Облагаются ли взносами не подтверждённые командированным работником расходы по найму жилья

Коротко

Взносы начисляют на выплаты по трудовым отношениям. Компенсация за наём жилья в командировке освобождается от взносов, только если она документально подтверждена. Если работник не приложил документы, выплату нельзя признать компенсацией, и она становится обычным доходом в денежной форме, с которого начисляют взносы.

Почему документы решают всё

Освобождение от взносов привязано к возмещению расходов, а не к названию выплаты. Для взносов по Налоговому кодексу расходы на наём жилья должны быть документально подтверждены. Для взносов на травматизм расходы без документов об оплате освобождаются в пределах норм, установленных законодательством.

Подтверждение — это документы, из которых видно, что расход был, кому он принадлежит и сколько стоил. Для найма жилья подходят договор найма, кассовый чек, квитанция, бланк строгой отчётности, а при оплате картой — выписка банка с назначением платежа.

Что приложить к авансовому отчёту

Договор найма жилого помещения или счёт гостиницы с фамилией работника и датами проживания.
Документ об оплате: кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчётности, выписка по карте.
Приказ о направлении в командировку с указанием места и срока поездки.
Авансовый отчёт работника с датой и суммой, подписанный руководителем.

Что делать, если подтверждения нет

Первый путь — восстановить документы: запросить копию договора у наймодателя, справку из гостиницы, выписку банка. Копия с реквизитами и суммой принимается, если из неё видно существо расхода.

Второй путь — признать сумму доходом. По неподтверждённой сумме отдельно проверьте взносы по НК, взносы на травматизм и НДФЛ: для травматизма и НДФЛ предусмотрены освобождения в установленных пределах.

Если работник потратил деньги, но подтверждения не будет никогда, безопаснее оформить выплату как материальную помощь или премию и начислить взносы сразу. Так не будет недоимки и пеней по статье 75 Налогового кодекса.

Частые вопросы

Облагается ли взносами вся сумма без документов?

По взносам по Налоговому кодексу расходы на наём жилья должны быть подтверждены документами. Для взносов на травматизм расходы без документов об оплате освобождаются в пределах норм, установленных законодательством.

Можно ли подтвердить проживание выпиской по карте работника?

Да, если в выписке видно назначение платежа, сумму, дату и получателя. Одна выписка без договора найма слабее: она подтверждает платёж, но не всегда связывает его с проживанием именно в этой поездке.

Нужно ли удерживать НДФЛ с неподтверждённой суммы?

Если документов об оплате жилья нет, НДФЛ не удерживают с возмещения в пределах установленных законодательством норм, но не более 700 ₽ за день командировки по России и 2 500 ₽ за день за границей. С суммы сверх применимого предела налог удерживают. Решение фиксируют в приказе и авансовом отчёте.

Что будет, если взносы не начислить?

При проверке инспекция доначислит взносы, пени по статье 75 Налогового кодекса и штраф. Пени начисляют за каждый календарный день просрочки.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Спорные выплаты лучше разобрать до проверки

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Командировочные отчёты, чеки и авансовые отчёты съедают часы бухгалтерии. Я смотрю, какие документы и проверки можно передать программам, и подключаю ИИ к вашей CRM и 1С.

Каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время бухгалтерии и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»