Нужно ли сдавать 6-НДФЛ и 2-НДФЛ при нулевой отчётности
Коротко
Обязанность сдавать 6-НДФЛ возникает у того, кто признаётся налоговым агентом, то есть выплачивает доходы физлицам. Нет выплат — нет и обязанности: пустой расчёт в инспекцию не подают. Справки 2-НДФЛ отдельным отчётом с 2021 года не сдают: они входят приложением в годовой расчёт 6-НДФЛ и заполняются только на тех, кто получал доход.
Когда нулевая 6-НДФЛ не сдаётся
ФНС в письме от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@ разъяснила: справки о доходах и расчёт 6-НДФЛ подаёт организация, которая по статье 226 Налогового кодекса признаётся налоговым агентом. Если доходы физлицам не начислялись и не выплачивались, обязанности отчитываться нет.
Правило работает и для компании с сотрудниками в штате, которым весь период не платили: пока нет начислений, нет и налога, который надо удержать. Пустой расчёт с нулями в разделах 1 и 2 инспекция принять не откажется, но и требовать его закон не даёт оснований. Если инспектор запросит пояснения, ответьте письмом: организация налоговым агентом не является, выплат не было.
Когда расчёт подаётся даже без налога
- Выплаты были, но НДФЛ не удержан: доход в натуральной форме, материальная выгода, подарки сверх необлагаемой суммы. Расчёт подаётся, налог к уплате может быть нулевым.
- Зарплата начислена, но не выплачена: до выплаты этот доход в расчёте не отражают. Если ранее в текущем году доходы уже выплачивались, расчёт подают с показателями нарастающим итогом.
- Работали по договорам подряда или оказания услуг с физлицами: выплата по такому договору делает организацию налоговым агентом на общих правилах.
- Платили больничные или отпускные: это тоже доход, облагаемый НДФЛ, и он попадает в расчёт за тот период, когда выплачен.
Что стало со справкой 2-НДФЛ
С 2021 года справка 2-НДФЛ как самостоятельный отчёт не существует. Сведения о доходах и суммах налога вошли приложением 1 в годовой расчёт 6-НДФЛ. Заполняют его на каждого человека, которому выплачивали доход, а если выплат не было — приложение не заполняют вовсе.
Поэтому вопрос «сдавать ли нулевую 2-НДФЛ» сегодня звучит иначе: нужно ли приложить к расчёту справки. Ответ зависит от того, были ли выплаты. Если выплат и других доходов физлиц не было с начала года, расчёт и справки подавать не нужно. Если доходы были раньше в том же году, их включают в годовой расчёт и справки. Для применяющих АУСН действует особый порядок.
Сдавать или нет: по ситуациям
| Ситуация | 6-НДФЛ | Справки о доходах |
|---|---|---|
| Деятельности нет, работников нет, выплат нет | Не сдаётся | Не заполняются |
| Работники в штате, но зарплата не начислялась | Не сдаётся | Не заполняются |
| Зарплата начислена, но не выплачена | Не сдаётся до выплаты | Не заполняются |
| Выплаты были, налог удержан | Сдаётся за каждый отчётный период | Приложение 1 к годовому расчёту |
| Доход в натуральной форме или материальная выгода | Сдаётся, налог может быть нулевым | Заполняются на получателей дохода |
Частые вопросы
Компания не работала, сотрудников нет. Что будет, если я всё же отправлю нулевую 6-НДФЛ?
Отчёт примут, штрафа за лишнюю сдачу нет. Но обязанности подавать его у вас не было, и на будущее проще не тратить время: держите под рукой письмо ФНС от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@ на случай запроса из инспекции.
Сотрудники числятся, зарплата не начисляется уже полгода. Это нулевая отчётность?
Для НДФЛ да: пока нет начислений и выплат, расчёт не подаётся. Но у инспекции может возникнуть вопрос, почему в штате есть люди без зарплаты, — на него отвечают пояснением, а не пустым расчётом.
Штраф за несданную нулевую 6-НДФЛ есть?
Штраф по статье 126 Налогового кодекса грозит за непредставление отчёта, который налогоплательщик обязан подавать. Если обязанности не было, привлекать не за что. А вот пропуск расчёта в период, когда выплаты шли, оборачивается штрафом за каждый полный и неполный месяц просрочки.
Нужно ли сдавать нулевую 6-НДФЛ при закрытии года, если выплат не было ни в одном квартале?
Нет. Годовой расчёт — это тот же отчёт, что и квартальные, только за период с января по декабрь. Если не подавались квартальные, не подаётся и годовой.
А если директор — единственный учредитель и зарплата ему не начисляется?
Выплат нет — расчёт не сдаётся. Учтите другое: с 2026 года с выплат директору-единственному учредителю страховые взносы начисляются не меньше чем с МРОТ, и это уже вопрос расчёта по страховым взносам, а не НДФЛ.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Отчётность не должна держать бизнес на паузе
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Отчёты, сверки и одни и те же ответы клиентам съедают часы, даже когда оборотов нет. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.