439-ФЗ: электронная трудовая книжка
Коротко
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ изменил Трудовой кодекс: сведения о трудовой деятельности теперь формируются в электронном виде и передаются работодателем в Социальный фонд. Вместе с ним действует 436-ФЗ, который внёс изменения в закон об индивидуальном учёте. Вместе эти два закона с 1 января 2020 года запустили электронную трудовую книжку — ЭТК.
Что изменил 439-ФЗ
Закон внёс в Трудовой кодекс статью 66.1 — сведения о трудовой деятельности. В ней перечислено, что именно попадает в электронную запись: работодатель, работа, переводы, увольнение, основания прекращения договора. Эти сведения работодатель передаёт в Социальный фонд, а фонд хранит их в информационных ресурсах.
Второе изменение — статья 66 ТК: бумажная трудовая книжка остаётся, но только у тех, кто выбрал её письменно. Работникам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не оформляют — по ним сразу ведут сведения о трудовой деятельности.
Как работник выбирает формат
- До 31 октября 2020 года работодатель письменно уведомил каждого работника об изменениях и о праве выбрать формат.
- До 31 декабря 2020 года работник подал письменное заявление: о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Кто подал заявление об электронном формате, получил бумажную книжку на руки, и работодатель перестал отвечать за её ведение и хранение. В книжку внесли запись о подаче заявления.
- Кто сохранил бумажную книжку, продолжает получать записи в неё, а работодатель параллельно передаёт сведения в электронном виде.
- Работник, сохранивший бумажную книжку, вправе перейти на электронный формат в любой момент — достаточно письменного заявления. Обратно вернуться уже нельзя.
Что работодатель передаёт в Социальный фонд
Сведения о трудовой деятельности работодатель подаёт по форме ЕФС-1, утверждённой приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Форма заменила прежнюю СЗВ-ТД. В ней есть раздел, посвящённый кадровым событиям: приём, перевод, увольнение, подача заявления о выборе формата книжки.
Сроки подачи: при приёме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, при других кадровых событиях — не позднее 25-го числа следующего месяца. Если работник подал заявление о выборе формата книжки, сведения об этом передаются в том же порядке.
Сам работник может посмотреть свои записи в личном кабинете на сайте СФР или Госуслуг, а также запросить у работодателя сведения по форме, утверждённой приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.
Бумажная книжка: когда её всё-таки выдают
Тем, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку не оформляют. Если работник сохранил бумажную книжку, но потерял её или повредил, работодатель оформляет новую по его письменному заявлению.
Если работник выбрал электронный формат, работодатель выдаёт ему бумажную книжку на руки не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, книжку выдают не позднее дня увольнения.
За ведение и хранение бумажной книжки после её выдачи работодатель ответственности не несёт.
Частые вопросы
Можно ли отказаться от электронной книжки и вернуться к бумажной?
Нет. Работник, подавший заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, обратно на бумажную книжку перейти не может. А вот перейти с бумажной на электронную можно в любой момент.
Что будет, если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года?
За ним сохраняется бумажная трудовая книжка, и работодатель продолжает вносить в неё записи. Одновременно сведения о трудовой деятельности передаются в СФР в электронном виде.
Нужно ли работнику при трудоустройстве приносить бумажную трудовую книжку?
При заключении трудового договора работник по общему правилу предъявляет трудовую книжку и или сведения о трудовой деятельности. При первом трудоустройстве предъявлять их не требуется.
Какой штраф за нарушение порядка ведения электронных книжек?
Нарушение трудового законодательства, включая порядок передачи сведений о трудовой деятельности, влечёт ответственность по статье 5.27 КоАП: предупреждение или штраф для должностных лиц и организаций. Точный размер штрафа зависит от состава и повторности.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы не должны тормозить бизнес
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Кадровые события, заявления, отчёты в СФР — это часы, которые уходят на однотипные действия. Я смотрю, какие операции в отделах повторяются изо дня в день, и показываю, что из этого выгодно передать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время кадровика, бухгалтерии и менеджеров.