего дня или по фактическим данным за прошлые периоды. Закон задаёт только границы рабочего времени — продолжительность рабочей недели и смены по Трудовому кодексу, — а сколько операций успевает человек за это время, решает организация труда.

Количественная и качественная потребность

	Количественная	Качественная
Вопрос	Сколько человек нужно	Какие именно люди нужны
Единица	Рабочее место, ставка	Профессия, специальность, квалификация
Откуда берут данные	План, нормы труда, фонд рабочего времени	Профессиональные стандарты, квалификационные требования, содержание работ
Где виден результат	Штатное расписание, штатная численность	Требования в заявке на подбор, должностные инструкции
Что ломается без расчёта	Люди простаивают или не успевают	Берут человека не того профиля и учат заново

Как потребность связана со штатным расписанием

Штатное расписание фиксирует структуру компании: подразделения, должности, количество штатных единиц и оклады. Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1: графа 2 — код подразделения, графа 3 — должность, графа 4 — количество штатных единиц, графа 5 — оклад или тарифная ставка.

Потребность и расписание — не одно и то же. Расписание показывает, сколько единиц открыто сейчас, потребность — сколько их должно быть под план. Разница между ними и есть работа для подбора: новые единицы, замена выбывающих и закрытие мест, которые держали «на всякий случай».

Частые вопросы

Как часто пересчитывать потребность в персонале?

Под каждый плановый период: на год — вместе с бюджетом, на квартал — при пересмотре плана продаж или производства. Внеплановый пересчёт нужен при крупной сделке, новом направлении, смене технологии или оборудования.

Чем потребность отличается от вакансии?

Вакансия — открытая штатная единица, на которую уже ищут человека. Потребность шире: в неё входят и вакансии, и единицы, которые появятся позже, и места, где человек уйдёт на пенсию или в декрет. Подбор закрывает вакансии, а потребность показывает, сколько их будет.

Можно ли обойтись без норм труда?

Можно, но тогда цифру берут из фактических данных: сколько операций за прошлый период делал один работник. Такой расчёт годится, когда технология и нагрузка не меняются. При новом оборудовании или новом процессе норму приходится устанавливать заново.

Кто утверждает потребность в компании?

Руководители подразделений дают заявки по своим участкам, кадровая служба и экономист сводят их с планом и фондом оплаты труда, а утверждает собственник или директор. Без утверждения цифра остаётся пожеланием отдела.

Что делать, если по расчёту людей нужно меньше, чем есть?

Разницу закрывают переводом на другие участки, отказом от продления срочных договоров и естественной убылью. Сокращение численности — отдельная процедура со своими сроками и гарантиями по Трудовому кодексу, и её планируют заранее, а не в момент расчёта.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Люди — самая дорогая статья, и ошибка в ней видна через месяцы

Проверю, где бизнес теряет деньги на цифрах

Потребность в персонале считается от плана, а план держится на продажах. Когда заявки есть, а выручка стоит, дело часто не в числе людей, а в том, как устроен путь от рекламы до оплаты.

Я прохожу этот путь целиком: выгружаю рекламные кабинеты и CRM, слушаю звонки, проверяю, как быстро и что отвечают клиенту, и нахожу, на каком шаге уходят деньги. Вы получаете карту потерь в рублях и порядок, что исправлять первым.

Читать об услуге «Аудит маркетинга и продаж»