Обоснование для введения штатной единицы

Коротко

Обоснование для введения штатной единицы — это документ, который показывает, зачем компании ещё один работник: какие задачи он закроет, сколько времени они сейчас отнимают и почему их нельзя распределить между действующими сотрудниками. Обычно это служебная или докладная записка на имя руководителя с расчётами и приложением проекта должностной инструкции. На её основе руководитель издаёт приказ об изменении штатного расписания.

Когда нужно обоснование

Штатное расписание — документ работодателя, и закон не требует отдельного обоснования для каждой новой строки в нём. Но на практике без записки руководитель не видит, откуда возьмётся работа для нового человека и почему её нельзя отдать тем, кто уже есть. Обоснование нужно прежде всего внутри компании: оно превращает просьбу «нам нужен ещё один менеджер» в решение с цифрами.

Записка пригодится и позже: при проверке трудовой инспекции она объясняет, что должность введена под реальные задачи, а не «про запас». Это важно, потому что работодатель обязан сообщать в органы службы занятости о свободных рабочих местах, и каждая вакансия в штатном расписании — это ещё и обязанность отчитываться по ней.

Что собрать до написания записки

Перечень задач, которые не закрываются сейчас: с указанием, кто их выполняет, сколько часов в неделю на них уходит и что при этом не делается.
Нормы выработки или нормативы времени, если они есть в отрасли: по ним видно, сколько человек нужно на объём работы.
Расчёт нагрузки за последние месяцы: количество заявок, клиентов, документов, строк в реестре — то, что можно посчитать.
Сравнение вариантов: новая штатная единица, перевод части работ на подряд или автоматизация.
Проект должностной инструкции и название должности по профессиональному стандарту или квалификационному справочнику, если работа даёт право на льготы или накладывает ограничения.

Как составить служебную записку

Форма свободная: закон не устанавливает бланка. Пишут на имя руководителя, от того, кто предлагает расширение, — начальника отдела, заместителя директора или кадровика. В шапке — кому и от кого, ниже — что предлагается и почему.

Структура, которая работает: сначала факт — объём работы вырос и вот его цифры; потом следствие — что происходит сейчас, какие задачи срываются или делаются в переработку; затем предложение — ввести конкретную должность с такими-то задачами; в конце — что это даст и сколько будет стоить с учётом страховых взносов. К записке прикладывают расчёт нагрузки и проект должностной инструкции.

Название должности подбирают не «на слух». Если работа связана с досрочной пенсией или ограничениями, наименование должно совпадать с тем, как она поименована в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике, иначе возможны претензии надзорных органов.

Что происходит после согласования

Руководитель издаёт приказ: ввести должность или дополнительную штатную единицу в конкретном отделе, утвердить оклад и надбавки, внести изменения в штатное расписание с определённой даты. На основании приказа кадровая служба вносит строку в штатное расписание, а отдел кадров готовит трудовой договор и приказ о приёме.

Если должность новая, одновременно утверждают должностную инструкцию. Если меняется только численность по уже существующей должности, достаточно изменить штатное расписание.

Частые вопросы

Обязательно ли обоснование по закону?

Нет. Штатное расписание работодатель формирует сам, и отдельного требования обосновывать каждую единицу Трудовой кодекс не содержит. Но записка нужна для решения внутри компании и помогает при проверках объяснить, что должность введена под реальные задачи.

Кто пишет записку?

Тот, кто предлагает расширение: руководитель отдела, заместитель директора. Часто подготовку поручают кадровику. Адресат — руководитель компании или лицо, уполномоченное менять штатное расписание.

Можно ли ввести должность без изменения штатного расписания?

Нет, если должности в расписании нет. Штатное расписание — документ, в котором фиксируется структура и численность, и новая единица появляется в нём приказом руководителя.

Что приложить к записке?

Расчёт нагрузки с цифрами, проект должностной инструкции и, если есть, отраслевые нормы выработки. Этого достаточно, чтобы руководитель увидел объём работы и стоимость решения.

Нужно ли учитывать профессиональные стандарты при выборе названия?

Да, если работа даёт право на льготы или накладывает ограничения. Тогда наименование должности должно совпадать с профстандартом или квалификационным справочником. В остальных случаях название выбирает работодатель.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Прежде чем расширять штат, посчитайте экономику

Покажу, окупится ли новая штатная единица

Записка отвечает на вопрос «зачем», но не на вопрос «сколько это принесёт». Я считаю юнит-экономику: сколько стоит новый сотрудник с окладом и страховыми взносами и какую выручку или экономию он должен принести, чтобы решение окупилось.

Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток. Вы получаете расчёт по каждой позиции, точку безубыточности и финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»